Если вам предстоит подготовить мероприятие бизнес-развлекательного характера для какой-либо ключевой аудитории, сделайте это нестандартно и эффектно.
А я поделюсь своими фишками и опытом на тему организации MICE-мероприятий таких как бизнес конференции (*термин MICE уверенно входит в инструменты бизнеса и в услуги коммуникационных и туристических агентств. Meetings- деловые встречи, переговоры; Intensive- интенсивный, это про мотивацию, лояльность, праздники и поощрительные поездки; Conference- конференции, конгрессы, семинары; Exhibition - выставки, имиджевые мероприятия, ярмарки и тд.).
Сразу рассмотрим формат на 2-3 дня. Применим как к небольшой группе (например, 20 человек), так и к большой группе (например, 100-200 человек). Формат: бизнес-конференция вплетенная в мини путешествие на лояльность и поощрение.
1. Для кого и какая цель? Узнайте побольше об аудитории для кого вы будет делать мероприятие. Кто эти люди по статусу, какая зона их влияния, какие предпочтения: топ-менеджмент, который принимает ключевые решения (часто искушенные и с повышенными требованиями) или это менеджеры, которые влияют на отдельные процессы в компании и данное мероприятие решает какую-то одну узкую задачу – тимбилдинг и лояльность. Поэтому, какая цель конференции и какие бизнес-задачи мы хотим решить с помощью нее – это второе, что стоит узнать и разобрать поглубже, после определения аудитории. С какими мыслями, впечатлениями и решениями должны уехать гости (аудитория) с вашей конференции? Ответы на эти вопросы получите или сформируйте на этапе внутреннего брифинга.
2. Идея и концепция мероприятия – обязательно! Это про эмоции, впечатления и ключевую мысль. И кстати, идею и концепцию конференции очень часто определяют два фактора: 1. локация – особенности города, места, которое вы выбрали; 2. бизнес-задача мероприятия
3. Выбор места. Если мероприятие больше, чем на один день, сделайте мини путешествие для ваших гостей. Место лучше выбирать не самое далекое: оптимальное до 3-4 часов на самолете. Если больше, долгая дорогая должно быть оправдана эксклюзивностью места или программы.
4. Эксклюзивность места. Это про населенный пункт, город не с самым популярным, но при этом с интересным и аутентичные характером (Соловки, Мурманск и т.д.). Или это про уникальность места проживания: известный и дорогой отель, уютный корабль, туристический поезд, глэмпинг и т.д.
5. Эксклюзивность программы. Вы можете отвезти своих гостей в город, где наверняка все были и не один раз, например Санкт-Петербург, но, программа при этом должна быть эксклюзивчик: ночная и уникальная в своем роде экскурсия по Эрмитажу, бизнес-часть конференции в Юсуповском дворец с иммерсивным включениям актеров, а вечером музыкальный квартирник с известным музыкантом на самом стильном и уютном кораблике в Питере. Поверьте, незабываемые эмоции и впечатления останутся в памяти ваших гостей надолго, если не навсегда.
6. Необычность в обычных вещах. Людям зачастую интересно получать новый опыт. Поэтому, подумайте про нестандартные форматы для стандартных задач. Бизнес-часть, тим-билдинг, экскурсия, ужин и т.д. – подумайте как это можно сделать иначе, по-новому и при этом уместно. Даже велкам-подарок для гостей не делайте шаблонным. Подходите с душой и идей к каждому элементу мероприятия.
7. Селебрети. Люди любят соприкасаться с известными интересными личностями, поэтому подумайте в какой момент и кого в рамках концепции, задачи вы сможете пригласить. Это может быть спикер, музыкант и даже со-организатор или участник. Самый интересный челендж сделать это в рамках имеющегося бюджета. Задача всегда нетривиальная, но зачастую реализуемая
8. Предварительный тест. Постарайтесь провести личную инспекцию всех мест в рамках программы заранее. Заодно прогоните с режиссером на месте предварительный сценарий, который будет позже докручен. Еда должна быть вкусная - пробуйте. Места отвечать вашим запросам – отсмотрите. Оговорите заранее все возможные риски и готовность к ним: дождь на экскурсиях – дождевики/зонты/места укрыться, ветер на гала-ужине под открытым небом - пледы/грелки.
9. Команда. Ключевой костяк внешних людей в команде на мероприятие: креатор, режиссер, технических директор, операционный директор/менеджер. Всю остальную команду они подберут под себя и задачи.
10. Фишки каждого дня. Продумайте каждый этап каждого дня. Проверьте, что фишечка или уникальность есть в каждом дне: как в мелочах, так и в крупных этапах. Отнеситесь с чуткостью к мероприятию и к гостям, как в процессе подготовки, так и в процессе проведения. И все получится незабываемо и очень душевно :)
#мероприятия#конференции#MICE
