Отчетность в работе склада является неотъемлемой частью менеджмента и предоставляет ценную информацию о функционировании складского хозяйства в части управления человеческими ресурсами, оборудованием и техникой, эффективности используемых методов планирования ассортимента и прогнозирования спроса, процедур взаимодействия с поставщиками и конечными потребителями. Складу необходимо своевременно реагировать на изменения рынка и поддерживать высокие коэффициенты оборачиваемости товаров, минимизировать затраты на возвратную логистику и грамотно распределять имеющиеся в наличии ресурсы.
Давайте рассмотрим показатели, которые должны быть отражены в отчётах по работе склада, которые дают возможность принимать действительно эффективные решения:
- ключевые показатели эффективности KPI, такие как «оборачиваемость запасов», «процент выполнения заказов в срок», «уровень точности складского учёта», «время на инвентаризации», «количество пересортов и некомплектов» и т.п. Эти показатели должны рассчитываться и анализироваться постоянно, чтобы «держать руку на пульсе» и не допускать потерь и издержек.
- показатели продаж, такие как «динамика спроса», «данные по продажам за период», «оценка сезонных колебаний рынка», «прогнозирование спроса», «данные ABC анализа». Эти показатели необходимо оценивать, чтобы поддерживать уровень рентабельности склада на хорошем уровне и оставаться конкурентоспособными.
- показатели работы с поставщиками, такие как «своевременность поставок», «количество товара с возвратами», «дебиторская задолженность». Эти показатели дают возможность проводить систематические оценки и переоценки поставщиков и своевременно отказываться от недобросовестных партнёров.
Далее рассмотрим, какие именно отчеты может генерировать WMS и какие плюсы получают владельцы бизнеса благодаря автоматизированной системе управления складом.
1. Отчеты о запасах
Отчеты о запасах помогают оптимизировать размещение товаров, оптимально планировать маршруты движения погрузочно-разгрузочной техники и персонала. Точный учет запасов позволяет избежать избытка или дефицита товаров, что в итоге приводит к снижению затрат на хранение и позволяет высвобождать дополнительные средства на развитие. WMS предлагает широкий спектр отчетов о запасах, которые можно настроить в соответствии с конкретными потребностями склада:
Отчеты по текущему состоянию запасов:
эти отчеты предоставляют актуальную информацию о количестве каждого товара на складе, его местонахождении и статусе, например «доступен», «зарезервирован», «в транзите». Важно отметить высокую степень точности данных по инвентаризациям, система ведет сводку текущих остатков по всем товарам, включая местоположение, серийные номера, прослеживаемость по партиям и срокам годности, может осуществлять сличение данных с предыдущими инвентаризациями. Это минимизирует риски потерь и краж товаров. Например, после внедрения AS WMS появляется возможность отслеживать ошибки кладовщиков и видеть процесс пересчета в режиме реального времени. Это сказывается на показателях, таких как «точность инвентаризации» (повышается до 100%), «скорость инвентаризаций» (повышается до 50%), «количество некомплектов и пересортов» (снижается до 90%).
Отчеты по движению товаров:
эти отчеты отслеживают все перемещения товаров на складе, включая приемку, размещение, отгрузку, ремонт, возврат, утилизацию, что позволяет планировать эффективное зонирование площадей и управлять потерями и издержками (на излишние перемещения и транспортировку), выделять возможности для оптимизации.
Отчеты по срокам годности:
эти отчеты идентифицируют товары, которые близки к истечению срока годности, то есть позиции с уже истекшим сроком годности на хранении фактически исключаются. WMS позволяет эффективно планировать отгрузки и предотвращать потерю товаров из-за просрочки, что обеспечивает оптимальную ротацию запасов.
Отчеты по спросу и прогнозированию:
эти отчеты анализируют исторические данные о спросе на товары и предоставляют прогнозы будущих потребностей, WMS в автоматическом режиме осуществляет выявление товаров с критическим уровнем запасов для своевременного принятия мер. Благодаря встроенному ABC анализу система сигнализирует о тех SKU, которые долгое время находятся на хранении и не продаются. Отчеты о спросе помогают планировать закупки, оптимизировать уровни запасов и повышать эффективность всей цепочки поставок, значительно экономить на закупках товаров с низкой оборачиваемостью. Как итог происходит улучшение точности данных, WMS автоматизирует учет и отслеживание товаров, минимизируя риск возникновения человеческих ошибок и предоставляет исчерпывающую информацию обо всех аспектах управления запасами на складе.
2. Отчеты по операциям
Одним из ключевых преимуществ автоматизированной системы управления складом является способность создавать подробные отчёты по операциям, эти отчёты предоставляют ценную информацию о различных аспектах складской деятельности, позволяя компаниям непрерывно оптимизировать работу, чтобы оставаться конкурентоспособными. Приведу примеры отчётов WMS по операциям:
Отчет о времени обработки заказов:
этот тип отчета предоставляет данные по анализу времени, затрачиваемого на прием, обработку и отгрузку заказов, включая время ожидания и время выполнения конкретных операций. Он помогает оценить эффективность работы персонала по различным показателям («скорость обработки заказов», «время, затрачиваемое на операцию»), а также составить временные нормативы выполнения операций.
Отчёт о производительности сотрудников:
этот отчёт предоставляет информацию о производительности каждого сотрудника, включая количество обработанных заказов, скорость выполнения задач и уровень точности выполняемых операций, статистику ошибок. Это дает дополнительные возможности по оценке навыков и планированию обучения.
Отчет о количестве обработанных заказов:
общая статистика по обработанным заказам за определенный период, включая информацию о вернувшихся заказах в виду несоответствий по качеству или по причине отказа со стороны клиента, данные о продажах по товарам/ регионам/ клиентам/сезонности.
Отчет о потерях и повреждениях:
отчеты дают возможность провести анализ корневых причин и оценить последствия потерь и повреждений грузов, разработать своевременные эффективные мероприятия по устранению и предупреждению негативных ситуаций в работе склада.
Отчет о доставках:
предоставляется полная информация о доставках, включая время доставки, маршруты, используемые транспортные средства и обратную связь от конечных потребителей.
Отчёт об эффективности использования площади склада:
этот отчёт генерируется на основе анализа данных по использованию складской площади, что дает возможности для выявления неиспользуемых зон склада, помогает оптимизировать планировку пространства и повысить эффективность использования стеллажей и ячеек для хранения.
Отчет о затратах на хранение:
данный отчет детализирует все расходы, связанные с функционированием склада, такие как аренда, заработная плата персонала, утилизация, обслуживание оборудования и т.д. Анализ этого отчета помогает выявить области, где можно оптимизировать расходы и повысить рентабельность бизнеса.
Анализ рентабельности:
этот отчет анализирует прибыльность операций склада, учитывая затраты на хранение, выручку от продаж и другие факторы, помогает оценить эффективность работы склада и принять решения о ценообразовании и оптимизации текущего ассортимента.
WMS обеспечивает автоматизированный сбор и обработку данных в режиме реального времени, что минимизирует риск ошибок и предоставляет полный обзор деятельности склада, позволяя отслеживать все операции и понимать, как они влияют на финансовые показатели.
3. Отчеты по заказам
Отчеты WMS позволяют отслеживать статус каждого заказа от момента его поступления до момента отгрузки, что помогает своевременно выявлять и устранять возможные задержки или проблемы. Анализ данных из отчетов позволяет выявить узкие места в работе склада, такие как «неоптимально запланированные маршруты движения техники и персонала», «неоптимально запланированные маршруты движения автотранспорта» (внешняя инфраструктура склада), «длительное время обработки заказов» или «недостаток персонала».
Наиболее распространенные типы отчетов в части управления заказами:
Отчеты о статусе заказов:
показывают текущий статус каждого заказа («принят», «в обработке», «отправлен») и историю обработки, включая дату, время и привлекаемых для работы сотрудников. Позволяет отслеживать перемещение товаров по складу, выявлять тренды со стороны потребителей и оптимально прогнозировать спрос.
Отчет о просроченных заказах:
данный отчет позволяет выявлять заказы, которые не были обработаны в срок и анализировать причины, чтобы минимизировать риски повторения таких ситуаций в будущем.
Отчеты о возвратах:
содержат информацию о возвратах заказов, включая причины и дату возврата, а также позволяют оперативно принимать решения по дальнейшим действиям: повторная продажа, ремонт или утилизация.
Внедрение WMS позволяет оптимизировать процессы управления запасами и контролировать расходы на хранение, дополнительные функции состоят в возможности настраивать отчеты под конкретные запросы, генерировать информацию в различных форматах и бесшовно обмениваться данными с другими системами учета склада - 1С, ERP-системами, CRM и TMS.
Сколько стоит автоматизация склада с AS WMS?