В этом кейсе расскажем, о проекте внедрения 1С:УНФ в строительной компании, о задачах, которые были поставлены на старте проекта и о том, как мы решали их на базе 1С:УНФ.
Необходимость оцифровки бизнес-процессов, а также внедрения управленческого учета и единой управленческой системы возникли в связи с активным развитием компании, расширением географии и выходом на новые рынки. До начала проекта в компании уже использовалась 1С:УНФ, но были автоматизированы не все нужные функции. Растущий бизнес требовал большего учета, стали появляться новые задачи и существующего функционала стало недостаточно. В связи с этим, руководство приняло решение о полноценном внедрении 1С:УНФ.
Перед началом проекта были озвучены следующие цели и ожидания:
- Настроить CRM-систему для полноценного учета сделок, клиентов и т.д.
- Наладить прозрачный складской учет
- Внедрить и настроить управленческий учет
- Внедрить и настроить возможность расчета коммерческих предложений
- Автоматизировать процессы выбора исполнителей
- Создать единую среду для обсуждения и ведения переписки по проекту с возможностью обмениваться документами
- Автоматизировать процессы, связанные с регулярным обслуживанием объектов
- Уложиться в бюджет и максимально использовать типовые функции системы
Настройка блока CRM
Описание ситуации и выявление текущих проблем
До проекта внедрения 1С:УНФ в компании использовалась amoCRM. В системе велся в основном учет контрагентов и отражались основные моменты по сделкам. Одной из задач проекта была настройка CRM в 1С:УНФ, т.к. наш заказчик хотел вести учет не только по существующим клиентам, а также учитывать лиды. Для сбора информации по потенциальным клиентам наш заказчик использовал лид-магниты, которые были привязаны к различным каналам. Новый лид мог появиться на сайте, в месенджере, позвонить по телефону и т.д. Часто информация терялась, а также терялась информация по взаимодействию с потенциальным заказчиком, при обсуждении рабочих вопросов менеджерам приходилось по памяти восстанавливать историю взаимодействия. Все это усложняло работу и заставляло держать в голове большой массив информации. Переход к единой системе учета и консолидация информации по контрагентам, лидам и сделкам в 1С:УНФ позволил бы собрать информацию в едином месте, а также автоматизировать процессы по расчету коммерческих предложений.
Решение задач
Проект мы начали с настройки блока CRM, который теперь позволяет вести учет клиентов и лидов в единой системе и сохранять историю взаимодействия. Отдельным интересным моментом стало то, что к данному процессу были подключены руководитель отдела продаж (РОП) и маркетолог. Такая связка позволила вести полноценную работу с лидами и осуществлять контроль процессов.
РОП на ежедневной основе может выполнять следующие действия:
- Посмотреть, по каким лидам он является ответственным;
- Написать менеджеру комментарий и узнать, почему работа по лиду не ведется;
- Создать e-mail и SMS рассылки
- Сформировать и скачать список лидов с различной сегментацией
- Выявить ответственных лиц, у которых накопились необработанные события
Маркетологу стали доступны следующие функции:
- Составить план по количеству лидов
- Проставить плановые расходы на привлечение лидов и плановую выручку
- Посмотреть план-факт привлечения лидов и стоимость их привлечения
Данные возможности для РОПа и маркетолога были настроены через функционал «Планировщик задач».
По ходу обсуждения и совместной работы появилась идея доработки системы для того, чтобы менеджеры могли рассчитывать необходимое количество лидов для выполнения KPI по продажам. Но об этом мы расскажем позже.
На этом работа с настройкой раздела CRMне закончилась, и мы автоматизировали на базе данного блока еще несколько бизнес-процессов. Например, бронирование переговорных, которое мы настроили на базе функционала «Планировщик ресурсов».
Продажа собственных товаров и товаров партнеров
Описание ситуации и выявление текущих задач
Наш клиент помимо услуг по ремонту помещений активно занимается продажами строительных материалов. Продажа материалов может осуществляться двумя способами:
1) продажа с собственного склада
2) продажа со склада поставщика, (транзитные товары)
В рамках проекта по внедрению1С:УНФ перед нами стояла задача разделить эти два пути, т.к. в них присутствует разная логика бизнес-процессов. А также выбор того или иного варианта продажи продукции влияет на финансовые показатели.
По ветке продажи с собственного склада мы учли и настроили в программе возможность отслеживать какой товар в каком количестве и где именно хранится на собственном складе. Если товара достаточно для выполнения работ по ремонту объекта, менеджер может зарезервировать его.
В проектной деятельности часто бывает так, что нужного товара нет на собственном складе, или он есть в недостаточном количестве, а еще бывают такие случаи, когда выгоднее заказать необходимый товар напрямую у производителей или дилеров. Для этих случаев мы настроили возможность обращаться к базам данных партнеров по API, чтобы посмотреть актуальные остатки и оформить заказ.
Если нужного товара нет ни на одном из складов менеджер может подобрать аналоги и добавить их к заказу покупателя.
После того, как будет принято решение о покупке товаров необходимо решить вопрос его хранения и доставки. Часто строительные материалы заказываются заранее, чтобы в тот момент, когда они потребуются на объекте не столкнуться с проблемой их отсутствия на рынке. А также заблаговременная покупка может обойтись значительно дешевле, т.к. есть возможность воспользоваться сезонными скидками или маркетинговыми акциями. В таком случае купленные товары хранятся на складе до востребования. Храниться товар может как на собственном складе компании, так и на складах у партнеров. И в том и в другом случае менеджеру важно рассчитать стоимость хранения, т.к. она влияет на экономику всего заказа. Для отражения данного бизнес-процесса в 1С:УНФ мы воспользовались схемой ответственного хранения. В результате этого менеджеры видят данный товар и имеют возможность управлять стоимостью и сроками хранения, а также вопросами дальнейшей доставки.
Таким образом у менеджеров появился инструмент, который позволяет в режиме реального времени найти и добавить к заказу нужный товар и узнать по нему актуальные остатки и цены. Помимо этого, у менеджера есть возможность посмотреть, сколько обойдется хранение товара на складе, если данный товар закупается заранее, а также рассчитать стоимость доставки и спланировать данный процесс. Все это позволяет максимально быстро просчитывать различные варианты поставки и принимать управленческие решения.
Калькуляция заказа
Описание ситуации, выявление и решение текущих задач
Когда работаешь на конкурентном рынке важно очень быстро и без ошибок уметь формировать коммерческие предложения. Они позволяют предметно разговаривать с клиентами и предлагать максимально выгодные условия, не нанося финансового ущерба за счет предоставления не обоснованных скидок и специальных условий. До внедрения 1С:УНФ менеджеры не имели возможности быстро сформировать предложение из-за того, что им приходилось запрашивать цены у поставщиков, сверять их с собственными ценами, проверять наличие товара на складе, искать и подбирать аналоги товарам, которых нет в наличии. Все это затягивало подготовку и расчет коммерческого предложения. Для того, чтобы менеджеры могли быстро формировать коммерческие предложения важно иметь возможность рассчитать различные варианты по проекту и выбрать наиболее подходящий, который и ляжет в основу будущего коммерческого предложения.
Справиться с данной задачей мы решили через калькуляцию заказа. Это удобно для менеджера, т.к. позволяет в карточке заказа завести несколько вариантов калькуляций и выбрать наиболее выгодное предложение. Например, стоимость предложения, которое включает в себя продажу товаров с собственного склада может значительно отличаться от предложения, где товары закупаются у партнеров. Помимо информации о работах, товарах, сопутствующих расходов менеджер получает информацию по расчету рентабельности каждого из вариантов и имеет возможность согласовать скидки и дополнительные условия для потенциального клиента у своего руководителя.
В одном заказе покупателя может быть несколько расчетов, а сводная таблица по каждому из расчетов позволяет быстро выбрать самый выгодный вариант благодаря тому, что содержит информацию о себестоимости и предполагаемой прибыли.
Если менеджеру необходимо дать скидку на заказ, он может, не выходя из системы, отправить руководителю запрос на согласование такой скидки.
Бывают такие ситуации, что для расчета стоимости работ сначала необходимо произвести обследование объекта. Для этого необходимо подключить инженера. Этот процесс мы тоже автоматизировали на базе 1С:УНФ и расскажем об этом позже. В данном разделе интересно обратить внимание на то, что после обследования объекта инженер может сформировать спецификацию для менеджера. Данная спецификация содержит информацию о необходимых товарах и работах и служит основанием для расчета.
Таким образом весь процесс стал занимать гораздо меньше времени, а предлагаемые клиентам расчеты более выгодными и обоснованными.
Учет затрат
До и после заключения договора с клиентом в компании ведется активная работа. В рамках одного проекта может быть масса разнообразных процессов, которые необходимо учитывать, чтобы выполнить проект и иметь возможность посчитать его экономику. Речь идет и о выполнении самих работ, и о закупке товаров, и о привлечении субподрядчиков, а также о замерах, представительских расходов, расходов по партнерской программе и т.д.
Дополнительные расходы по проектам
Еще до заключения договора на оказание услуг компания нашего заказчика может столкнуться с тем, что по проекту могут быть расходы. В основном эти расходы связаны с представительскими тратами, тратами на оплату партнерской программы и с произведением предварительных замеров. Также у нашего клиента есть ряд работ, которые предполагают использование расходных материалов. Но нюанс заключается в том, что заранее рассчитать количество расходного материала практически невозможно, или будет большая погрешность. Для таких работ также очень важно учитывать расход материалов и вносить его в систему.
Учет всех сопутствующих и неочевидных расходов по проекту позволяет вести корректный управленческий учет отражать траты в разрезе проектов, менеджеров, клиентов. Такая информация позволяет сделать в будущем объективные выводы.
Привлечение исполнителей и планирование загрузки ресурсов
Вызов инженера для замера
Отдельной задачей является вызов инженера на объект для того, чтобы произвести замер и определить перечень работ. Для этого мы реализовали механизм назначения инженера на объект с учетом его занятости. Сделать это помог планировщик ресурсов.
Менеджер всегда видит, в какие дни есть нагрузка, а какие дни можно предложить заказчику. После того, как выбран день и время замера, инженер получает уведомление и отметку в личном календаре о запланированном событии.
Трудозатраты по замеру также отражаются в управленческом учете.
Выбор исполнителя по заказу
После заключения договора перед ответственным менеджером стоит вопрос назначения исполнителей по данному объекту. И тут есть два варианта: работы могут выполнить сотрудники собственных бригад или можно обратиться к услугам субподрядчиков. Для того, чтобы определиться с выбором менеджеру необходимо понимать загрузку бригад и стоимость работ, т.к. разные бригады могут выдавать различную стоимость работ.
Для решения данной задачи мы настроили возможность выбора собственных бригад. Для этого менеджеру необходимо указать период времени, в который должен быть выполнен проект. После этого система предложит возможные варианты.
Менеджер может выбрать и запланировать работы по проекту.
Если привлечь собственные бригады не получается, менеджер может создать заказ поставщику и спланировать работы подрядчика.
Таким образом, благодаря 1С:УНФ менеджеры могут посмотреть загрузку бригад, сформировать перечень необходимых работ и отследить их выполнение.
С точки зрения управленческого учета, система позволяет формировать взаиморасчеты с подрядчиками и учитывать расходы. Аналогично и с собственными бригадами – система ведет расчеты с персоналом. Данная информация автоматически учитывается в экономике проекта.
Использование инструментов
Для того, чтобы выполнить ремонт объекта используется огромное количество инструментов. И если такие инструменты, как молоток, отвертка и т.д. есть практически у каждого сотрудника, то с перфораторами и дрелями дела обстоят иначе. Данные инструменты необходимо заранее бронировать. Для этого мы настроили отчет, который позволяет отследить, где находится тот или иной инструмент и когда он освободится. А также настроили возможность создавать события на передачу и возврат инструментов.
Это позволило отслеживать местонахождение инструментов и планировать их использование на различных объектах.
Производственные работы
В рамках реализации проектов наш заказчик может самостоятельно производить часть материалов. Например, это касается таких работ, как колеровка краски. Для того, чтобы выполнить заказ нужно понимать и отслеживать массу данных: объект, заказчик, цвет, необходимое количество, сроки и т.д. Все эти процессы мы автоматизировали через функционал производства.
Благодаря настройке и внедрению данного функционала, сотрудники производства могут видеть заказы, которые необходимо выполнить. По каждому заказу есть необходимая информация о количестве, сроках, заказчике и т.д. В свою очередь, менеджер, формируя данный заказ может отследить загрузку производства, скорректировать сроки, назначить исполнителей, произвести предварительную оценку стоимости работ с учетом используемых материалов и работ. Если сотрудники внесли всю необходимую информацию и провели заказ, то результаты по затратам автоматически ложатся в финансовые отчеты.
Перемещение материалов
Специфика услуг нашего клиента предполагает, что в рамках одного проекта необходимо несколько раз организовывать доставку материалов. Например, сначала на объект завозится черновой материал, и только в самом конце работ на объект привозят отделочный материал. Эти передвижения необходимо отслеживать и планировать. В этом нам сильно помог налаженный складской учет, который был описан ранее. После его внедрения стало понятно, какой материал, где хранится и к какому заказу относится.
Нам осталось автоматизировать только процесс перемещения. Для этого необходимо было синхронизировать работу сотрудников склада и прорабов. Настроили данный процесс через события и заказы на перемещение.
В результате мы автоматизировали данный процесс без дополнительных доработок системы.
Единая коммуникационная среда по проекту
Проекты, которые ведет наш заказчик являются сложными и с точки зрения подготовки и согласований и с точки зрения реализации. Такие проекты предполагают огромное количество коммуникации и привлечения различных специалистов. Также в рамках одного проекта может быть много проектной документации. Для нашего заказчика было важно иметь возможность сохранять историю взаимодействия и документы. Для того, чтобы реализовать это требование мы настроили возможность вести обсуждения, создавать события по проекту и прикреплять документацию.
Единая площадка ускоряет процесс общения и согласования рабочих вопросов по проекту. Видна история коммуникации и прикрепленные документы. Благодаря этому усиливается контроль над процессом.
Регулярное обслуживание
Помимо услуг по продаже и ремонту помещений наш заказчик имеет еще часть клиентов, которые пользуются регулярным обслуживанием. Для таких клиентов важно формировать ежемесячный пакет документов, который содержит в себе счета и акты выполненных работ. У каждого такого клиента может быть разный набор услуг, которые необходимо регулярно выполнять в течение месяца, например, работы по техническому обслуживанию инженерных систем. Для решения данной задачи мы использовали биллинг, который настроили через обработку выставления счетов.
В результате, все те клиенты, которые заключили договора на регулярное обслуживание своевременно получали счета и акты. А благодаря 1С:УНФ мы полностью освободили менеджеров от рутинной работы, т.к. для каждого такого клиента достаточно только один раз выполнить настройки в системе. Далее 1С:УНФ самостоятельно рассылает документы и учитывает это в финансовых результатах.
Управленческий учет
Для нашего клиента было крайне важно видеть полноценную и корректную картину по каждому проекту, менеджеру, клиенту. Для этого необходимо учитывать все расходы и доходы, которые возникают в процессе работы. До внедрения 1С:УНФ это было практически невозможно. Информация собиралась в отдельных системах, файлах или хранилась в блокнотах сотрудников. Благодаря тому, что мы настроили и отразили в программе бизнес-процессы, стало возможным вести управленческий учет. Наш клиент получил возможность отслеживать эффективность работы менеджеров. Стало понятно, кто из менеджеров работает максимально эффективно и приносит больше денег в компанию. Менеджерам данная информация тоже доступна, но только с разграничением прав доступов. Каждый менеджер может видеть информацию только по своим проектам.
В разрезе каждого отдельного объекта стало понятно, сколько материалов было продано, сколько работ выполнили, сколько проект длился по времени и какую прибыль данный заказ принес компании. Аналогичная информация доступна и в разрезе клиентов. Система позволяет выбрать отдельного клиента или создать нужный сегмент и просмотреть аналитику по продажам.
Отдельным достижением стало то, что менеджеры стали активно заполнять платежный календарь. Все планируемые оплаты систематически заносятся и отслеживаются. Это позволяет отслеживать оплаты и избегать кассовых разрывов. Чтобы избавить менеджеров от соблазна не вносить информацию в платежный календарь, сделали дополнительную настройку. Данная настройка не дает провести сделку, пока информация по ней не будет внесена в платежный календарь.
В рамках настройки управленческого учета были настроены основные отчеты и специализированные отчеты для отслеживания показателей по направлениям деятельности. В общей сложности мы настроили работу более 20 управленческих отчетов.
А где же премия?
За хорошую работу и премию заплатить приятно. А справедливо рассчитать премию поможет 1С:УНФ. Для этой задачи мы выполнили доработку системы по автоматическому начислению премии менеджерам. Доработка учитывает все направления, которые ведут менеджеры и умеет начислялась премию, которая определяется % от прибыли, полученной с заказа покупателя. Доработка системы в этом случае была обусловлена тем, что у разных подразделений может быть установлен разный премиальный процент. И необходимо учитывать тот процент, который относится к подразделению, в рамках которого менеджер совершил продажу. Процент премии берется только от прибыли с заказа. При этом при расчете самой прибыли на нее не должны влиять затраты на будущую премию. ⠀
При расчете премии необходимо учитывать дополнительные условия и правила. Например, при продаже услуг и при продаже товаров разные затраты. В связи с этим мы запрограммировали разные формулы расчета прибыли, которые в конечном итоге влияют на итоговый расчет премии. ⠀
В результате наш заказчик получил доработку, которая умеет автоматически рассчитывать премию по отдельным сотрудникам, проектам и направлениям.
Выводы и результаты по проекту
В рамках данного проекта нам удалось справиться со всеми задачами, которые были озвучены до начала работ. Особенно ценно то, что специалистам нашей компании удалось перенести бизнес-процессы компании в 1С:УНФ без доработок самой системы. Это позволило значительно сократить бюджет на внедрение.
Особенно ценным результатом стало то, что благодаря 1С:УНФ удалось учитывать практически все расходы по проектам. Стало понятно, где был перерасход, где менеджеры не уложились в бюджет сопутствующих расходов, сколько прибыли принес проект.
Вторым значительным плюсом стала автоматизация предварительного расчета по проекту. У менеджеров появилась возможность учитывать практически все расходы в рамках одного проекта и самостоятельно рассчитывать предварительную стоимость материалов и услуг. Общее время на подготовку коммерческого предложения значительно сократилось за счет того, что 1С:УНФ позволила убрать лишнюю коммуникацию и согласования.
Прозрачный складской учет позволил оперативно отслеживать запасы на собственных складах и на складах партнеров, а также бронировать необходимое количество материалов под проекты и находить аналоги, если нужные товары отсутствуют.
За время внедрения и плотной коммуникации с коллегами появилось множество идей по дальнейшему развитию и усовершенствованию системы, но об этом мы расскажем в следующем кейсе. Продолжение следует.
