Простая система тайм-менеджмента: гениальная простота Гугл-задач.

Преимущества простых систем тайм-менеджмента в том, что их легко внедрить, а значит, что вам не составит труда их добавить в привычку.

Одна из таких простых и эффективных техник – метод 1-3-5. Суть метода заключается в разделении всех задач на три категории:

• 🟥Основная критическая задача (1 шт.) сегодняшнего дня, которая требует максимального внимания, имеет наивысший приоритет и срочную необходимость.
• 🟨Важные задачи (3 шт.), которым требуется меньше внимания. У них есть определенные сроки, которые можно немного отложить.
• 🟩Мелкие детали (5 шт.), которые желательно выполнить, но необязательно сегодня.

В день не должно быть более 9 задач. Вот и вся техника.

Сегодня я расскажу о том, какую площадку вы можете использовать, чтобы вам было проще применять эту систему.

Для этого можно воспользоваться обновленным приложением Google Tasks (Гугл задачи, версия 2024 года):

В последнюю версию гугл-задач внесли звездочки избранного. Вместе с пометками принадлежности задачи к определенным спискам (у меня это целая система, расскажу далее)

Вначале я покажу чем это приложение интересное. А затем расскажу, как это можно использовать пошагово.

Списки для всего на свете, которые можно выбирать

Во-первых, списков у меня много. Я не держу в голове абсолютно все, а записываю. Чаще всего в списки капают задачи и что купить, что посмотреть, что послушать, во что поиграть. Долги (мне заняли, я занял) тоже попадает в список. Название я пишу на китайском языке (который я учу), но перевёл для
вас часть, чтобы было понятно что за списки перед вами.

Кроме того, можно вычеркивать просмотренные сериалы, фильмы и найденную музыку. Если я хочу найти название песни, я пишу это в отдельный список "🎶音乐".

В задачи добавили отдельную страничку со своим функционалом. Задачу можно подробно расписать, добавить в подзадачу, прицепить дату. Кроме того, каждую доску задач можно перетаскивать, смещая акцент в просмотре общего списка:

А каждому списку-доске можно задать свой фильтр сортировки. Удобно. А если помнить, сколько задач вы выполнили за год и чистить память, то у вас получится удельное количество затрат времени на разные дела.

Кроме того, никто не мешает вам выделять некоторые задачи, ставить туда значки, чтобы отличать задачи друг от друга.

Самое интересное в гугл-задачах, что их можно использовать двумя путями. Либо в календаре от гугла, присваивая им даты, либо в самом приложении, вешая на задачи звездочки избранного:

1. Задачи можно закрывать из списка избранного, просто собрав задачи
2. Либо на календаре, полностью привязав их к определенным дням.

Это — последовательное развитие системы. Начать можно с планирования по вечерам с избранного. А потом перейти на календарь.

Теперь расскажем как этим пользоваться поэтапно↓

Инструкция для начинающих. Как внедрить 1-3-5 с помощью гугл задач.

Шаг 1. Распишите все задачи

Сядьте и напишите все свои задачи, идеи, мысли в задачи. Не переживайте, их можно потом растащить на разные списки и периодически ставить в календарь или отправлять в заметки на более поздних этапах. Самое главное — вытащить всё из головы.

Шаг 2. Дайте задачам дедлайн и рассортируйте.

Давайте задачам крайний срок выполнения и можно дать описание задачи, если это необходимо.

❌Плохо: Олег
✅ Хорошо: Позвонить Олегу (дополнительная информация: обмен бухгалтерскими документами по отгрузке):

Можно помечать задачи с помощью эмодзи. Делать это можно в Windows 10 и 11 нажатием клавиш win+; (или win+ж). Чтобы было проще, пропишите в заметках систему. Можно использовать мою:
⭕— работа, рабочие задачи.
🔴— учёба, учебные задачи.
🔵— чтение, переработка знаний из чтения, ведение карточек (подробнее — тут)
🟡— языковые задачи (учить карточки, прослушать диалог и т.д.)
⚪— бытовые задачи, задачи без чёткой привязки к определенной сфере жизни. Выкинуть мусор, помыть ботинки и велосипед после прогулки — это из задач белого круга.
🛒— купить что-либо. Задачи с покупками я просто начинаю с тире или дефиса "-молоко". И сразу становится понятнее
🎶— найти музыку. Смотрите кино или сериал и вам нравится музыка? Запишите название и таймкод/ серию. Потом найдёте.
📺— фильм или сериал. Рассказали что-то интересное? Сразу записали.

🍰— готовить. Любите на выходных кулинарить? Запишите название рецепта и ссылку в дополнительную информацию задачи на ролик или пин в пинтересте.

✨— ознакомиться. Сервисы, программы, приложения — всё сюда.

Доски можно располагать также — самые верхняя ставятся в начале списка

Важность задачи можно отмечать восклицательными знаками в начале имени:

⭕!! Просчитать для коммерческого предложения скидку (самое важное).

🔴! Завезти на кафедру версию диссертации (просто важное)

-Молоко (неважное)

Шаг 3. Составьте список на завтрашний день.

Отберите задачи либо в календарь, либо с помощью избранного задачи на завтрашний день. Помните, что задачи первого уровня (1 шт.) — важнее прочих, задачи второго уровня лучше сделать после первого уровня, а третьего — уж как придётся.

Шаг 4. Продержитесь на этой системе три недели.

Начните и заканчивайте день с гугл-задачами или гугл-календарем. После пробуждения, пока кипит чайник, раскидайте задачи на день. Перед сном, прежде чем отложить сотовый, делайте список задач завтрашнего дня. Такая двойная проверка исключит, что вы что-то пропустили

Шаг 5. Записывайте все в списки. Сделайте список "нераспределенное" и пишите туда идеи и мысли.

Не надейтесь на память! Это вещь проходящая. Аутентификация гугл у вас всегда на компьютере и на телефоне, поэтому вас будет удобно этим пользоваться.

Шаг 6. Продержитесь на системе неизменно хотя бы 3 недели.

Это нормально, что вам захочется её усложнить. Но перед этим постарайтесь дать привычке устояться.

Шаг 7. Внедряйте изменения по одному. Отказывайтесь от изменения, если вам становится сложно.

В целом, всё. Записывайте все свои подвижки тайм-менеджмента, чтобы было проще вернуться в имеющуюся канву.

💙Не забудь отметить лайком, если понравилось и подпишись. У нас будет ещё больше простых систем тайм-менеджмента и полезных статей.