Кейс на примере клиента, одного из крупнейших дистрибьюторов снегоуборочной, садово-парковой и строительной техники на территории России и стран СНГ.
Компания “Вальд”
- 30 лет на рынке
- 500 сотрудников
- работает с 1993 года
- долгий срок закупки (из Китая)
- специфическая модель бизнеса
- большое количество учетных систем
Мы проанализировали ситуацию заказчика и выявили ряд проблем в управленческом учете.
Изначально ситуация была непростой.
У клиента не сходились оперативный и бухгалтерский учет.
- Компания тратила до 10 рабочих дней на согласование оплат, что приводило к просрочкам.
- Существовал риск потери платежных документов.
- Не хватало информации для детального анализа денежных потоков и финансовых результатов.
- Медленно получали фактические данные: на cashflow уходило 5 дней, а на P&L – до 3 месяцев.
В управленческом учете мы также обнаружили ряд проблем:
- Не собирались некоторые важные данные, например, учет остатков.
- Отсутствовала информация для глубокого анализа.
- Мы наблюдали расхождения между бухгалтерским и оперативным учетом. К тому же, учет не разделяли по юридическим лицам.
Решение:
Для решения выявленных проблем идеальным комбо оказались 1С:Бухгалтерия предприятия КОРП + БИТ.Финанс Управленческий учет. Мы предложили БИТ.Финанс Управленческий учет как гармоничное развитие ранее реализованного проекта по казначейству.
БИТ.Финанс предлагает удобную консолидацию данных, широкие возможности для создания отчетов, возможность организовать обособленную базу управленческого учета, быстрый расчет себестоимости и функцию начислений (accruals).
Этапы проекта:
Мы разделили проект на несколько этапов.
1. Сначала мы провели персональное обучение команды заказчика.
2. Затем подготовились к проекту: проанализировали учет и подготовили методологию, изучили состояние первичного учета, протестировали гипотезы управленческого.
3. После этого реализовали экономическую часть (P&L, P&L на SKU, сбор фактических данных) и внедрили финансовую часть (казначейство, платежный календарь, баланс, отчет о движении денежных средств).
В процессе реализации казначейства внедрили систему кодификаторов в поле "назначение платежа" для автоматизации учета. Мы учли специфику внешнеэкономической деятельности клиента и интегрировали данные из различных источников (бухгалтерские базы, самописная база, Excel).
Результаты внедрения оказались значительными. В казначействе систематизировали все денежные потоки компании, усилили контроль над проведением оплат. Значительно увеличились аналитические возможности и ускорился сбор фактических данных (теперь получаем Cashflow к 10 утра следующего рабочего дня).
В сборе фактических данных P&L формируется в течение 10 рабочих дней. Появилась возможность детализировать данные до уровня отдельных документов. Были выявлены и скорректированы методологические разрывы между управленческим и бухгалтерским учетом. Теперь можно анализировать финансовый результат с учетом изменений цен поставщиков и курса валюты.
Фишки этапа:
В бюджетном планировании была реализована загрузка данных товарного планирования из Excel в Бит.Финанс и внедрено типовое бюджетное планирование в системе.
Общие результаты:
1. Ускорился процесс бюджетирования за исключением риска с КА:
- P&L на 70 % быстрее
- CF на 60% быстрее
2. Появилась плановая калькуляция по 20+ тысячам SKU:
- компания смогла увеличить рентабельность от 2 до 3 процентных пунктов (убрала нерентабельные позиции);
- ускорилась оборачиваемость запасов и активов на 10%.
3. Появилась возможность анализировать долю прибыли каждого SKU в ассортиментной матрице.
4. Настроили формирование альтернативной себестоимости.
Данная система действительно помогла нам ускорить процесс подготовки отчетности, а также реализовать функции, которые невозможно было бы сделать в ручном режиме в Excel, в связи с их высокой трудоемкостью. Процесс реализации проекта проходил в комфортном режиме. Со стороны сотрудников интегратора присутствовал диалог и конструктивная дискуссия, которые помогали найти оптимальные инструменты для решения тех или иных бизнес-задач.
Дмитрий Чухорев, CFO ГК "Вальд"
В результате внедрения новой системы управленческого учета:
- значительно улучшили контроль над финансовыми потоками;
- ускорили процессы сбора и анализа данных;
- а также повысили качество финансового планирования и отчетности.
