У всех бывало такое: стоишь на кассе в магазине, а продавец ломает голову над расчетами, перебирая тонны бумажек? Да, это классика, даже в наше современное время встречается подобное. Но все эти мучения можно сократить до минимума с помощью замечательного изобретения программистов - программы 1С.
Внедряя новый программный продукт, собственники бизнеса, да и простые пользователи, параллельно задаются вопросом, а стоит оно того? Какой эффект мы получим? Как понять, стоит ли вообще заморачиваться с этой 1С?
Когда вообще возникает эта потребность в автоматизации? Обычно руководство компании начинает задумываться об этом, когда хочет сэкономить или заработать больше. Ведь внедрение программы 1С - это не только способ сократить затраты, но и ускорить работу, улучшить учет и, в общем, сделать жизнь проще.
Тут на помощь приходят методики оценки. Да, это могут быть сложные формулы и громоздкие таблицы, аналитические отчеты, но мы постараемся рассказать по-простому, чтобы сформировать первое представление, а в следующих выпусках будем затрагивать более фундаментальные знания о методиках оценки эффективности.
Для начала давайте определимся, что это за зверь - "экономический эффект". Простыми словами, это какая-то прибыль или сэкономленные деньги, которые приносит внедрение 1С в твой бизнес, сокращение времени на выполнение каких-то процессов, и опять же экономия денег. В общем, все то, что изменяет ваш бизнес в лучшую сторону. Например, если раньше наш бухгалтер тратил полдня на составление отчетов, а теперь с 1С это делает за полчаса, то вот тебе и экономия времени. А если еще учесть, что мы можем избежать ошибок и улучшить учет, то вот тебе и экономия денег!
Первый шаг - это определить, какие именно показатели для нашего бизнеса важны. Это может быть увеличение продаж, сокращение времени на обработку заказов или снижение затрат на складские запасы, сокращение времени на поиски и выгрузку информации или отчетов, а может мы просто хотим сократить затраты на бумагу?! Да, кто-то может сказать, что это все очевидно, но поверьте, часто даже очевидные вещи нужно явно указывать.
Важно также определить ответственных за достижение ожидаемых результатов и механизм учета вносимых изменений. Это поможет обеспечить контроль и эффективное внедрение изменений в бизнес-процессы.
Теперь, когда мы определили наши цели, пришло время выбрать метод оценки. Здесь важно помнить, что нет универсального рецепта.
Какие методики для оценки эффективности можно рассмотреть?
1. Методика сравнения до и после внедрения.
Сравнение финансовых показателей компании до и после внедрения программы 1С, таких как выручка, прибыль, затраты на персонал и оборудование. Оценка изменений в производительности и эффективности бизнес-процессов.
2. Методика сравнения с контрольной группой.
Создание контрольной группы, которая не использует программу 1С, и сравнение финансовых результатов с экспериментальной группой, использующей программу. Это позволяет изолировать влияние программы 1С и оценить ее реальный вклад в экономический эффект.
3. Методика сравнения с прогнозными показателями.
Сравнение фактических результатов компании с прогнозными данными, которые были составлены перед внедрением программы 1С.
Это позволяет оценить, насколько точными были ожидания от внедрения программы и как она справилась с поставленными задачами.
4. Оценка ROI и сроков окупаемости.
Расчет возврата инвестиций (ROI) для определения эффективности использования ресурсов на внедрение и поддержку программы 1С.
Оценка времени, необходимого для окупаемости затрат на программу 1С, и анализ возможных изменений в ROI в течение времени.
5. Оценка качественных показателей.
Включение качественных показателей в анализ, таких как уровень удовлетворенности клиентов, качество предоставляемых услуг, уровень риска и т.д. Эти показатели могут не иметь прямой финансовой ценности, но важны для понимания общего влияния программы 1С на бизнес компании.
6. Учет стоимости внедрения и поддержки.
Оценка полной стоимости внедрения программы 1С, включая стоимость лицензий, настройку, обучение персонала и последующую поддержку.
Анализ затрат на каждый этап внедрения и поддержки программы для определения эффективности использования ресурсов. Как правило, оценивать эффект от внедрения нужно не раньше 3-6 месяцев, а окупить затраты можно спустя годы. Но поверьте, оно того стоит!
7. Анализ долгосрочного влияния.
Учет долгосрочных последствий внедрения программы 1С на бизнес компании, таких как изменение конкурентоспособности, рост клиентской базы, развитие новых направлений и т.д. Анализ потенциальных рисков и возможностей для компании в долгосрочной перспективе.
Далее - формулы! Нет, не уходите, скучно не будет. Самое простое - это посчитать, сколько денег мы теряем из-за текущих проблем. Например, сколько мы теряем из-за ошибок в заказах или из-за неверного учета товаров.
Потом смотрим, сколько мы можем сэкономить с помощью 1С. Например, сколько времени сотрудники сэкономят, работая быстрее и без ошибок. . А если еще учесть, что можно сократить количество бумаги и ошибок в расчетах, то вот она и экономия денег!
Например, для расчета экономического эффекта от увеличения объема продаж вы можете использовать формулу: (новый объем продаж - старый объем продаж) * прибыль с каждой продажи. Просто, правда?
А теперь самое интересное - считаем ROI, то есть возвращаемость инвестиций. Примерно как в кино: если фильм обогнал свои расходы, значит, это хороший фильм. Если 1С принесет нам больше денег, чем мы потратили на ее внедрение, значит, это победа!
Давайте еще возьмем, например, увеличение продаж. Как мы можем измерить, насколько 1С помогает нам в этом деле? Очень просто - возьмем средний уровень продаж до внедрения программы и сравним его с уровнем продаж после. Если после внедрения продажи выросли, значит, 1С сделала свое дело!
И наконец, метрики оценки.
Экономия времени — величина, которая непосредственно касается нашего понимания смысла жизни. Если раньше на составление отчета уходило полдня, а после внедрения чудо-программы 1С это занимает время, меньшее, чем обеденный перерыв, то, думаю, смысла объяснять, насколько это круто. Так что мы можем просто посчитать, сколько часов теперь они экономят каждый день, и умножить на среднюю заработную плату. Вот вам и экономический эффект!
Увеличение производительности труда — если теперь ваши сотрудники делают больше работы за то же время, что и раньше, значит, кажется, программисты 1С не зря трудились над улучшением.
Экономия затрат — всем известно, что деньги любят считаться. Если в результате внедрения программы 1С у вас снизились расходы на бумагу, канцелярские товары, это уже какой-то выигрыш.
Улучшение качества данных и отчетности — если ваши отчеты стали точнее, а данные — достовернее, это как найти хорошего друга: надежного и всегда готового помочь в нужный момент.
Увеличение доступности и удобства работы — если раньше ваши сотрудники скрипели зубами от неудобства работы с программой, а теперь они поют песни и летают на облаках от радости, значит, кто-то сделал что-то правильно.
А что еще?
Улучшение удовлетворенности клиентов — в конце концов, без клиентов бизнес не выживет. Если после внедрения программы 1С клиенты стали чаще улыбаться и даже не забывают приносить печеньки на встречи, то это, безусловно, показатель успеха.
Снижение времени на обучение новых сотрудников — если раньше новички тратили неделю на изучение принципов работы с программой 1С, а теперь смогли освоиться за пару дней, то это ведь тоже экономия времени и нервов.
Увеличение клиентской базы — в идеале, внедрение программы 1С должно помочь компании привлечь больше клиентов и увеличить объем продаж. Если вы начали замечать, что клиентов стало больше, значит, все идет по плану.
Важно также учитывать специфику бизнеса компании, отраслевые особенности, конкурентную среду и другие контекстуальные факторы при анализе экономического эффекта от программы 1С.
По данным Ассоциации операционного менеджмента США (APICS) и статистике более 100 проектов фирмы «1С» были зафиксированы показатели повышения эффективности разных участков:
Так что, друзья, не бойтесь изменений если планируете автоматизировать свое дело. Давайте вместе с 1С сделаем наш бизнес еще эффективнее, экономичнее и интереснее. Ведь как говорится, "лучше один раз автоматизироваться, чем сто раз руками мучиться"!
Больше новостей и рекомендаций в наших социальных сетях Санто Групп! Подписывайтесь на нас в ВКонтакте и Телеграм!
