Написать объяснительную на работе за ошибку по невнимательности – это возможность объяснить ситуацию, показать, что вы осознаете свою ответственность, и заверить руководство, что вы предпримете меры для предотвращения подобных ошибок в будущем. Важно соблюдать профессиональный тон и быть честным в своем объяснении.
Вот примерная структура и рекомендации по написанию объяснительной:
1. Шапка документа:
- В правом верхнем углу укажите:
- Должность и ФИО руководителя, которому адресована объяснительная (например, “Генеральному директору ООО “Компания” Иванову Ивану Ивановичу”).
- Вашу должность и ФИО (например, “От менеджера по продажам Петрова Петра Петровича”).
2. Название документа:
- Посередине строки напишите “Объяснительная записка”.
3. Основная часть:
- Четко и кратко изложите суть ошибки: Начните с указания даты, времени и конкретного действия, в котором была допущена ошибка. Опишите саму ошибку, не утаивая подробностей, но избегая излишней детализации.
- Пример: “Настоящим довожу до Вашего сведения, что 15 марта 2024 года при формировании отгрузочных документов для клиента ООО “Заказчик” была допущена ошибка в количестве отгружаемого товара. Вместо 10 единиц товара было указано 100 единиц.”
- Объясните причину ошибки: Честно признайте, что причиной ошибки послужила ваша невнимательность. Не перекладывайте вину на других и не придумывайте оправдания. Важно показать, что вы осознаете свою ответственность за произошедшее. Опишите обстоятельства, которые могли способствовать вашей невнимательности (например, большая загруженность, усталость, отвлекающие факторы).
- Пример: “Причиной данной ошибки явилась моя невнимательность при проверке отгрузочных документов. В связи с большой загруженностью и необходимостью срочно подготовить документы для нескольких клиентов, я не уделил должного внимания проверке правильности данных.”
- Оцените последствия ошибки: Опишите, какие последствия повлекла за собой ваша ошибка. Если вы уже приняли меры для минимизации последствий, укажите это.
- Пример: “В результате допущенной ошибки клиенту ООО “Заказчик” были отправлены некорректные документы, что могло привести к задержке отгрузки товара. Мной были предприняты следующие меры: я немедленно связался с клиентом, принес извинения и отправил исправленные документы.”
- Предложите меры по предотвращению подобных ошибок в будущем: Опишите, какие шаги вы предпримете, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем. Это покажет вашу заинтересованность в улучшении своей работы и предотвращении негативных последствий.
- Пример: “В целях предотвращения подобных ошибок в будущем я планирую:
- Более внимательно и ответственно относиться к проверке отгрузочных документов.
- Разработать для себя чек-лист для проверки основных параметров документов.
- При необходимости брать перерывы в работе для снижения усталости и повышения концентрации.”
- Выразите сожаление о случившемся: Закончите объяснительную словами сожаления о допущенной ошибке и выразите готовность понести ответственность за свои действия (в рамках разумного).
- Пример: “Я искренне сожалею о допущенной ошибке и приношу свои извинения за причиненные неудобства. Готов понести ответственность за свои действия в соответствии с правилами компании.”
4. Дата и подпись:
- Внизу слева укажите дату составления объяснительной.
- Справа поставьте свою подпись и расшифровку подписи (ФИО).
Пример готовой объяснительной:
Генеральному директору
ООО "Компания"
Иванову Ивану Ивановичу
От менеджера по продажам
Петрова Петра Петровича
Объяснительная записка
Настоящим довожу до Вашего сведения, что 15 марта 2024 года при формировании отгрузочных документов для клиента ООО "Заказчик" была допущена ошибка в количестве отгружаемого товара. Вместо 10 единиц товара было указано 100 единиц.
Причиной данной ошибки явилась моя невнимательность при проверке отгрузочных документов. В связи с большой загруженностью и необходимостью срочно подготовить документы для нескольких клиентов, я не уделил должного внимания проверке правильности данных.
В результате допущенной ошибки клиенту ООО "Заказчик" были отправлены некорректные документы, что могло привести к задержке отгрузки товара. Мной были предприняты следующие меры: я немедленно связался с клиентом, принес извинения и отправил исправленные документы.
В целях предотвращения подобных ошибок в будущем я планирую:
* Более внимательно и ответственно относиться к проверке отгрузочных документов.
* Разработать для себя чек-лист для проверки основных параметров документов.
* При необходимости брать перерывы в работе для снижения усталости и повышения концентрации.
Я искренне сожалею о допущенной ошибке и приношу свои извинения за причиненные неудобства. Готов понести ответственность за свои действия в соответствии с правилами компании.
15.03.2024 Подпись ___________ Петров П.П.
Ключевые моменты, которые следует учитывать:
- Будьте честны: Не пытайтесь скрыть или приукрасить обстоятельства, приведшие к ошибке. Честность и открытость помогут вам завоевать доверие руководства.
- Не оправдывайтесь: Избегайте оправданий и перекладывания вины. Сосредоточьтесь на объяснении причины ошибки и предложении мер по ее предотвращению в будущем.
- Проявляйте инициативу: Предложите конкретные шаги по улучшению своей работы и предотвращению подобных ошибок.
- Соблюдайте профессиональный тон: Избегайте использования эмоциональных выражений и сленга. Пишите четко, грамотно и по делу.
- Не затягивайте с написанием объяснительной: Чем быстрее вы напишите объяснительную, тем лучше. Это покажет вашу готовность решить проблему и взять на себя ответственность.
- Покажите, что вы учитесь на своих ошибках: Подчеркните, что произошедшее стало для вас уроком, и вы сделаете все возможное, чтобы не допустить повторения подобных ситуаций.
В заключение, объяснительная – это ваш шанс показать себя ответственным и профессиональным сотрудником, который готов признавать свои ошибки и учиться на них. Используйте эту возможность, чтобы продемонстрировать свою ценность для компании и свою готовность к дальнейшему развитию.
