Нам поступил вопрос:
Какие требования к электронным первичным документам? Какой тип электронной подписи выбрать при их оформлении?
На вопрос отвечает:Оксана-Эксперт по кадровому учету в Бухгалтер.рф
Основное требование к электронным первичным учетным документам — соответствие их содержания обязательным реквизитам, предусмотренным законодательством.
Все первичные документы, как бумажные, так и электронные, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 No 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Это включает в себя наличие подписи ответственного за сделку лица.
Одним из ключевых аспектов электронного документооборота (ЭДО) является выбор правильного вида электронной подписи:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — приравнивается к собственноручной подписи на бумажном документе. Документ, подписанный КЭП, обладает полной юридической значимостью и может быть использован в любых отношениях, где это не противоречит специальным законам или нормативным правовым актам (НПА).
- Простая электронная подпись (ПЭП) — может быть использована в случаях, если это прямо предусмотрено федеральными законами или иными НПА, а также если стороны заключили соответствующее соглашение, допускающее применение ПЭП. Однако, использование ПЭП ограничено рамками договоренностей между сторонами и не всегда может быть применимо во всех юридически значимых операциях.
Выбирая вид электронной подписи, всегда ориентируйтесь на правовые нормы и соглашения с контрагентами. В большинстве случаев рекомендуется использовать КЭП для обеспечения полной юридической значимости документов.
Особенно важно учитывать, что, несмотря на равнозначность электронных и бумажных документов при условии корректного подписания, в некоторых ситуациях законодательно может быть установлено обязательное требование вести учет на бумажных носителях. Например, это может касаться финансовых документов, регулируемых специфическими законодательными нормами.
Для первичных учетных документов в электронном виде допустимо использовать КЭП, а применение неквалифицированных электронных подписей (НЭП) и ПЭП возможно только в случаях, предусмотренных соглашениями участников ЭДО или нормативно-правовыми актами..
Это особенно актуально для малого бизнеса или компаний, ведущих учет с ограниченным числом контрагентов, где стороны могут договориться о допустимости применения простой подписи для ускорения документооборота
