Всем привет! Меня зовут Сергей Яшин, я — CEO и сооснователь бухгалтерской компании Яшин&Партнёры. Мы работаем с 2015 года, у нас больше 100 бухгалтеров и 500+ разных клиентов, и мы регулярно собираем большое количество разных ситуаций и делаем разные полезные разборы для предпринимателей.
Наболело. Вместо введения
К нам постоянно обращаются собственники бизнеса с запросом на услуги аутсорсинга бухгалтерии. К сожалению, большинство приходит когда уже “влетели”. И я тут не про налоговые проверки — ведь отсутствие грамотной бухгалтерии может принести ущерб в разы больше, чем какой-нибудь штраф от ФНС. Интуитивно все боятся налоговую, но гораздо чаще бизнес страдает просто от отсутствия нормальной бухгалтерии.
А всё потому, что изначально бухгалтерия воспринимается бизнесом как “обязаловка” для государства, потому что не приносит "прямой" пользы (как, к примеру, отдел продаж). В том числе поэтому на бухгалтерии пытаются сэкономить.
Я лично знаком с одним товарищем (назовём его условно Костя), у него бизнес, и немаленький — так он прямо в лицо заявлял главбуху, что (далее цитата): “Я за свои деньги содержу тебя — работника налоговой — ты лично мне вообще не нужна, поэтому не делай мне голову со своей бухгалтерией”. Ясно, что в такой парадигме польза от бухгалтерии для Кости стремится к нулю быстрее, чем польза от курсов Гусейна Гасанова (тут простите, если задел чьи-то чувства). Надо ли говорить, что я много раз пытался донести Косте, что он в сильной опасности? Но там было не пробить.
А потом Костю как подменили. Что же случилось?
Настало время слов “я же говорила” — Костя прошел очень дорогое “обучение” на своих ошибках (конкретно он собрал фуллхаус из всего того, где в теории мог влететь).
Не будьте как Костя, почитайте то, что я вам сейчас расскажу.
Итак, вот вам гайд — для чего на самом деле в бизнесе очень нужна нормальная бухгалтерия и почему это важно.
А что, если взять главбуха, и он всё дальше сам сделает. Ну чего мне в это вникать?
Идея хорошая, но не самая рабочая в жизни. Если главбуху доверить всё, включая организацию процессов — то риски улетают в космос. Причем со "знакомыми" бухгалтерами такое происходит чуть ли не чаще — к знакомым больше доверие изначально и при этом острее конфликт, если он возникает.
Дальше чисто кейсы из нашей практики:
1. Главбух установил 1С локально на своём ноутбуке (ибо гендиректор сказал “организуй всё всё сама, мне всё равно как”), ноутбук утонул в Неве (достать не смогли). Цена вопроса: полное восстановление учёта за 4 года.
2. Главбух привела в компанию своего сисадмина и 1Сников ("вот классно как" — подумал тогда директор). При конфликтном увольнении главбух просто забрала 1С и шантажировала гендира. Цена вопроса: 500 тыс. руб. (изначально просила 3 млн).
3. 1С локально стояла на ноутбуке у главбуха, она внезапно умерла. Пароли к ноутбуку и 1С кроме неё не знал никто. Цена вопроса: полное восстановление учёта за 3 года.
4. Главбух работала 2 года, потом компания пришла к нам на обслуживание. Мы открыли базу — а там пусто. Совсем. Компания была на УСН-15%, бухгалтер “рисовала” цифры налогов всё это время и получала зарплату, не делая ни-че-го. За эти 2 года главбуха никто, конечно же, не проверял.
Тут еще могут быть десятки случаев про то, как гендиректор оформил на главбуха подпись в банке (потому что “самому лень каждый раз заходить с телефона в банк и подписывать платёжечки”), и потом догадайтесь, что случилось. Если не догадались — напишите в комменты.
Кстати, а сколько стоит восстановить весь учет компании, к примеру, за 2 года? По сути это = проделать работу бухгалтерии за все эти 2 года заново, но + в сжатые сроки. Поэтому грубо можно смело брать з/п бухгалтеров и умножать на количество месяцев с каким-то коэффициентом (ну, например 0,7 — если предположить, что все платежи уже сделаны, а документы собраны, и их не надо заново собирать с поставщиков). Как пример: 100 тыс * 24 мес * 0,7 = 1,68 млн.
Управленка: SHIT IN - SHIT OUT
Это первый и самый главный закон управленческого учета. Связка “бухгалтерия-финдир” очень важна. Ибо бухучёт — это база для управленческого учёта. Если вы взяли крутого себе финдиректора за много сотен тысяч рублей, но при этом у вас затычная тормозная бухгалтерия, которая [нужное подчеркнуть] даёт некорректные данные / даёт данные не вовремя / встречает в штыки любой запрос финдира, то в итоге толку ноль. Для управления бизнесом точность и своевременность данных очень важны — если бухгалтерия не может закрывать месяц, а делает это раз в квартал, то грубо, спустя 4 месяца уже может быть поздно что-то менять. Да даже просто смещая дату получение финреза за месяц с 10-го числа на 25-е, вы теряете 2 недели. Управление становится патологоанатомическим. Про некорректные данные я уж молчу.
Один клиент рассказывал, как четыре года назад чуть не закрыл несколько точек и не уволил почти 30 человек из компании, исходя из фин показателей, которые дала бухгалтерия. Буквально в последний момент сам случайно обнаружил ошибку. “Ой” — так сказала ему тогда его текущий главбух :)
Инвестор
Никто не знает, что произойдет в следующем году, а с некоторых пор горизонт планирования сократился до “завтра”. Любая компания может столкнуться с необходимостью привлечения внешних инвестиций. И вот тут-то если ваша бухгалтерия велась криво или даже просто очень упрощенно — например, потому что главбух только так и умел (а как раз так очень часто и бывает), то ни один более менее нормальный инвестор (а тем более фонд) не даст вам денег. Бухгалтерия — это первое, что они смотрят. И даже если вы рассуждаете “у нас классный продукт и бизнес-модель, подумаешь, бухгалтерия — это для нас не приоритет”, то для серьезных ребят из фондов — это база. Для них в этот момент вы отправляетесь в категорию торговцев на рынке с соответствующим мышлением.
Мы видели десятки ситуаций, когда компаниями приходилось срочно исправлять (=восстанавливать) весь учет для того, чтобы получить деньги.
Самый печальный случай был с одной технологической компанией: ребята пошли к новому инвестору, так как деньги кончились. Учёт финансист вел сам для себя, а бухгалтерию вела для галочки знакомая, к ней никто не лез. В итоге в фонде округлили глаза и сказали идти всё переделать по-взрослому . Пока исправляли учёт, вся новая разработка встала (денег-то нет), команда частично разбежалась. Потом уже выяснилось, что сотрудники ушли к конкурентам, которые за это время сделали всё то, что хотели сделать первые. Потери с трудом можно оценить, они на порядок превышают бухгалтера даже с зарплатой х10 выше рынка. И похожих случаев, увы, немало.
Продажа компании или доли
К этому относится всё то, что было в предыдущем пункте. В качестве примера расскажу лишь реальный кейс наших клиентов:
Один очень известный сервис продавался одному технологическому гиганту. При проведении Due Diligence покупатель прямым текстом сказал “вы —колхозники” (на секундочку, количество транзакций в компании в это время исчислялось тысячами) и отправили исправлять учет за 3 года. Компания вела внутри управленческий учет приближенный к МСФО, а на российский учет просто забили — вели для галочки. С этим к нам и пришли. Сделка на N млрд рублей отложилась на 9 (!) месяцев — ровно столько мы в несколько десятков рук собирали по крупицам недостающие данные и документы и переделывали всё за 3 года. Это просто огромная работа.
Кредиты и лизинги
Тут всё туда же: сейчас человеческий баланс и нормальная аналитика по бухгалтерским счетам — необходимая база.
Торгуете на маркетплейсах?
В этом случае ведение чёткого и системного товарного учёта просто необходимо: бухгалтерия не только влияет на налоги (об этом подробно писали тут), но является единственным способом понять, где и сколько вашего товара, в каком он статусе. Без собственного корректного учёта сверки с WB, к примеру, — это утопия. Даже если вы ИП и "имеете право ничего не вести" — тут вести полноценный учёт в ваших интересах.
Кстати, всем поставщикам маркетплейсов сразу сообщаю, что ваша отрасль очень капризная с точки зрения бухгалтерии, очень трудозатратная — для полноценного и правильного ведения требует немало ресурсов, даже если это ИП. Поэтому совсем дёшево ваша бухгалтерия не получается, несмотря на всевозможную автоматизацию. При этом я раз в неделю встречаю какого-нибудь чудака, воспитанного на курсах а-ля “миллиард на ВБ”, который с оборотами миллионов так в 300-400 в год пытается найти себе бухгалтерию за 15 тыс руб.
Да, а теперь про налоговую
Налоговое законодательство — сейчас одно из самых быстроменяющихся в нашей стране, главному бухгалтеру постоянно нужно держать руку на пульсе и разбираться в новом материале, за всем следить и состыковывать новые вводные со старыми. При этом ФНС — одна из самых технологичных IT-компаний в нашей стране, методы контроля которой становятся эффективнее из года в год. В итоге бесплатного права на ошибку не осталось, в наличии только платные:) И если некомпетентно или просто небрежно вести бухгалтерию, то это вернётся быстро и больно.
Тут можно много сказать про уже начавшиеся проверки налога на прибыль (самого непрозрачно-считаемого налога, на секундочку), про внутренний сервис ФНС подбора успешных судебных решений к каждому кейсу и тд. Но я немного заострю внимание на актуальном из последнего — это участок "касса"
Все у кого есть ККМ — повесьте уши на гвоздь внимания.
За последний год-два объем и сложность бухгалтерской работы по участку "касса" вырос примерно раз в 20. И если ваша бухгалтерия не роет землю и не разбирается доскональнейшим образом в нормативке, не составляет чек-листы для работы и т.д., то риск получить штрафы в 70% от суммы всех выбитых чеков за период кассовой проверки так же реальны, как и попасть под машину, если вы надумаете перейти МКАД через все полосы.
Скоро напишу отдельную статью про все эти кассовые страсти, а пока можете уточнить у своего главбуха — точно ли она понимает масштаб проблемы с этим участком?
Вместо итога: советы, которые вы не просили.
К сожалению, очень много компаний не имеют такой насмотренности (как мы, в Яшин&Партнёры, к примеру) — поэтому частенько встревают в самый неподходящий момент, только потому, что эта часть работы компании не была должным образом организована и не вошла в зону контроля. По нашей собственной статистке больше 60% предпринимателей недовольны своим текущим бухгалтером. А 80% компаний хотя бы 1 раз платили штрафы в ФНС из-за ошибок бухгалтерии.
Поэтому я (как амбассодор правильной и полезной бухгалтерии) желаю читателям учиться не на своих ошибках, а действовать превентивно — уделить внимание этому участку и этим избежать в будущем множества проблем. Если у кого-то есть вопросы по такой правильной организации бухгалтерии, то напишите мне в тг, поделюсь нашим опытом и направлю (это бесплатно).
Если вы совершенно не хотите сами заниматься такой организацией и контролем, то я (как амбассодор аутсорсинга таких непрофильных функций) искренне рекомендую отдавать бухгалтерию профессиональному провайдеру.
Если вам интересно, как аутсорсинг может работать в вашем случае, а также как будут выстраиваться процессы и коммуникации (да и сколько это стоит), то напишите моим коллегам в чатик что-то типа “я прочитал статью на dzen”, и они всё расскажут.
Спасибо, что дочитали до конца!
Если возникли вопросы — с удовольствием отвечу.
Подписывайтесь на мой телеграм канал, где больше полезной информации для предпринимателей, чтобы оставаться в курсе всех трендов.
Посмотреть на мою компанию и подробнее узнать как мы ведём бухгалтерию можно тут.
