Приветствую, друзья! Рад снова видеть вас на нашем Дзен-канале. В предыдущей статье мы уже разобрали, что такое регламент, зачем он нужен и как его можно составить.
Однако само написание регламентов не решит проблемы в вашем бизнесе. Мне известно много кейсов, когда в компании есть куча регламентов, но сотрудники их игнорируют и не применяют на практике.
Важно, чтобы эти документы не просто существовали, но и реально работали и воспринимались вашей командой серьезно. Давайте обсудим, как этого добиться.
Почему необходимо внедрять регламенты?
Представьте себе, что у вас никогда не было регламента, и вдруг он появился. Сотрудникам нужно не просто прочитать этот регламент и отбросить его в сторону, им нужно начать соблюдать его, относиться к нему серьезно и воспринимать как закон. Другими словами, их жизнь должна существенно измениться.
Отсутствие в компании порядка, норм и правил снижает уровень ответственности. Зачастую такое положение дел выгодно сотрудником, многие даже считают его некой "особой атмосферой". Появление регламента может вызвать у сотрудников скепсис и саботаж.
Поэтому, внедряя регламенты, нам нужно решить несколько задач:
- Убедиться, что сотрудники знают и понимают регламенты. Как показывает практика, одного прочтения бывает недостаточно. Прочитать регламент и знать его содержание, а уж тем более исполнять, — это вещи разного порядка. Поэтому при внедрении мы должны убедиться, что наши сотрудники действительно знают и понимают информацию, которая содержится в регламенте, и готовы работать в соответствии с ней.
- Придать регламентам значимость и ценность. Сам по себе регламент — это просто текстовый документ. Он не вызывает у сотрудников ни уважения, ни желания ему следовать. При внедрении регламента наша задача — сделать так, чтобы сотрудники поняли, что регламент - это закон, документ, к которому стоит относиться максимально серьезно.
- Минимизировать саботаж. Любые правила, спускаемые "сверху", вызывают у человека сопротивление и воспринимаются в штыки. Наша задача — вовлечь сотрудников в процесс создания и согласования регламента, сделать его продуктом в том числе и их труда. Тогда им легче будет принять регламент в свой мир и не оттолкнуть его как инородное тело.
Процесс внедрения регламента
Внедрение регламента — это многоэтапный процесс, который требует вовлеченности руководителей и всех сотрудников, к которым имеет отношение регламент. Его нельзя пускать на самотек. Рассмотрим основные шаги, которые помогут сделать этот процесс максимально эффективным.
1. Вовлечение сотрудников в процесс создания регламента
Помните, выше мы обсуждали, что регламент должен быть в том числе и плодом труда ваших сотрудников? Ниже я расскажу, как решить эту задачу.
Как только вы приняли для себя решение создать регламент, обязательно соберите сотрудников и обсудите с ними этот момент. Донесите до них мысль о том, что регламентирование бизнес-процессов — это единственный возможный путь развития компании, а рост компании означает для них новые перспективы. Поговорите о важности внедрения стандартов качества в компании. Объясните им, что вы одна команда и вы все заинтересованы в том, чтобы повышать качество выполнения процессов на всех уровнях.
Обязательно подключите сотрудников к процессу написания регламента, особенно если регламент пишется по процессам, за которые они отвечают непосредственно. Попросите их о помощи в этом нелегком деле. Идеально, если сотрудники сами напишут регламент, а вы его только откорректируете. Тогда они будут полностью согласны с его содержанием и саботаж будет минимальным.
2. Совместное прочтение и обсуждение регламента
После того как регламент написан, соберите команду для его совместного прочтения. Если вы работаете удаленно, можно собраться в Zoom-конференции.
Прочитайте регламент раздел за разделом, обсудите его и соберите обратную связь. Все замечания и предложения обязательно зафиксируйте и впоследствии сформируйте из них пул задач по доработке регламента.
Совместное прочтение регламента имеет несколько важных аспектов:
- Обучение сотрудников: Прочитывая регламент вместе, вы помогаете сотрудникам лучше запомнить его содержание и понять его суть.
- Сопричастность: Сотрудники перестают воспринимать регламент как инородное тело, так как они участвуют в его создании и обсуждении. Тот факт, что ваша команда может влиять на содержание регламента, позволяет сотрудникам чувствовать свою сопричастность.
- Обсуждение и отработка возражений: Объясняйте, почему регламент написан именно так и почему процессы должны происходить именно таким образом. Совместное обсуждение укрепляет единство мнений и согласие с содержанием регламента, что впоследствии снижает вероятность саботажа.
- Получение адекватной обратной связи: Мы должны не просто "продать" сотрудникам регламент, но и сделать его понятным, справедливым и логичным. Конструктивная критика от вашей команды и правки на основании этой критики могут быть очень полезны.
Очень важно на этом этапе проявлять максимальную эмпатию и спокойствие. Не забывайте, что ваши сотрудники видят лишь часть процесса и могут не понимать, почему процесс выполняется именно так. Задача не формально "продать" регламент сотрудникам, а спокойно объяснить им, почему он должен быть именно таким, и улучшить его на основании их обратной связи.
3. Финальное прочтение и утверждение регламента
После того как все замечания учтены и правки внесены, проведите финальное прочтение регламента.
Соберите сотрудников снова, чтобы вместе ознакомиться с окончательным вариантом документа. Прочитайте регламент полностью. Покажите сотрудникам, что все их замечания учтены и теперь регламент полностью соответствует их видению (обычно этот этап не занимает много времени).
После того как регламент согласован и принят всеми сотрудниками, желательно провести ритуал подписания документа. В нашу цифровую эпоху нецелесообразно использовать шариковую ручку. Однако точно не будет лишним попросить сотрудников поставить лайк в корпоративном чате или написать "принимаю", а потом сделать скрин и зафиксировать его в качестве артефакта подписания.
Это правило рекомендуется соблюдать в более крупных компаниях, где проблематично отследить согласие сотрудника с тем или иным документом. В маленьких компаниях можно обойтись и без него.
Финальное прочтение и фиксация имеют несколько важных аспектов:
- Утверждение окончательного варианта: Имеет значение сам факт, ритуал принятия финальной версии регламента. Это как бы общее "да", сказанное регламенту вашей командой.
- Запись процесса: Запишите финальное прочтение на видео. Это видео можно использовать в будущем как обучающий материал для новых сотрудников.
- Организация ритуала подписания: Как я сказал выше, этот процесс не является обязательным, но рекомендуется для более крупных компаний.
4. Аттестация
К сожалению, в наш век информации и коротких видео, знания у сотрудников буквально в одно ухо влетают, в другое вылетают. Поэтому я рекомендую к каждому регламенту делать своеобразный "экзамен". Это нужно не столько для того, чтобы проверить знания и поставить оценку, сколько для того, чтобы заставить сотрудников несколько раз изучить регламент.
Можно провести тест в электронной форме или организовать процесс устной аттестации сотрудников. У каждого способа есть свои плюсы и минусы. Электронный тест проще автоматизировать, но устная аттестация позволяет получить более глубокий срез знаний сотрудников.
- Электронный тест: Если вы решили создать электронный тест, учтите несколько важных аспектов. Во-первых, он должен содержать большое количество несложных вопросов, затрагивающих ключевые части регламента. В идеале это тест, состоящий из 20-30 вопросов. Во-вторых, тест не должен быть сложным и содержать каверзные вопросы. Если сотрудник знает материал, он должен отвечать на отдельные вопросы довольно легко, но условием его прохождения должно быть наличие правильных ответов на все вопросы без исключения. Хоть в одном ошибся — перечитывай регламент и проходи тест заново. Так с большей вероятностью сотрудник запомнит ответы на все вопросы.
Такой тест можно создать в Google Forms или на любой другой удобной платформе. Пусть сотрудники проходят этот тест в любое удобное для них время. Это снижает стресс. Напомню, что наша задача не устроить экзамен, как в школе, а сделать так, чтобы сотрудники перечитали и реально знали важные аспекты нашего регламента. - Устная аттестация: Если регламент написан по процессу, в котором цена ошибки слишком велика, то возможно стоит задуматься о проведении обязательной устной аттестации.
Обычно этим занимается бизнес-ассистент, HR или руководитель отдела. Для устного экзамена лучше иметь ряд заготовленных вопросов по самым важным частям регламента.
Устное тестирование позволяет получить более глубокий срез знаний сотрудников и понять, насколько хорошо сотрудник усвоил материал. Однако этот вариант тестирования также требует больше времени и ресурсов.
Подытожим
Ну что ж, давайте еще раз подытожим то, о чем мы сегодня говорили в этой статье.
Чтобы внедрить регламент мы обязательно:
- Вовлекаем сотрудников в написание регламента
- Организовываем совместное прочтение с сотрудниками
- Даём сотрудникам высказаться и отрабатываем возражения, собираем обратную связь и вносим на основании нее правки в регламент
- Организовываем ритуал подписания регламента
- Проводим аттестацию по регламенту
После выполнения этих пяти пунктов вы можете считать, что регламент внедрен.
Как внедрять регламент для новых сотрудников?
Процесс внедрения регламента для новых мало чем отличается от внедрения регламента для сотрудников, которые работают в компании давно. Он включает несколько ключевых шагов:
- Ознакомление с регламентом: Сначала новым сотрудникам необходимо прочитать регламент, чтобы получить общее представление о процессе.
- Просмотр записи финального прочтения: Покажите новым сотрудникам запись финального прочтения регламента с вашими комментариями, разъяснениями и обсуждениями. Это поможет им лучше понять детали и контекст документа.
- Проведение тестирования: Организуйте тестирование по регламенту, чтобы убедиться, что новые сотрудники усвоили материал.
- Ритуал подписания: Попросите новых сотрудников оставить цифровой след, подтверждающий, что они ознакомились с регламентом и обязуются его исполнять. Это может быть сообщение в корпоративном чате или портале с текстом: "Прочитал, принял, обязуюсь исполнять".
Процесс внедрения регламентов для новых сотрудников способствует более быстрой их адаптации.
Заключение
Друзья, в этой статье я дал вам более чем подробную информацию о том, как внедрять регламент. Уверен, что если вы пошагово выполните все рекомендации из данной статьи, ваши сотрудники обязательно примут регламент и начнут его активно использовать.
А если у вас нет времени заниматься внедрением регламентов и вам нужна помощь в развитии вашего бизнеса, моя команда "Бизнес в стиле рэп" всегда готова прийти на помощь. Мы занимаемся систематизацией бизнеса, в том числе написанием регламентов и должностных инструкций, а также помогаем организовать корректное их внедрение.
Оставить заявку можно здесь!
До связи!
