Инициация проекта. Инструкция по подготовке плана автоматизации предприятия.

Современные реалии бизнеса диктуют предприятиям необходимость постоянного совершенствования и повышения эффективности своей деятельности. Одним из наиболее действенных инструментов для достижения этих целей является автоматизация бизнес-процессов с применением передовых информационных технологий.

Инициация — это процесс, во время которого предварительно оценивают, стоит ли запускать проект, practicum.yandex.ru.

Однако практика показывает, что многие проекты по автоматизации так и не приносят ожидаемого эффекта из-за недостаточно качественной подготовки на этапе инициации. Нередки ситуации, когда предприятие тратит значительные средства на внедрение систем автоматизации, но так и не достигает поставленных целей.

Чтобы избежать подобных ошибок, крайне важно провести комплекс мероприятий по подготовке предприятия к автоматизации еще до начала самого проекта. В данной статье предлагаем план действий, следование которому позволит обеспечить успешный старт инициативы по автоматизации и заложить фундамент для достижения запланированных бизнес-результатов.

Формирование рабочей группы и распределение ответственности

Для успешной реализации любого проекта ключевую роль играет эффективность работы команды. Рекомендуется сформировать рабочую группу, в которую должны войти:

• Руководитель проекта, который отвечает за общую координацию и принятие управленческих решений.
• Представители ИТ, которые отвечают за техническую составляющую проекта.
• Представители бизнес-подразделений (например, руководители функциональных подразделений), которые формулируют требования и ожидания бизнеса от автоматизации.

В рамках рабочей группы необходимо четко распределить функциональные обязанности каждого участника с закреплением персональной ответственности за конкретные направления работ.

Анализ текущего состояния бизнес-процессов

На этом этапе необходимо проанализировать основные бизнес-процессы компании в области, подлежащей автоматизации. Для этого можно воспользоваться следующим шаблоном таблицы:

Пример таблицы бизнес-процессов

Анализ поможет выявить текущие "болевые точки" в процессах и наметить пути для оптимизации, например:

1. Автоматизация согласования заказов для ускорения обработки
2. Внедрение онлайн доступа к складским остаткам для менеджеров
3. Автоматический расчет оптимального размера заказа
4. Формирование видения целевого состояния

После проведения анализа текущего состояния, необходимо сформировать четкое видение того, как будут выглядеть бизнес-процессы после автоматизации. Это позволит понять ожидаемый эффект и измерить результат.

Формирование видения целевого состояния

В качестве целевых показателей могут быть определены:

• Сокращение сроков обработки заказов с 3 до 1 дня
• Снижение трудозатрат на ручные операции на 30%
• Повышение точности учета складских запасов до 98%

Также необходимо в виде схем описать желаемые бизнес-процессы после автоматизации, например:

1. Прием заказа → Автоматическая проверка наличия на складе → Автоматическое резервирование товара → Автоматическая отгрузка.
2. Учет остатков на складе → Автоматический расчет потребности в закупке → Формирование заказов поставщикам.

Благодаря такому целевому видению можно будет понять требования к системе автоматизации и оценить степень их выполнения на этапах тестирования и внедрения.

Разработка чек-листа для подготовки к инициации

На основе проведенного анализа и сформированного целевого видения необходимо разработать детальный план мероприятий по подготовке с указанием сроков и ответственных:

• Подготовка ИТ-инфраструктуры (Ответственный - Петров П.П.)

1. Установка дополнительных серверов под нужды системы автоматизации (срок - 1 месяц)
2. Модернизация каналов связи и сетевого оборудования (срок - 2 недели)
3. Закупка дополнительных компьютеров и оргтехники (срок - 3 недели)

• Обучение пользователей (Ответственный - Сидоров С.С.)

1. Разработка учебной программы (срок - 2 недели)
2. Проведение вводных инструктажей для сотрудников (срок - за неделю до запуска)
3. Обеспечение поддержки пользователей на этапе опытной эксплуатации

• Сбор и подготовка исходных данных (Ответственный - Иванова М.М.)

1. Инвентаризация склада и сверка остатков (срок - 3 недели)
2. Верификация базы клиентов и поставщиков (срок - 2 недели)
3. Актуализация справочников и номенклатуры (срок - 1 неделя)

Такой подготовительный этап закладывает фундамент для гладкого старта системы автоматизации и получения быстрых первых результатов.

Устав проекта

Как формальный документ, знаменующий переход к практической фазе реализации проекта автоматизации, рекомендуется разработать устав проекта. Это позволит зафиксировать исходные данные и ожидаемые параметры проекта.

Устав должен содержать следующие основные разделы:

1. Цели и задачи проекта. Приводится описание ключевых бизнес-целей, на достижение которых направлена автоматизация (сокращение сроков выполнения заказов, повышение точности учета и т.д.)
2. Заинтересованные стороны проекта. Перечисляются подразделения компании и конкретные должностные лица, для которых эффект от автоматизации имеет принципиальное значение.
3. Требования к системе автоматизации. Фиксируются функциональные и нефункциональные требования с учетом потребностей бизнеса на основе проведенного на подготовительном этапе анализа.
4. Ограничения проекта по срокам, бюджету, ресурсам. Устанавливаются четкие рамки по ключевым параметрам проекта.

Утвержденный всеми заинтересованными сторонами устав проекта задает надлежащие ориентиры для дальнейшей реализации и позволяет обеспечить прозрачность и управляемость на всех последующих этапах вплоть до завершения.

Мотивация команды проекта

Мотивация команды проекта — еще один важный фактор успеха инициативы по автоматизации. Наряду с разработкой формального устава, рекомендуется сформировать систему материального и нематериального стимулирования ключевых участников.

Варианты мотивационных мер:

• Установление персональных премий по итогам выполнения ключевых контрольных точек проекта. Например, за успешное завершение этапов тестирования, опытной или промышленной эксплуатации.
• Выделение дополнительного бюджета на обучение и повышение квалификации членов команды проекта по смежным с автоматизацией направлениям.
• Организация корпоративных мероприятий для участников проекта по достижении этапных результатов (тимбилдинг, торжественные ужины и т.д.).
• Публичное признание вклада конкретных членов команды в общий успех автоматизации (благодарности, доска почета).

Реализация такого комплекса мотивационных мер усилит заинтересованность команды проекта в конечном результате и окажет значительное положительное влияние на ход реализации инициативы в целом.

Заключение

Успех любого проекта по автоматизации бизнес-процессов в значительной степени определяется качеством подготовки на этапе инициации. Прежде чем приступать непосредственно к выбору и внедрению системы автоматизации, компании рекомендуется провести ряд мероприятий:

1. Сформировать рабочую группу проекта и распределить зоны ответственности.
2. Проанализировать существующие бизнес-процессы и определить направления для оптимизации.
3. Определить целевое видение и измеримые цели автоматизации.
4. Разработать конкретный план действий по подготовке с указанием сроков и ответственных.
5. Оформить устав проекта, чтобы запустить процесс инициации проекта.
6. Разработать мотивационный пакет для проектной команды.

Следование предложенному плану позволит заложить прочный фундамент и минимизировать риски реализации проекта, что даст возможность в кратчайшие сроки достичь ощутимых результатов от внедрения системы автоматизации.

Остались вопросы? Вы можете написать нам, мы будем рады оказать вам помощь и содействие!

Контакты:

• Наш Telegram-канал
• Наш адрес для связи с заказчиками и партнерами: erp.lab@1cbit.ru 📬