Выполнили: Кожевникова Софья, Сосновских Дарья
Речевой этикет в деловой переписке
Прежде чем начать говорить про речевой этикет нужно понимать, что это такое. В толковом словаре Ожегова этикет – это установленный, принятый порядок поведения.
В разных ситуациях общения людей можно определить как этикетную или «правильную» по двум признакам: первый признак определяется по возрасту, например младшие и старшие, по половому женщины и мужчины, а также знакомые и незнакомые. Как правило люди младшего возраста общаются не всегда этикетной речью они могут добавлять различные жаргоны, разговаривать на «своем языке», который не является этикетом. Конечно, не все люди младшего возраста говорят невежливо, есть те, которые могут и в 7-8 лет общаться как «настоящий джентльмен или леди» тут зависит от воспитания. Но сейчас не об этом. Люди же постарше предпочитают общаться поинтеллигентнее.
Вторым признаком считается, когда выстраивается общение с учетом этих различий. Ситуации же, в которых эти различия не принимаются в расчет и не влияют на стратегию общения, строго говоря, не являются этикетными. Это ситуации чистого общения, которые встречаютсяв нашей жизни крайне редко. В любом обществе существуют свои этикетные нормативы,позволяющие поддерживать определенный порядок в отношениях между людьми, согласовывать их действия и поведение, устранять возможную коммуникативную напряженность.
Речевой этикет определяется как правила речевого поведения необходимые для общения между людьми при знакомстве, подержании беседы, отказа, просьбы и многих других ситуаций. Для деловых людей нужно знать нормы речевого этикета в бизнесе. Это как нам кажется подготовка для вхождения в бизнес-среду, без нее как первокласснику без подготовительных курсов, в бизнесе делать нечего. Нормы речевого этикета – это набор вежливых и устойчивых выражений, уместных для той или иной ситуации.
Также нужно учитывать, что разбираться в тонких нюансах общения надо уметь, так как способность чувствовать настрой собеседника или, например бизнес-партнера является важным элементов в речевом этикете.
Деловое общение реализуется как в устной, так и в письменной форме речевой коммуникации. К одному из видов письменной речевой коммуникации относится деловое письмо, которое, с одной стороны, обладает юридической силой, с другой — может являться своеобразной визитной карточкой адресанта, свидетельствовать о культурном уровне делового общения и характеризовать человека или организацию как делового партнера.
Деловое общение используется во многих сферах деятельности и знание форм речевого этикета, и правильное его использование в деловых письмах помогает сохранить и добавить новых деловых контактов ведь не зря этикет считается инструментов, способный выразить уважение и доверие к адресату.
Этикет имеет требования не только к внешнему виду и содержанию письма, но и к процессу письменной коммуникации.
На полученные письма следует отвечать незамедлительно, в течение 10 дней. Если подробно ответить в такой срок невозможно, необходимо, по крайней мере, известить о получении письма, объяснить, почему ответ задерживается, и сообщить, когда он будет дан.
Если это не первое письмо к партнеру, его следует начинать с вежливой ссылки на последнее его письмо. Это не только уважение, но и уведомление о том, что письмо получено и дальнейший диалог строится на его основе.
Если же письмо является началом делового общения, необходимо начать с представления своей фирмы, ее миссии и целей. Еще лучше послать партнеру буклет с подробной информацией о фирме. Однако рекламный материал не должен быть объемным. Текст этого материала должен быть на языке партнера или на английском языке.
Отличительной особенностью является подчиненность к определённым правилам и ограничениям. Хорошо разработанный этикет представляет собой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогут отправителю (адресанту) оставаться вежливым. Отправителю письма необходимо помнить, что обращение в любом деловом письме — это не просто этикетная формула. Она выполняет сразу несколько целей: привлекает внимание адресата к письму и устанавливает с ним контакт. Поэтому вежливая форма обращения должна отражать служебное положение адресата, его личные заслуги и сферу деятельности.
В тексте письма важно все: шрифт, тип бумаги, основные реквизиты, так как все это указывает на отношение к адресату. В одних случаях они могут быть прочитаны как знаки внимания, в других — как знаки небрежного отношения. Еще более важно, как это отношение проявляется в этикетных формах. Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность требования. Сравните: считаем, что договор N 219 от 07.02.2021 должен быть заключен в нашей редакции. Считаем целесообразным (надеемся, что мы смогли Вас убедить) заключить договор N 219 от 07.02.2021 в нашей редакции.
В деловых письмах используется вступительное обращение: Уважаемый господин Председатель!Уважаемый господин Прохоров! Уважаемый Николай Петрович!
В деловом общении и документооборотеофициальными стали обращения «уважаемый и указывается фамилия адресата» «уважаемый и указываются только инициалы» «дамы и господа».
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Слово "уважаемый" не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне (V.I.Р. - very important person). Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель.
В письмах к таким людям используются обращения: глубокоуважаемый, высокоуважаемый.Только Национальный корпус русского языка (НКРЯ) насчитал 398 документов, где начинается обращение с глубокоуважаемого. Часто при обращении к коллективному адресату используются выражения:
Уважаемые господа! Уважаемые коллеги!Последнее используется при обращении к лицам одной профессии. Используя какую-либо формулу обращения, нужно помнить, что пофамильноеобращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.
Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.
Существует много различных ситуаций которые также предполагают ключевые фразы слов, выражающих сожаления. К таким ситуациям относят: отказ от сотрудничества, несогласие. В такой ситуации следует начать с фразы, к сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия...
В деловом письме должны быть соблюдены все нормы бизнес общения, в том числе вежливость и корректность. Даже если цель вашего письма — высказывание претензии или отказ, будьте тактичны. К тому же письмо должно быть написано четко, ясно, последовательно — это упростит жизнь вам и вашему адресату.
Следует не забывать о благодарности, которые должны использоваться во всех видах делового общения: предложение, приглашение, запрос и т.д. В деловом письме заключительной фразой является Благодарим Вас. Они особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживаться в деловом общении. Даже во время выступлений на разных конференциях, презентациях и защите выпускной квалификационной работе (ВКР) нужно в конце говорить. Спасибо за внимание!
Заключительные фразы письма так же важны, как и начальные. В деловом письме, как и в бизнесе, не существует незначащих деталей.
Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, решения вопроса и пр.). Поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, о чем говорилось выше. С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...
Вслед за заключительными репликами вежливости следует подпись должностного лица. Включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае - только должность.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что нормы речевого этикета предполагают общую договорённость о том, что следует считать принятым, а что не принятым.
Использование формул вежливости, образных средств способствуют задать нужную тональность письма, определяющий характер делового письма между организациями.
Письмо, которое написано с соблюдением речевого этикета поможет читателю узнать об отношении автора к адресату.
