Эта статья - продолжение статьи "Амазон через призму книги Бастера Бенсона "Искусство продуктивных разногласий".
Джефф Безос применял несколько подходов к организации и ограничению времени совещаний в Amazon, чтобы сделать их максимально продуктивными:
1. Предварительное чтение: Одним из интересных подходов Безоса является начало встреч с сессиями тихого чтения. Участникам совещания раздаются Меморандумы (обычно от 4 до 6 страниц), содержащие основную информацию о обсуждаемой теме, которые они должны прочитать в начале встречи. Это гарантирует, что все участники обладают одинаковым уровнем информированности по обсуждаемым вопросам, и позволяет сразу перейти к обсуждению и принятию решений.
2. Длина совещаний: Несмотря на то, что конкретное ограничение длины совещаний Безосом не было строго формализовано, акцент делался на минимизации времени, затрачиваемого на встречи, и максимизации времени для работы. Введение чтения Меморандумов (см. пояснение ниже) в начале совещания (!) является одним из способов сократить необходимость в долгих объяснениях и дискуссиях.
3. Правило двух пицц (см. пояснение ниже): Как уже упоминалось, это правило подразумевает, что количество участников совещания должно быть достаточно малым (5-8 человек), чтобы ограничить "растекание" дискуссии и сделать взаимодействие более целенаправленным и эффективным.
4. Фокус на цели совещания: Как правило, Безос требовал, чтобы участники совещаний имели четкое понимание целей встречи и задач, которые должны быть решены, что способствовало более эффективному использованию времени.
Эти методы способствуют тому, чтобы встречи были направлены на решение задач, а не на простое обсуждение проблем.
Этот подход Безоса к организации совещаний обеспечивает, что участники полностью сконцентрированы на теме, обладают всей необходимой информацией для обсуждения и готовы к продуктивному диалогу, что в итоге ведет к более эффективному принятию решений и выполнению задач.
Зачем нужно предварительное чтение Меморандума на совещании?
Одна из ключевых практик Джеффа Безоса на совещаниях в Amazon, которую я упомянул выше, но не уточнил в деталях – это начало встреч с тихим чтением Меморандума, продолжающееся в течение первых 20-30 минут. Этот меморандум содержит подробное описание всех аспектов предмета обсуждения и предлагается для чтения всем участникам встречи прямо перед ее началом.
Эта практика имеет ключевое значение по нескольким причинам:
1. Убеждает в информированности: Она гарантирует, что каждый участник встречи получает всю необходимую информацию и полностью понимает предмет обсуждения, не полагаясь на предварительно полученные сведения или знания.
2. Экономит время: Этот метод позволяет сэкономить время на долгих презентациях и предварительных объяснениях, освобождая его для непосредственного обсуждения, вопросов и принятия решений.
3. Стимулирует участие: Так как все присутствующие начинают обсуждение с одного и того же уровня информированности, это поощряет более активное и равноправное участие в дискуссии.
4. Фокусирует дискуссию: Поскольку все участники встречи имеют одинаковое понимание обсуждаемой проблемы, обсуждение становится более целенаправленным и конструктивным.
Эта методика представляет собой инновационный подход к проведению совещаний, который ориентирован на эффективность и продуктивность взаимодействия участников.
Требование к меморандуму
Джефф Безос установил довольно конкретные требования к меморандумам, используемым в Amazon для начала совещаний, чтобы обеспечить их максимальную эффективность и целесообразность.
1. Ограничение по Длине: Меморандум не должен превышать 6 страниц, что способствует лаконичности изложения и концентрации на самой существенной информации.
2. Структурированность и Четкость: Меморандум должен иметь четкую структуру, включая введение, основную часть и заключение. Это упрощает восприятие информации и способствует быстрому пониманию ключевых моментов.
3. Полное Описание: В меморандуме должны содержаться все необходимые детали по обсуждаемому вопросу, включая контекст, аргументацию, предполагаемые выводы и рекомендации. Он должен давать полное представление об обсуждаемой теме, чтобы исключить необходимость дополнительных уточнений в процессе совещания.
4. Логическое Построение: Текст меморандума должен следовать логической последовательности, ведя читателя от введения к выводам и предложениям. Это помогает удерживать внимание и повышает эффективность чтения и последующего обсуждения.
5. Ясность и Точность (Отсутствие жаргона): Язык меморандума должен быть ясным и точным, без использования внутреннего жаргона и сложных терминов, если только они не критически важны для понимания материала.
6. Длина: Меморандумы должны быть достаточно подробными, чтобы охватить весь необходимый материал, но при этом оставаться максимально лаконичными и сжатыми. Оптимальная длина – достаточно для охвата всех ключевых аспектов без излишней пространности.
7. Фокусировка на Проблеме: Меморандум должен сосредоточиться на конкретной проблеме или задаче, предлагая пути её решения.
8. Доступность для Непосвященных: Текст должен быть написан таким образом, чтобы его мог понять кто угодно, даже не имеющий глубоких знаний в обсуждаемой области, включая новых сотрудников и тех, кто может быть не знаком с тонкостями обсуждаемой темы.
9. Открытие для Обсуждения: Меморандум должен стимулировать обсуждения, задавая вопросы или предлагая темы для размышлений в конце документа. В конце меморандума должно предлагаться открыть обсуждение конкретными вопросами или темами для размышления, чтобы сразу направить диалог в нужное русло и сосредоточить внимание участников на ключевых моментах.
Эти требования к меморандуму помогают обеспечить, что каждое совещание в Amazon является целенаправленным, продуктивным и приносит конкретные результаты, минимизируя время и повышая эффективность обсуждений.
Как написать такой Меморандум написано в моей статье "Записки аналитика бизнеса на полях книги “Принцип пирамиды Минто”.
Правило двух пицц
Правило двух пицц – это концепция, введенная Джеффом Безосом, основателем Amazon, для управления командами и проведения совещаний. Суть правила заключается в том, что количество участников встречи или команды должно быть таким, чтобы их можно было накормить всего двумя пиццами. Это означает, что в идеальной команде должно быть от 5 до 8 человек.
Главная цель этого правила – сохранить группы достаточно малыми, чтобы увеличить эффективность взаимодействия и принятия решений. В больших группах сложнее организовать продуктивное общение, часто возникает эффект "бродячего микрофона", когда реальное обсуждение затягивается, а вклад каждого участника становится менее значимым. Малые же команды, согласно Безосу, способны более гибко и быстро реагировать на задачи, эффективнее обмениваться идеями и находить инновационные решения.
Это правило стало одним из ключевых в корпоративной культуре Amazon и широко применяется как внутри компании, так и за её пределами, в других организациях, стремящихся увеличить производительность своих команд.
Эта статья - продолжение статьи "Амазон через призму книги Бастера Бенсона "Искусство продуктивных разногласий".
