Наша компания более 23 лет занимается выпуском продукции для нефтегазовой сферы, в частности, внутрискважинного оборудования. За это время мы накопили значительный перечень номенклатур различных изделий. Одним из обязательных документов, необходимых для эксплуатации изделий, является паспорт и руководство по эксплуатации.
Этот документ включен в перечень сопроводительной документации на приборы, оборудование и прочее.
Проблемы старой системы:
До недавнего времени ситуация усугублялась тем, что каждый новый выпуск устройства имел свою версию паспорта. Поскольку технологии развития и требования заказчиков неустанно меняются, количество версий паспортов множилось, и для одного изделия порой существовало до десяти различных версий этих документов. В условиях жесткой конкуренции одно и то же изделие могло иметь несколько вариаций документации, соответствующих различным требованиям разных заказчиков.
Ручное заполнение паспортов становилось настоящим испытанием. Любое изменение в описаниях, мерах безопасности или адресах предприятия требовало внесения правок в тысячи документов. Человеческому ресурсу становилось все сложнее справляться с этой нагрузкой.
Решение через автоматизацию:
В этот момент появилась идея разработать систему автоматизированного оформления паспортов на изделия. Наши усилия в этом направлении увенчались успехом. И позволили создать уникальное решение на рынке ТехФайл
С появлением автоматизации процесс создания паспортов стал значительно более организованным и структурированным. Это позволило сотрудникам освободиться от рутинных задач и перенаправлять свои усилия на более сложные и значимые аспекты своей работы.
Принципы новой системы:
Новая система основывалась на трёх ключевых элементах:
- Универсальные шаблоны документов:
Мы разработали универсальные шаблоны, в которые были включены все необходимые технические параметры и подробные описания для каждого типа изделия. Это позволило значительно сократить количество документов - вместо ранее используемых 100 различных документов теперь достаточно одного выверенного шаблона для каждого типа продукции.
Особенно удобно, что при создании этих шаблонов можно использовать все преимущества Microsoft Word или Excel, привычные пользователям. Такой подход позволил повысить эффективность и унифицировать оформление документации. - База данных параметров изделий: Созданная база данных содержала все параметры каждого изделия. Этот этап оказался самым сложным с точки зрения трудоемкости и ресурсов, так как необходимо было взять актуальные данные на изделие и внести их в базу. Но имея в своих руках мощный инструмент по заполнению базы, удалось построить работу таким образом, что часто встречающаяся информация или данные которые статичны встраивались в базу выбором из нескольких значений, или по условию. Также намного ускорило работы что скопировав одни параметры и изменив несколько полей на выходе получалось новая версия изделия.
- Программное звено с веб-интерфейсом: Это звено позволяет легко заполнять данные в базу через дружелюбный веб-интерфейс, затем привязать поля из базы данных к шаблону и нажатием одной кнопки формировать документ. Оно также обеспечивает удобную фильтрацию и поиск различий между версиями документов.
Внедрение и использование системы:
Особое внимание было уделено созданию удобного интерфейса, чтобы сотрудники могли легко и быстро работать с новой системой. Шаблоны документов автоматически заполняются данными о продукции, которые могут быть как статичными (текст, дата, картинка, график, таблица и прочее), так и динамическими. Динамические поля представляют собой данные, вычисляемые по математическим формулам на основе нескольких значений, хранящихся в базе. Также система позволяет строить графики и динамические таблицы, размер которых зависит от количества данных в строках. Таким образом, была реализована всесторонняя автоматизация заполнения документов, что значительно упрощает и ускоряет работу.
Для обеспечения безопасности данных и контроля доступа мы создали многоуровневую систему аутентификации пользователей. Это позволило защитить конфиденциальность информации и контролировать доступ, ограничивая его только уполномоченным сотрудникам.
Импорт и экспорт:
Часть необходимых данных уже была накоплена в Excel-таблицах. Чтобы не тратить время на ручной ввод, мы реализовали возможность импорта этих данных, что позволило вывести автоматизацию на еще более высокий уровень. Кроме того, теперь пользователи могут экспортировать уже существующие данные в любой удобный табличный формат, выбирая при этом только требуемые поля для импорта.
Результаты и преимущества:
Внедрение автоматизированной системы оформления паспортов принесло значительные преимущества. Мы отмечаем значительное увеличение производительности и снижение количества ошибок при заполнении паспортов.
Если ранее на заполнение одного паспорта требовалось несколько часов, то теперь это занимает всего несколько минут.
Заключение:
Наша система автоматизированного оформления паспортов стала настоящим прорывом в управлении документацией и контроле качества. Она позволяет сократить время и ресурсы, улучшить качество работы и повысить эффективность процесса. Мы гордимся этим достижением и готовы поделиться нашим опытом с другими компаниями. Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать больше о нашей системе, пожалуйста, посетите ТехФайл и дайте знать!
