Умение делегировать бизнес-задачи является важным навыком для руководителя, особенно когда речь идет о задачах, не требующих специальных навыков или квалификации. Однако многие предприниматели все еще испытывают затруднения в делегировании, опасаясь, что подчиненные совершат ошибки или не справятся с задачами вовсе. Часто у руководителей имеется опыт, когда сотрудники забывали о порученных задачах, допускали ошибки или не достигали ожидаемых результатов. В данной статье мы рассмотрим причины возникновения таких ситуаций, способы их решения, а также подходы, позволяющие избежать подобных проблем в будущем.
Почему задачи не выполняются: две основные группы причин
Причины неправильного выполнения задач можно разделить на две основные категории:
- Недостаточная компетентность сотрудников.
- Ошибки при постановке задачи.
Недостаточная компетентность сотрудников
Недостаток личных качеств у специалиста для выполнения задания
Для эффективного выполнения бизнес-задачи необходимы определенные личные качества у сотрудника. В некоторых случаях характер сотрудника, его темперамент или готовность к новым задачам могут стать препятствием при работе над конкретным проектом.
Например, сотруднику, предпочитающему рутинные задачи, лучше поручить обработку электронной почты, где ему необходимо отвечать на стандартные вопросы клиентов и фильтровать спам. Однако если такому сотруднику поручить поиск идей для улучшения клиентского опыта, то он может столкнуться с трудностями, даже если он хорошо понимает потребности клиентов.
Отсутствие опыта у подчиненного
Иногда сотруднику поручают задачу, несмотря на его недостаток опыта. Чаще всего сотрудники не решаются возразить начальству и принимаются за работу, хотя понимают, что им не хватает знаний и навыков. В таких случаях им приходится тратить много времени на изучение информации и обращение за помощью к опытным коллегам. Но даже после этого существует риск допустить ошибки.
Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется поручать сотрудникам задачи, соответствующие их опыту, и предварительно уточнять их готовность и методы работы над заданием.
Ошибки при постановке задачи
Постановка задач на словах
Если задача передается устно, существует вероятность неправильного понимания требований или их упущения в процессе выполнения. Кроме того, исполнитель может забыть о данной задаче. Для предотвращения подобных недоразумений важно фиксировать важные моменты, например, отправив электронное письмо с детальным описанием задания. Это даст возможность как руководителю, так и исполнителю в любое время вернуться к задаче и уточнить детали.
Нет списка требований и определённых цифр
В случае размытых формулировок задачи, не содержащих конкретных числовых данных, риск получения нежелательного результата весьма высок. Например, сотрудник может считать, что он улучшил сайт, просто обновив дизайн и добавив информацию о компании, в то время как руководитель может ждать увеличения продаж через сайт. Поэтому, помимо установленного срока выполнения, важно предоставить четкие требования и конкретные числовые показатели, такие как ожидаемый объем продаж или процентный рост клиентской базы.
Отсутствие промежуточной обратной связи
При поручении задачи крайне важно устанавливать промежуточные точки контроля. Например, при создании нового приложения первой промежуточной точкой может стать анализ рынка и потребностей пользователей, а второй – разработка и тестирование приложения, прежде чем оно будет запущено на рынок. Наличие таких точек позволяет оперативно выявить проблемы и внести коррективы в план, если что-то идет не так. Например, на раннем этапе можно обнаружить, что приложение не соответствует потребностям пользователей и избежать лишних затрат.
Автоматизация контроля задач
Для автоматизации контроля выполнения задач можно использовать специализированные системы управления, например, "Квант". Это позволяет оперативно реагировать на проблемы и не беспокоиться о том, что задача будет упущена. Такие системы также обеспечивают непрерывную работу бизнеса даже при отсутствии руководителя.
Если в вашей компании 5 и более сотрудников, вы хотите делегировать контроль и освободиться минимум от 60% операционки, запишитесь на бесплатную экскурсию “Квант”. Мы созвонимся с вами и ответим на все интересующие вас вопросы. Также вы получите в подарок 3 бонуса: пошаговый алгоритм по выходу из операционки, таблицу определения потери времени и денег и регламент принятых решений
