Использование машиночитаемой доверенности (МЧД) в ЭДО становится всё более распространённым. Этот документ упрощает взаимоотношения между организациями и государственными органами. С 1 сентября 2024 года МЧД станет обязательной для всех, кто подписывает документы от имени директора или ИП.
В данной статье мы подробно разберем применение машиночитаемой доверенности в различных сферах деятельности, приведем подробные примеры, а также расскажем, где и как ее оформить.
Машиночитаемая доверенность - что это такое?
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это инструмент, который позволяет автоматизировать проверку подлинности документов и подтвердить полномочия лица, действующего от имени организации или ИП. МЧД автоматизирует процессы передачи полномочий и снижает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.
МЧД является аналогом бумажной доверенности, но оформляется в электронной форме и передаётся получателям через интернет. Она создаётся в виде файла формата XML и подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) доверителя. Для её использования у уполномоченного лица должна быть КЭП физического лица.
Для подписи цифровых документов рекомендуем сертификаты квалифицированных электронных подписей от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физических лиц.
Информацию об МЧД можно найти в Едином блокчейн-хранилище — распределённом реестре ФНС. Это единая точка доступа для всех пользователей, где можно получить актуальные сведения о машиночитаемой доверенности.
В МЧД можно указать необходимый срок действия, который может быть любым. Если срок не указан, доверенность действует год с момента выдачи. Если полномочия сотрудника заканчиваются по причине увольнения или перехода на другую должность, машиночитаемую доверенность можно отозвать раньше срока её окончания.
Применение машиночитаемой доверенности
Машиночитаемая доверенность используется в различных сферах деятельности, где требуется передача полномочий от одного лица другому.
Создавать МЧД удобно с помощью сервиса «Астрал Доверенность». Это решение позволяет оформить МЧД на сотрудника или доверенное лицо в короткий срок. Директору или предпринимателю достаточно выбрать тип машиночитаемой доверенности, заполнить данные и подписать документ своей квалифицированной электронной подписью (КЭП).
ЭДО с контрагентами
Вы можете использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) при взаимодействии с контрагентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Например, при заключении договоров, получении информации от контрагентов, отправке счетов и актов.
Пример: представьте, что ваша компания хочет заключить договор с другим юридическим лицом. Вместо отправки подписанного бумажного документа по почте, вы используете МЧД.
1. Вы выпускаете квалифицированную электронную подпись (КЭП) на ответственного сотрудника вашей фирмы и удалённо оформляете электронную доверенность для подтверждения полномочий представителя директора.
2. Ваш сотрудник подписывает электронный договор своей КЭП и отправляет его контрагенту вместе с МЧД по электронной почте.
3. Получателю также не требуется покидать своё рабочее место. Достаточно проверить МЧД в распределённом реестре.
Это значительно ускоряет процесс подписания договора и исключает риск подделки документов.
МЧД и взаимодействие с государственными органами
Также МЧД активно используется при взаимодействии с государственными органами, она позволяет автоматизировать и упростить процедуру получения различных услуг.
Применение МЧД:
- ФНС (Федеральная налоговая служба) — подача налоговой отчетности, заявлений на получение налоговых льгот, получение информации о налоговых обязательствах.
- СФР (Социальный фонд России) — подача отчетности по страховым взносам. В работе с данным ведомством необходимо использовать их собственный формат доверенности.
- Честный ЗНАК — подтверждение полномочий при работе с системой маркировки товаров, обеспечивает прозрачность и контроль за движением продукции.
- ЕГАИС (Единая государственная автоматизированная информационная система) — подтверждение полномочий при работе с ЕГАИС (алкогольная продукция, табачные изделия), обеспечивает контроль за оборотом товаров.
Использование машиночитаемой доверенности в ЕГАИС имеет свои особенности.
После регистрации МЧД в ФНС необходимо загрузить ее в Универсальный транспортный модуль (УТМ). Используйте доверенность только для получения RSA-ключа при первом входе в информационную систему. После получения ключа отправлять ее повторно в ЕГАИС не нужно. По истечении срока действия МЧД необходимо оформить новую МЧД на доверенное лицо и перевыпустить RSA-ключ.
- ФТС (Федеральная таможенная служба) — оформление таможенных документов, позволяет автоматизировать процесс таможенного оформления и сократить время на его прохождение.
- Федресурс (Федеральный ресурс о банкротстве) — подача заявлений о банкротстве или получения информации о банкротных процедурах и т.д.
- ГИИС ДМДК (Государственная информационная система для ведения реестра договоров о долевом строительстве) — регистрация договоров о долевом строительстве или получение информации о строительных объектах и т.д.
Например: вашему ЮЛ нужно сдать налоговую отчетность в электронном виде, но ее бухгалтерский учет ведет сторонняя компания. Вам нужно создать МЧД формата 5.01 на сотрудника этой фирмы и выбрать в доверенности необходимые полномочия. Например, для представления налоговой декларации используется код классификатора 1_FNS02. Далее уполномоченный подпишет пакет документов своей КЭП физлица, укажет номер доверенности и отправит отчетность в ФНС за вас.
Где еще осуществляется применение МЧД
Еще МЧД используется:
- подтверждение полномочий представителей банков при совершении финансовых операций;
- предоставление доступа к конфиденциальной информации и совершения юридических действий от имени клиента;
- оформление грузов и транспортных средств. Это особенно актуально для международных перевозок;
- подтверждение полномочий агентов и брокеров при заключении договоров страхования;
- заключение сделок и проведения финансовых транзакций между партнерами;
- предоставление доступа медицинским работникам к личным данным пациентов и совершение медицинских процедур;
- подтверждение полномочий преподавателей и сотрудников образовательных учреждений.
Как создавать МЧД
Вы можете создать машиночитаемую доверенность (МЧД) в собственной информационной системе, в распределённом реестре ФНС или через специальные сервисы, такие как «Астрал Доверенность» или «1С-Отчетность».
1. Для начала определите, для каких целей нужна доверенность, и на основе этого выберите формат.
Некоторые государственные органы используют собственные форматы МЧД, поэтому перед оформлением нужно проверить, какой формат подходит именно вам. Например, для хозяйственных сделок между организациями можно использовать базовый формат 002.
В большинстве случаев, например, для взаимодействия с контрагентами, подходит единый формат от Минцифры версии 003. Для сдачи отчётности в налоговую используется специальный формат — 5.01.
2. Затем заполните информацию о доверенности, доверителе и доверенном лице. Также выберите код полномочий из специального справочника, который можно найти на сайте Единой системы нормативной справочной информации Госуслуги. Если необходимых полномочий в этом перечне нет, пропишите их буквами.
3. Далее подпишите МЧД квалифицированной электронной подписью (КЭП) генерального директора или лица, имеющего право действовать от имени организации или ИП без доверенности. Необязательно, чтобы доверенность заполнял именно руководитель. В сервисе «Астрал Доверенность» МЧД может заполнить любой сотрудник с доступом к сервису и отправить на подпись директору нажатием одной кнопки.
Важно помнить, что пользоваться сертификатом КЭП может только его владелец. Вы можете составить МЧД самостоятельно, но подписать её должен только директор. Использование чужой квалифицированной электронной подписи противозаконно.
4. После этого отправьте МЧД в распределённый реестр налоговой для регистрации.
Можно ли передоверить МЧД?
Вы можете создать машиночитаемую доверенность (МЧД) форматов 002 и 003 с правом передоверия. Это позволяет уполномоченному лицу передать право подписи своему подчинённому или помощнику, что необходимо для распределения различных функций.
Пример: ваша компания участвует в электронных торгах. Вы заключаете контракт со сторонней организацией, которая занимается сопровождением участия в тендерах, предоставляя услуги «под ключ». Вы оформляете на генерального директора этой организации универсальную МЧД формата 003 с правом передоверия, указывая все необходимые полномочия.
Генеральный директор этой организации, в свою очередь, распределяет обязанности среди своих сотрудников, оформляя на каждого машиночитаемую доверенность. Например, один сотрудник составляет и подписывает техническую документацию, другой заверяет договоры на исполнение контракта.
Каждая последующая МЧД содержит информацию о предыдущих оформленных доверенностях вплоть до корневой. Если отозвать, например, главную доверенность, то все последующие в цепочке МЧД станут недействительными..
Можно ли подписать документы за директора без МЧД?
Сегодня доверенное лицо может подписать документ или сдать отчётность за директора без машиночитаемой доверенности (МЧД), используя личный сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП), в котором содержатся реквизиты юридического лица, от имени которого оно действует.
Такие сертификаты выпускались до 31 августа 2023 года, и получить их уже невозможно. С 1 сентября 2024 года они станут нелегитимными и использовать их будет нельзя.
С этого момента для действий от имени организации потребуется машиночитаемая доверенность и КЭП физического лица. Применение бумажных доверенностей для сдачи отчётности с этой даты также будет запрещено.
На кого можно оформить МЧД?
Закон не требует оформлять машиночитаемую доверенность (МЧД) на конкретное лицо. Доверитель может оформить этот документ на любое физическое лицо по своему усмотрению. Это лицо необязательно должно быть вашим штатным сотрудником. Полномочия можно передавать не только физическим лицам, но и другим индивидуальным предпринимателям или юридическим лицам.
Главное условие — у уполномоченного должна быть квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Преимущества использования машиночитаемой доверенности
Использование машиночитаемой доверенности (МЧД) в различных сферах приносит ряд преимуществ:
- сокращается время на обработку документов, проверку подлинности и полномочий;
- повышается уровень доверия к электронному документообороту, так как используется квалифицированная электронная подпись (КЭП), которая гарантирует неизменность документа после заверения и приравнивается к рукописной подписи;
- уменьшается количество бумажных документов, упрощая взаимодействие между контрагентами;
- снижаются расходы на обработку, включая затраты на печать, отправку по почте и хранение.
В целом, МЧД делает взаимодействие с контрагентами и государственными органами более простым, удобным и, главное, законным.
