Электронные трудовые книжки стали неотъемлемой частью современного кадрового делопроизводства, предлагая множество преимуществ перед традиционными бумажными аналогами. Однако переход на новый формат сопряжен с определенными проблемами и требует внимательного подхода к их решению.
Проблемы работы с электронными ТК
Технические сложности
Одной из основных проблем является необходимость модернизации IT-систем работодателей и налаживание эффективного взаимодействия между различными информационными системами.
Обучение персонала
Переход на электронные книжки требует обучения сотрудников кадровой службы новым методам работы и пониманию возможностей нового формата.
Защита данных
Обеспечение безопасности и конфиденциальности информации о трудовой деятельности работников является критически важным аспектом.
Решения
Автоматизация процессов
Использование специализированного, лицензированного программного обеспечения для управления трудовыми книжками позволяет автоматизировать многие рутинные операции, снизить вероятность ошибок и ускорить обработку данных.
Наиболее очевидные программы для ведения электронных трудовых книжек – «1С:Зарплата и управление персоналом» или сервис «1С:Электронные трудовые книжки».
Интересна тема ведения ЭТК? Напиши нам!
Система защиты данных
Разработка и внедрение надежных систем шифрования и хранения данных, регулярное проведение аудитов информационной безопасности помогут минимизировать риски утечки информации.
Информационная поддержка
Организация тренингов и семинаров для сотрудников кадровой службы поможет быстрее адаптироваться к новым условиям работы и эффективно использовать преимущества электронных трудовых книжек.
Что делать бумажными трудовыми книжками ?
Если сотрудник решил оставить бумажную книжку, то работодатель должен вести её параллельно с электронной — заносить туда все изменения: приём на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Сотрудник, который перешёл на электронный формат, должен получить от работодателя бумажную трудовую книжку. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек. Запись о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку отражается в трудовой.
Сведения о трудовой деятельности из электронной книжки можно получить:
- у последнего работодателя;
- по запросу в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ;
- в личном кабинете на сайте СФР или портала Госуслуг.
Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.
Применение электронных трудовых книжек имеет потенциал значительно улучшить качество и эффективность кадрового учета, однако требует тщательной подготовки и внедрения современных технологий и методов работы.
Остались вопросы? Специалисты Линии консультации ГЭНДАЛЬФ ответят на них!
