Представим ситуацию: предприниматель Вася развивает собственный бизнес. Вася думает, что правильно наладил работу: цели наметил, материалы закупил, способы продвижения спланировал. Но вот денег из бизнеса вытащить не может — работает в ноль.
Вася пересмотрел расходы и понял, что тратил слишком много на дорогие зерна в офисную кофемашину, бизнес-ланчи с партнерами и канцтовары. Тогда Вася увидел, куда утекала его недополученная прибыль.
***
Вообще предприниматели часто недополучают прибыль. Одни выделяют крупный бюджет на представительские расходы, другие закупают сырье по цене выше рыночной, а третьи неэффективно управляют своими операционными затратами.
Чтобы балансировать между доходами и расходами, их нужно регулярно пересматривать. Например, раз в полгода фиксировать все расходы и смотреть, от каких трат можно отказаться, а какие — снизить и на сколько.
В статье расскажем, как сократить расходы и не потерять в выручке; разберемся, зачем бизнесу следить за тратами↓
Три причины следить за расходами в бизнесе
Сокращение расходов помогает компаниям и предприятиям быть на шаг впереди конкурентов, улучшать финансовые показатели бизнеса и направлять свободные средства на развитие дела↓
Повысить доходность бизнеса
Как правило, стоимость товара или услуги формируется из суммы всех расходов и желаемой прибыли.
Чтобы повысить маржинальность бизнеса, можно прибавить процент к себестоимости продукта. Например, вместо 30% себестоимости продукта, добавить к цене 50%.
Но тогда компания рискует поставить слишком завышенный ценник, отпугнуть клиентов и снизить продажи, ведь цена — решающий фактор принятия решения о покупке для 90% россиян, по данным исследования Б1.
***
Чтобы увеличить доходность бизнеса, можно пойти другим путем: например, сократить расходы, а цены оставить на прежнем уровне.
Допустим, компания продает столы по 3000 рублей. Затраты на материалы, производство и маркетинг составляют 70% стоимости одного изделия — то есть 2100 руб. Выходит, что компания зарабатывает 900 рублей с каждой проданной единицы товара.
Компания решила поменять поставщика материалов: закупать их не у розничных продавцов, а у оптовых. В итоге получилось сократить расходы на 20%: теперь расходы бизнеса составляет не 70% стоимости изделия, а 50%. После вычета всех расходов получилось, что прибыль выручка бизнеса с одного стола выросла до 1500 рублей.
Контролировать и планировать финансы
Компании, которые оптимизируют расходы, могут формировать из них финансовую подушку безопасности.
Если у компании есть некоторая сумма в резерве, она всегда готова к непредвиденным финансовым трудностям. Например, покрыть кассовый разрыв или заплатить задолженности государству.
Масштабировать бизнес
Для масштабирования бизнеса нужен четкий план действий. Например, чтобы запустить новый продукт, нужно предусмотреть много всего:
- Вложиться в разработку продуктовой линейки.
- Запустить производство.
- Организовать поставки товара и материалов.
- Учесть затраты на рекламу и маркетинг.
- Организовать доставку товаров, если бизнес в онлайне или оборудовать физические точки продаж.
- Нанять, обучить и мотивировать персонал.
Одного плана мало — нужны ресурсы на его реализацию. И даже если бизнес четко спланировал количество нужных ресурсов, их часто бывает недостаточно. Появляются траты, о которых никто не думал.
Чтобы ресурсов на план хватило, нужно следить за расходами бизнеса — чтобы в любой момент суметь потратить больше денег, чем планировалось.
Как сократить расходы бизнеса
Кажется, оптимизировать расходы очень просто: записал все траты, самые важные оставил, а ненужные — откинул.
На деле все оказывается сложнее: нужно много всего анализировать и пересматривать, подходить к процессу аккуратно, чтобы не навредить бизнесу. Собственнику остается только запасаться терпением и учиться на чужих ошибках↓
❌ Фиксировать издержки как придется
В этом случае вы рискуете потерять часть трат и не получить полную экономическую картину. Это приведет к частичной оптимизации и вряд ли позволит эффективно наладить финансовый учет.
✅ Фиксировать все расходы
Нужно фиксироваться все расходы и распределять их по категориям: переменные, постоянные, прямые, косвенные. Например, в категорию «Постоянные расходы» относят затраты, не зависящие от объема производства или продаж. Например, аренда или зарплата сотрудников.
❌ Урезать крупные расходы
Кажется, чтобы оптимизировать расходы, нужно исключить самые крупные. Например, урезать бюджет на маркетинг или IT, тогда как первое обеспечивает приток клиентов, а второе уменьшает издержки за счет автоматизации. В итоге такая экономия вредит бизнесу, а не приносит пользу.
✅ Считать все траты
Нужно считать все затраты. Возможно, компания тратит слишком много денег на аренду большого офиса, а могла бы перевести сотрудников на гибрид, переехать в небольшое помещение и управлять ситуацией через специальную систему. Это помогло бы сэкономить несколько миллионов рублей ежемесячно.
***
Дальше расскажем о пяти способах правильно сокращать издержки компании.
Пять способов правильно сократить расходы компании
В 2023 году расходы российского бизнеса выросли на 2 трлн рублей и достигли 18,9 трлн рублей. По оценкам аналитиков, в среднем каждая организация начала тратить на 10% больше.
Хотя структура издержек в каждой компании уникальна, мы нашли пять универсальных способов сократить расходы↓
1. Перевести часть процессов на аутсорсинг
Аутсорсинг — это когда компании делегирует часть функций другой организации. Например, отдают на аутсорсинг бухгалтерию, управление финансами или юридические вопросы.
Есть две причины, почему российский бизнес стал чаще отдавать процессы на аутсорс:
→ Сэкономить на содержании штатных сотрудников. Специалисты на аутсорсе не сидят в офисе, им не нужно платить премию, компенсировать траты на дорогу и дарить подарки по праздникам.
→ Быстро получить нужную экспертизу. Аутсорсинг позволяет быстро получить результат работы. Если в найме нужно потратить время на поиск, собеседование, прием на работу, онбординг и обучение кандидата, то в аутсорсинге нужно просто подписать договор о сотрудничестве и поставить задачу. Это сокращает время выполнения задачи на несколько недель, а то и месяцев.
Некоторые компании и вовсе упраздняют должности из-за аутсорсинга. Яркий пример — компания Ordamed, в которой исчезла вакансия директора по стратегическим вопросам. В организации уверены, что можно отдать стратегию на аутсорс.
«У нас будет позиция директора по стратегическим вопросам, но я бы лучше воспользовался аутсорсингом, потому что одну стратегию можно использовать длительное время, просто адаптируя ее при необходимости», — Еркин Длимбетов, Председатель правления АО «Ordamed».
2. Автоматизировать задачи с помощью искусственного интеллекта
В 2024 году уровень внедрения искусственного интеллекта в мире резко увеличился — с 55% в 2023 году до 72%.
Автоматизация задач с помощью искусственного интеллекта может значительно повысить эффективность и производительность бизнеса. В результате сокращаются и бизнес-расходы.
Один из способов автоматизации офиса — внедрение системы бронирования рабочих мест. Так сотрудники смогут заранее бронировать рабочие места и выбирать места в зависимости от задач и предпочтений. Например, сесть поближе к кондиционеру, если сегодня жаркий день.
3. Убрать неэффективные маркетинговые каналы
Хотя компаниям не стоит полностью исключать расходы на маркетинг и продвижение, их нужно пересматривать. Например, в 2024 году почти половина российских бизнесменов планирует сократить издержки, из них 90% опрошенных — на маркетинг.
Выделять бюджет на маркетинг — это важно. Но еще более важно следить за тем, чтобы он расходовался эффективно. Часто компании продолжают вкладываться в таргетированную рекламу, которая приносит два лида в месяц, но экономят на участии в конференциях, откуда можно было бы привезти десять заявок.
4. Пересмотреть условия закупок и характер трат
Часто компании видят крупные траты, но не могут их сократить. Рассмотрим популярный пример: расходы на канцелярию. Ежемесячные закупки бумаги, ручек или картриджей для принтеров могут буквально поглощать прибыль.
В исследовании за 2021 год аналитики выяснили, что больше всего на канцелярию за год тратили в Амурской области — 2 614 рублей на человека. Если в компании работает 50 человек, то сумма вырастает до 130 700 руб.
В Республике Дагестан, например, на канцелярию для одного специалиста тратили всего 9 рублей. На 50 человек пришлось бы потратить 450 рублей — почти в пять раз меньше, чем в Амурской области на одного человека.
Точную причину такой разбежки мы не знаем, можем только строить предположения. Возможно, амурчанам стоит пересмотреть условия работы с поставщиками — вдруг на рынке есть более выгодные предложения.
Можно закупать канцелярию оптом на маркетплейсах — выйдет точно дешевле, чем покупать поштучно в магазине рядом с офисом. Или перевести сотрудников на гибридный график работы — тогда не нужно будет закупать много канцелярии.
5. Перевести сотрудников на гибридный формат работы
Гибридная работа — это когда сотрудники совмещают удаленный и офисный форматы работы. Когда сотрудники работают удаленно, они экономят время и деньги на поездках в офис и могут самостоятельно организовать рабочий процесс. В офисном формате свои плюсы — можно разделять работу и отдых и лучше работать в команде.
Чтобы совмещать удаленную и офисную работу было удобнее, можно составить расписание для гибридных команд. С ним сотрудникам будет проще планировать визиты в офис и синхронизировать расписание с коллегами.
Составлять расписание вручную — это долго и дорого. Например, если в офисе работает 30 человек, администратору нужно следить за расписанием каждого.
Примерная зарплата одного администратора — 60 000₽. С дополнительными расходами на канцелярию, кофе, печеньки, получится, что компания тратит 100 000₽ в месяц на планирование и ведение расписаний 30 сотрудников.
А если в офисе работает 200 человек? Одному администратору в таком случае не справится — нужно нанимать дополнительных людей. Но сначала их нужно найти, ввести в курс дел и позволить ошибаться. Это тоже стоит денег.
С учетом всех крупных и мелких трат в месяц выходит кругленькая сумма, и вместо экономии компания получает большую дыру в бюджете.
Чтобы не допустить такого, нужно автоматизировать планирование и ведение расписаний. Например, внедрить систему для управления гибким офисом. В такой системе сотрудники смогут самостоятельно планировать рабочую неделю и смотреть расписания коллег.
Познакомиться с системой UnSpot можно на демонстрации системы — она бесплатная и ни к чему не обязывает. На встрече расскажем, зачем нужно ПО и как оно поможет бизнесу сэкономить до 30% на ежемесячной аренде офиса.
Новые пользователи смогут получить еще больше пользы от демонстрации системы — мы подарим им скидку 50% на годовую подписку на UnSpot по промокоду «ГИБКИЙ ОФИС».
