Ранее: После четырех лет мытарств и опасений , что нам придется закрыть музей, мы наконец-то поняли эту сферу деятельности и встали на путь уверенного развития и стабильности. Это радовало нас, но напряжение было слишком высоко, так как все заказы нужно было выполнять качественно.
Количество заказов увеличилось и пришлось еще раз просмотреть всю систему делопроизводства, но в конечном итоге удалось сделать ее настолько удобной, что все ее приняли безоговорочно.
Заказы фиксировались в электронном календаре Google, а также в журнале на бумажном носителе, так как бывало, что электронные данные куда-то исчезали, техника есть техника.
На каждое праздничное мероприятие типа Дня рождения, новогоднего праздника или выпускного разработали форму Заявки, где отмечали, что входит в программу и фиксировали пожелания заказчиков.
Например, организовать чай перед программой (дети будут голодные), дать возможность сделать общую фотографию, поздравить учителя, вынести торт под определенную песню, заказать гелиевые шарики и т.д.
Ставили знаки внимания: контроль транспорта, заказ угощения к чаепитию, вызов совместителя. Это позволяло не забыть о мелочах, которые иначе просто выпадали из головы за повседневными заботами.
Кроме того часто заказ принимал один, а выполнял другой сотрудник и только при такой подробной фиксации мы были уверены, что все выполним.
Заявки обязательно подписывались заказчиком, и это нам не раз позволило избежать претензий и заключались Договора.
Как я писала выше, мы были вынуждены были заключать Договора с с условием задатка, так как иногда уже принятый заказ мы теряли из-за того, что заказчики отказывались, а новых заказов уже не хватало времени принять.
Условие задатка давало нам больше уверенности, психологический фактор все таки оказывал свое действие на Заказчиков. По Договору "задаток остается у Исполнителя, если за неисполнение договора, в т.ч. отмену мероприятия, ответственен Заказчик.
Для координации деятельности раз в неделю собирали планерки, где обсуждали накопившиеся вопросы, а также строили планы на близкое и далекое будущее.
Организационные собрания необходимы для руководителя. На них можно рассказать о достижениях и успехах за определенный период, поставить задачи на будущее, разобрать ошибки, скоординировать деятельность и рассказать о намечаемых изменениях.
Не менее важно хвалить сотрудников, вдохновлять их, вселять надежду, что все у нас получится, а также раз за разом повторять стандарты работы с посетителями.
Планерки и собрания не должны проходить формально, это серьезная часть вашей работы с коллективом, пожалуй, одна из самых важных, их нельзя пускать на самотек, вы должны заранее готовиться к ним.
Обычно я фиксировала возникающие вопросы в ежедневнике, и если они не требовали оперативного решения, оставляла их до планерки. Но мозг работал над ними, и к общему собранию я обычно находила возможные варианты решения, но иногда и не могла их сформулировать, необходимо было обсуждение с экскурсоводами или администраторами и только тогда мы совместно их принимали.
Организационные собрания необходимы и персоналу. На планерках работники могут выпустить пар, высказать свое мнение по тому или иному вопросу и понять, что оно важно для руководителя.
Доверяйте вашему персоналу. Они непосредственно работают с посетителями, знают все тонкости процесса, некоторые из которых вы можете и не замечать, видят больше проблем и недочетов. Учите не только подмечать их, но и анализировать, и предлагать возможные пути решения.
Дайте понять, что для вас это важно и обязательно поддерживайте предложения работников. Принимая их решения, вы даете им уверенность в том, что они могут самостоятельно выстроить процесс, что вы поддерживаете инициативу, а также возлагаете ответственность за ошибки. Только при таком подходе вы получите работоспособный коллектив, способный в ваше отсутствие работать эффективно.
Но только вы сами можете решить, сколько свободы в принятии решений давать персоналу.
Иногда я сразу видела ошибочность тех или иных решений, которые предлагались девочками или администраторами, и объясняла, почему так нельзя. В некоторых случаях принимала их решение, на котором они настаивали. Было необходимо, чтобы они, реализовав его, обожглись и поняли, почему так нельзя делать. Это рискованный метод управления, но чрезвычайно эффективный. Убедившись в вашей правоте, они станут больше доверять вам в последующем, но иногда и вы поймете, что ошибались и могли упустить шанс найти оптимальное решение проблемы.
Не забывайте об обратной связи! Это крайне важно, чтобы после принятия решения вы его четко сформулировали, еще раз при всех проговорили и убедились в том, что его поняли, согласны и принимают к исполнению. Некоторые решения надо обязательно оформлять в виде распоряжений или приказов и размещать на доске объявлений.
У нас она висела в кабинете, где мы вывешивали графики программ и графики выхода персонала, а также маркерами писали какие то пожелания, замечания или напоминалки.
Например: Ребята, больше позитива, чаще улыбайтесь, не забывайте, что у каждого героя свой характер, не теряйте его.
-Вчера костюмы были брошены! Пора менять воду в водовороте, пропылесосить ковролин в пещере. Кончается корм у животных.
К собраниям и планеркам мы покупали что-нибудь вкусненькое, заказывали пиццу и когда обсуждение основных вопросов заканчивалось и все грозило перейти в балаган, пили чай и в неформальной обстановке продолжали высказываться по тому или иному поводу. Такие обсуждения за чашкой чая очень сближали коллектив и вызывали массу положительных эмоций.
Читайте далее: Все бы хорошо, но неожиданное решение Правительства бросает вызов нашим ожиданиям.
Вас заинтересует:
