Я — любитель работать в нескольких направлениях. Это делает меня универсальным солдатом, но когда слишком много вводных проектов, это может стать причиной стресса и потери эффективности.
Но иногда случаются авралы, которые напоминают напасть. Будто бы прорвало все трубы разом, в дверь трезвонит курьер, а телефон разрывается от звонков.
Что делать если со всех сторон валятся задачи?
Например, вчера мне нужно было создать сразу несколько статей, сделать прототип сайта, отправить резюме, ответить на несколько сообщений, сгенерировать изображение и так далее. И всё это за очень краткое время. Тогда я применил простую последовательность действий.
Запомните эти восемь шагов. Сначала развернуто, а потом в виде памятки.
👓Восемь шагов к эффективному управлению задачами в случае многостороннего аврала.
1. Уточните сроки выполнения задач. Вам говорят что все задачи требуют срочного выполнения? Объясните, что вы — единственный исполнитель, и у вас может не хватить времени на все проекты. В этом случае выберите наиболее важные задачи и ограничьте их количество.
2. Ранжируйте входящие задачи. Определите дедлайны и используйте самое быстрое и пока лучшее приложение — бумагу и ручку для быстрых записей и структурирования задач. Затем внесите получившийся список в телефон или другое удобное место для хранения.
3. Распределяйте задачи. Если у вас возникла ситуация, когда нужно сделать сразу пять дел за один промежуток времени, поймите, что в чём-то вы непременно потеряете. Либо вы всё успеете и сделаете не очень качественно, либо сделаете качественно только часть работы. В таком случае предупредите того, кто даёт задачу, что, либо результат будет не очень, либо вам понадобится помощь. Важно уметь трезво оценивать свои силы и просить помощи. Также важно понимать, что плохой результат может быть связан с нехваткой времени и сил.
4. Сосредоточьтесь на одной задаче. Многозадачность может показаться продуктивной, но на самом деле она часто приводит к меньшей эффективности и большему стрессу. Лучше всего сосредоточиться на одной задаче и довести её до конца, прежде чем переходить к следующей. Это поможет улучшить качество работы и уменьшить чувство перегруженности.
5. Используйте техники интервального тайм-менеджмента. Например, метод Pomodoro или подход из «Миски Салата», когда вы выделяете академический час (40-45 минут) на работу и потом отдыхаете. Также можно делегировать часть задач другим людям, если это возможно. Делегирование поможет вам сосредоточиться на самых важных и срочных задачах.
6. Умейте говорить «нет» на новых входящих. Это может быть особенно трудно для людей, не привыкших отказывать другим, но важно помнить, что ваше время и ресурсы ограничены. Если у вас уже есть слишком много задач, не бойтесь отказать в новых проектах или перенести их на более поздний срок. Даже универсальный солдат не может отрастить себе клона, который все сделает за него. Увы, это так. Отказывайтесь от новой работы.
7. Регулярно оценивайте свой прогресс. Регулярно пересматривайте свои задачи и их приоритеты, чтобы убедиться, что вы движетесь в правильном направлении. Это поможет вам вовремя корректировать планы и избегать ненужного стресса. Это можно делать во время перерывов в режиме Pomodoro или «Миски Салата».
8. Заботьтесь о себе. Убедитесь, что вы достаточно отдыхаете, правильно питаетесь и уделяете время физической активности. Это поможет поддерживать высокий уровень энергии и продуктивности. Воспринимайте это как плату за эффективность. Самое глупое, что можно сделать — во время аврала пренебрегать своим отдыхом и питанием. Лучше поспать полтора часа, чем не спать нисколько. Лучше поесть хоть что-то, а не волшебное ничего.
❗Памятка по 8 шагам для «универсальных солдат» в случае многостороннего аврала.
- Запрашивайте сроки и ограничивайте входящие задачи: Уточняйте приоритеты и сообщайте о своих возможностях.
- Ранжируйте задачи: Определите срочные и важные задачи и фиксируйте их.
- Распределяйте задачи: Учитывайте свои реальные возможности и просите помощь, если нужно.
- Сосредоточьтесь на одной задаче: Избегайте многозадачности для повышения эффективности.
- Умейте говорить "нет": Не перегружайтесь новыми задачами, если уже загружены.
- Регулярно оценивайте прогресс: Корректируйте планы по мере необходимости.
- Заботьтесь о себе: Поддерживайте здоровье и энергию для работы. Ради результата не стоит рисковать здоровьем.
Следуя этим шагам, вы сможете более эффективно управлять своими задачами, снижая стресс от многостороннего обвала.
💙Если вам понравилась статья, не забудьте отметить это лайком. Подпишитесь на наш блог, у нас много полезного контента:
