Олег Кулагин
Друзья! Мы продолжаем изучать профессиональную технологию целевого управления KPI-Pro. И одним из этапов в этой технологии является определение должностного функционала и, в частности, служебных функций сотрудников на основе продуктного метода. Как мы уже знаем, с помощью служебных функций мы можем как бы передать стратегию на операционный уровень и закрепить ответственность за результаты за каждым сотрудником компании, начиная с генерального директора. И в прошлом выпуске рассылки мы разобрались с тем, как определять т.н. вертикальные функции сотрудников с помощью метода 5D-матриц.
Напомню, что «вертикальные» служебные функции – это функции сотрудников по отношению к их непосредственным руководителям, как самым важным внутренним клиентам. Но поскольку взаимодействие между сотрудниками в организации происходит не только по вертикали «сверху вниз», но и по другим направлениям: «по горизонтали» и даже «по диагонали», то эти функции важно дополнить функциями сотрудника по отношению к другим внутренним клиентам, если таковые имеются. Это могут быть его коллеги, руководители и сотрудники смежных подразделений. Для этого необходимо провести внутрифирменные переговоры и, сообразуясь с логикой бизнес-процессов, договориться о взаимных функциях и требованиях.
Поэтому следующий шаг в нашей методике – определение «горизонтальных» служебных функций.
Как мы уже знаем, служебные функции в продуктном виде всегда адресные. То есть они выполняются в интересах внутренних клиентов. Поэтому прежде, чем их формулировать, полезно построить для каждой должности диаграммы внутренних клиентов. Кто эти люди? Вернее, не люди, а должности. Как отмечалось выше, самый важный внутренний клиент – это непосредственный руководитель. Именно он формулирует требования к своим подчиненным, исходя из своих служебных функций. И эти требования автоматически становятся их функциями. Вместе с тем, любой работник взаимодействует не только с руководителем, но и с другими работниками, которые от него чего-то хотят. А хотят они качественных «продуктов» его труда, которые им необходимы для выполнения своих функций. Следовательно, эти должности и люди - его внутренние клиенты. Но, если работник сам является руководителем, то его внутренними клиентами также являются его подчиненные, которые нуждаются в высоком качестве управленческого сервиса со стороны своего любимого начальника.
Далее в ходе внутрифирменных переговоров происходит уточнение и согласование взаимных функций и требований внутренних клиентов и внутренних поставщиков (разумеется, тоже в продуктном виде).
Как это делается? Сначала каждый сотрудник формулирует свои функции по отношению к внутренним клиентам (что я делаю для других?) и требования к внутренним поставщикам (что мне надо от других?), и с этой информацией выходит на переговоры.
Переговоры проходят попарно между всеми внутренними клиентами и поставщиками. Например, встречаются два руководителя подразделения. Сценарий переговоров может быть следующим:
- Сначала первый предъявляет свои требования ко второму. Если второй согласен, то он записывает эти требования в свои служебные функции (если, конечно, они там еще не записаны).
- Если не согласен, то происходит согласование, возможно, с привлечением их непосредственного руководителя.
- Потом они меняются ролями: второй руководитель предъявляет и согласует свои требования с первым.
- Если после согласования взаимных требований, у первого руководителя остались функции по отношению к второму, которые не были тем озвучены в виде служебных требований, то первый может предложить их второму.
- Если второй согласен, то он записывает их к себе в служебные требования. Если же второй не согласен, то предложенные функции согласуются или отклоняются.
- Потом они снова меняются ролями: второй предлагает и согласует неозвученные функции с первым.
Таким образом, в результате у каждого переговорщика могут появиться дополнительные, а именно «горизонтальные» служебные функции по отношению к своему партнеру по переговорам. В качестве примеров можно привести следующие формулировки горизонтальных функций:
- «Повышение скорости и качества подбора персонала» - функция директора по персоналу по отношению ко всем руководителям подразделений.
- «Соблюдение сроков доставки» и «Отсутствие логистического брака» - функции руководителя отдела логистики по отношению к руководителю отдела продаж.
- «Поддержание актуальности информации о товарных остатках в базе данных 1С» - функция начальника склада по отношению к руководителям отделов закупок и продаж и т.д.
При этом не забывайте, что в ходе переговоров и функции, и требования согласуются в продуктном виде, и формулировки согласованных функций и требований должны быть полностью «симметричными», т.е. совпадать слово в слово. Если у А есть некоторая функция по отношению к его внутреннему клиенту Б, то у Б должно быть точно такое же требование к своему внутреннему поставщику А. И наоборот. Примерно так. Попробуйте.
Служебные функции и требования удобно оформить в виде двух табличек. В первой таблице перечисляются все служебные функции работника и внутренние клиенты этих функций. У любой функции должен быть один или несколько внутренних клиентов. У нескольких функций может быть один и тот же внутренний клиент. Но не должно быть функций без клиентов! Это означало бы, что данная функция никому не нужна, и ее нет смысла выполнять. Во второй таблице перечисляются служебные требования и внутренние поставщики, которым эти требования адресуются. Здесь действует те же правила: у каждого требования должен быть один или несколько внутренних поставщиков; у нескольких требований может быть один поставщик, но не может быть требований без поставщиков. В таком виде служебные функции и служебные требования, как специальный раздел, могут встраиваться в тексты положений о подразделениях и должностных инструкций сотрудников.
По мотивам книги Олега Кулагина «Управление по целям и задачам. Трансформация компании по технологии KPI-Pro».
Для определения служебных функций сотрудников мы выполняем специальные проекты и проводим рабочие сессии с управленческой командой предприятия. Если что, пишите, звоните. Желаю вам успеха!