Как передать и принять дела при смене главного бухгалтера в учреждении

В этой статье:

• Какова схема действий при увольнении главного бухгалтера
• Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего
• Нужна ли инвентаризация при смене главбуха в организации бюджетной сферы
• Что делать, если прежний главбух ушел, хлопнув дверью, и не передал дела

(function () {if (typeof Kontur == 'undefined')return;const counters = Kontur.Counters;if (counters == undefined)return;counters.registerPageEvent('event-pub-content-headers-show');const items = document.querySelectorAll('[data-summary-item]');items.forEach((item) => {item.addEventListener('click', function (e) {counters.registerPageEvent('event-pub-content-headers-click');});});}());

Какова схема действий при увольнении главного бухгалтера

Порядок передачи документов учреждение вырабатывает самостоятельно, об этом говорят:

• П. 14 Инструкции № 157н: «При смене руководителя субъекта учета и/или главного бухгалтера либо иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, обеспечивается передача документов бухгалтерского учета субъекта учета / централизованной бухгалтерии. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется в рамках формирования учетной политики».
• П. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ: «Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно».

В учетной политике организации бюджетной сферы должен быть предусмотрен механизм передачи документов, перечень передаваемых дел, документальное оформление самого процесса.

Если заранее не продумать всю процедуру, можно потерять и бухгалтерские данные, и документы на бумажных и электронных носителях. Обстоятельства увольнения главного бухгалтера бывают разными, поэтому большая ответственность за организацию процесса ложится на руководителя учреждения.

Шаги по передаче дел:

1. Издать приказ руководителя, на основании которого увольняемый должен передать назначенному должностному лицу бухгалтерские документы, электронные носители информации, печати и штампы, ключи от сейфов. Принимать дела может назначенный руководителем сотрудник: заместитель главного бухгалтера, заместитель директора, вновь назначенный главный бухгалтер либо сам руководитель.
   Руководитель приказом может утвердить состав комиссии, которая участвует в передаче документов, печатей и штампов.
2. Оформить передачу документов актом приема-передачи. Акт составляется в последний рабочий день увольняемого главбуха. Форма акта законодательно не установлена, ее учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в учетной политике.
3. Подписать акт приема-передачи. Это должны сделать увольняемый сотрудник, принимающий дела сотрудник и члены комиссии. Акт составляется в нескольких экземплярах: учредителю, учреждению, увольняемому и лицу, которое принимало дела.
4. Закрепить перечень передаваемых документов в учетной политике.

Курсы для бухгалтеров

Профпереподготовка, повышение квалификации. Обучение онлайн в Контур.Школе

Расписание курсов

Реклама 16+. АНО ДПО «Учебный центр СКБ Контур». ОГРН 1107799028787. 127018, город Москва, ул. Сущёвский Вал, д. 18.

В перечень включаются документы:

• учетная политика с приложениями;
• бухгалтерские отчеты и балансы, отчеты о выполнении государственного задания;
• планы финансово-хозяйственной деятельности учреждения с обоснованиями, государственное задание, планы закупок;
• бухгалтерские регистры: Главная книга, оборотные ведомости, журналы операций, инвентарные карточки;
• налоговые декларации, налоговые регистры;
• отчеты по зарплате и по персонифицированному учету;
• кассовые книги, журналы, расходные и приходные кассовые ордера, денежные документы, акты ревизии кассы;
• договоры с кредитными организациями;
• договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, договоры аренды;
• договоры с покупателями услуг и работ, подрядчиками и поставщиками;
• учредительные документы и свидетельства: постановки на учет, присвоения номеров, внесение записей в ЕГРЮЛ, коды страховых фондов и Россстата;
• свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, выписки из ЕГРН, паспорта транспортных средств;
• акты о результатах инвентаризации, инвентаризационные описи;
• акты сверки расчетов, подтверждающие состояние дебиторской и кредиторской задолженностей;
• акты ревизий и проверок;
• бланки строгой отчетности;
• другие бухгалтерские документы по деятельности учреждения.

Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего

Особый порядок передачи дел от одного главбуха другому при увольнении законодательством не установлен. Передачу дел нужно организовать в последний рабочий день увольняющегося специалиста. Продлять срок его работы при увольнении по собственному желанию работодатель не имеет права, а бывшего сотрудника нельзя привлечь к работе для передачи дел преемнику.

Получается, что для приема-передачи дел одновременно должны работать и увольняющийся главный бухгалтер, и заступающий на работу. Трудовое законодательство этого не предусматривает. Возможным выходом будет временное оформление нового сотрудника на другую должность, например заместителем главбуха, либо перевод на другую должность уходящего сотрудника.

Другим решением может стать прием нового сотрудника на время передачи дел по договору ГПХ. Ст. 7 Закона № 402-ФЗ позволяет руководителю экономического субъекта заключить договор об оказании услуг бухгалтерского учета.

Нужна ли инвентаризация при смене главбуха в организации бюджетной сферы

П. 81 ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» установлено, что при смене материально ответственных лиц инвентаризация на день приемки-передачи дел обязательна.

Случаи полной материальной ответственности закреплены в ст. 243 ТК РФ. Материальная ответственность в полном размере ущерба, причиненного работодателю, может быть установлена трудовым договором с главным бухгалтером. Поэтому если в трудовом договоре главбуха прописана полная материальная ответственность, то при его увольнении инвентаризацию проводят обязательно.

Сдающий дела главбух как материально ответственное лицо должен участвовать в инвентаризации вверенного ему имущества.

Бывают ситуации, когда в силу разных причин увольняющийся главный бухгалтер не присутствует при инвентаризации. Чтобы потом не было вопросов от проверяющих, нужно известить сотрудника об инвентаризации под подпись или письмом с уведомлением.

В приказе на инвентаризацию, отдельном акте в произвольной форме, инвентаризационной описи нужно зафиксировать причину, по которой увольняющийся главбух отсутствует при проверке имущества.

Что делать, если прежний главбух ушел, хлопнув дверью, и не передал дела

Если новый главный бухгалтер рискнул и вступил в должность, нужно, во-первых, составить опись имеющихся документов. В докладной или служебной записке на имя руководителя учреждения зафиксировать, что документы переданы не были, передача дел не состоялась, описать состояние учета в учреждении. Опись и служебную записку передать руководителю. Второй экземпляр служебной записки с подписью руководителя должен остаться у нового главного бухгалтера.

Затем нужно распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость на дату приемки дел и заверить ее у руководителя. Этим документом можно впоследствии подтвердить входящие остатки по счетам, доставшиеся от уволившегося главбуха на дату приемки дел, и разграничить ответственность между новым и прежним главным бухгалтером.