Регулярная инвентаризация имущества – сложная и при этом крайне важная процедура для любого предприятия. От грамотного управления имуществом во многом зависит успешность работы практически любой компании независимо от сферы ее деятельности. При этом существует значительная разница между инвентаризацией имущества в коммерческих организациях и государственных (муниципальных) учреждениях.
Практически в любой частной компании инвентаризация проводится в соответствии с внутренними нормами и правилами – законодательно регулируются лишь какие-то общие требования. Что же касается инвентаризации в государственном учреждении, она должна проводиться в полном соответствии с «буквой закона» по установленным правилам, многие из которых достаточно сложные, да еще и довольно часто меняются. Например, в России из актуального – приказ Минфина от 15.04.2021 №61н и новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» (утвержден приказом Минфина России от 13.01.2023 №4н).
Соответственно, точность инвентаризации при управлении государственным имуществом имеет первостепенное значение. Проводить инвентаризацию в муниципальном учреждении устаревшим «бумажным» методом очень долго и рискованно – из-за пресловутого «человеческого фактора» ошибки и неточности практически неизбежны. Нужна надежная автоматизированная система, которая не только исключает ошибки и в разы ускоряет процедуру инвентаризации, но и позволяет проводить ее в полном соответствии с актуальными требованиями законодательства и с формированием всех необходимых (часто весьма «замороченных») отчетов.
Сегодня мы расскажем вам о системе управления имуществом для государственных учреждений на базе конфигурации «1С:Инвентаризация и управление имуществом» от компании «СИТЕК»: что это такое, где применяется и какие задачи решает.
Что такое «1С:ИУИ»
Конфигурация «1С:Инвентаризация и управление имуществом» (сокращенно «1С:ИУИ») позволяет выстроить систему управления имуществом в любом учреждении: коммерческом или государственном. Решение призвано автоматизировать процессы инвентаризации, облегчить процедуры управления имуществом, для чего используются современные технологии идентификации (штрихкодирование и RFID). Управлять имуществом с помощью данного решения можно в режиме реального времени, применяя беспроводные технологии связи для выстраивания определенных технологических цепочек.
Операции по учету и инвентаризации имущества осуществляются при помощи мобильных терминалов сбора данных (ТСД). Эти устройства позволяют быстро получать данные об объектах имущества, обрабатывать поступающие задачи по контролю за имуществом и передавать информацию в единую базу данных. Если необходимо, учреждение может использовать систему «1С:ИУИ» и без ТСД в файловом или клиент-серверном режиме. В этом случае данные об имуществе заносятся в базу с клавиатуры ПК.
Система включает в себя следующие основные компоненты:
- Учетная компонента. Это основная часть системы – конфигурация 1С, устанавливаемая на ПК для ведения базы данных. В ней ведется учет имущества, составляются отчеты, производится их печать, а также осуществляются другие операции.
- Мобильное приложение. Компонента для терминалов сбора данных, позволяющая проводить основные операции по инвентаризации имущества удаленно от компьютера с базой данных с помощью мобильных устройств.
Использовать основные компоненты решения можно вместе или по отдельности. Обмен данными между ними реализован через веб-сервис. К нему можно подключиться по сети Wi-Fi, также мобильная компонента, установленная на ТСД, может функционировать в режиме оффлайн. В этом случае инвентаризация проводится с помощью терминала в автономном режиме, после чего данные из него выгружаются в базу на ПК путем подключения устройства к USB-порту.
Мобильную компоненту можно использовать не только на специализированных терминалах сбора данных, но и на других мобильных устройствах, работающих под управлением OS Android. Ее также можно установить на мобильные устройства с системой MS Windows CE/Mobile. При этом лицензия на компоненту привязывается к конкретному Windows-устройству (для гаджетов на Android лицензии идут без привязки к устройствам).
Система «1С:ИУИ» обладает следующими возможностями:
- самостоятельное ведение нормативно-справочной информации (НСИ) или загрузка из управляющих учетных систем на базе платформы «1С:Предприятие 8.3»;
- ведение подробного реестра имущества с учетом его юридической, организационной и территориальной принадлежности, статуса объектов имущества, финансовой информации, истории операций с имуществом и т.д.;
- классификация объектов имущества, стандартизация атрибутного состава каждого класса имущества, стандартизация наименований с контролем заполнения;
- регистрация операций с имуществом (приемка, ввод в эксплуатацию, выдача со склада, возврат на склад, ремонт, списание и т. д.);
- регистрация потребностей в имуществе и планирование закупок;
- регулярная инвентаризация имущества, в том числе инвентаризация нематериальных активов;
- комплектация и разукомплектация имущества;
- проведение диагностических осмотров с возможностью фотографирования состояния имущества;
- детальная аналитическая отчетность, в том числе о состоянии и полной истории имущества предприятия.
Мобильное приложение системы также предоставляет широкие возможности:
- удобный доступ к реестру имущества непосредственно с ТСД;
- проведение диагностических осмотров с ТСД;
- получение информации об объекте имущества по RFID-метке и/или ранее присвоенному штрихкоду;
- учет отдельных компонентов объектов имущества в процессе инвентаризации;
- быстрое получение сведений о списке имущества в разрезе МОЛ, мест расположения;
- проведение инвентаризации как в разрезе одного расположения, так и в рамках заданного списка;
- осмотр имущества;
- присвоение RFID-метки и штрихкода объектам имущества, расположениям, физическим лицам;
- удобный и быстрый поиск объектов имущества;
- создание документов выдачи, возврата, передачи имущества и присвоения RFID-меток непосредственно с ТСД с возможностью перезаписи TAG ID метки;
- удобная комплектация и разукомплектация ОС.
Особенности инвентаризации в государственных учреждениях
Как отмечалось выше, проведение инвентаризации в муниципальных и государственных учреждениях осложняется тем, что данный процесс должен проводиться строго в рамках действующего законодательства. В нашей стране сейчас очень актуальна тема перехода всех учреждений на систему электронного документооборота. Этот процесс регламентируется приказом Минфина от 15.04.2021 №61н. Также существует обновленный стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация».
Приказом №61н от 15.04.2021 Минфин ввел унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухучета, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений. Даны указания по формированию и применению унифицированных форм электронных документов. В частности, приказ регулирует формирование Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), а также формирование Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Изменения решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).
Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" регламентирует проведение инвентаризации обязательств и активов у всех субъектов экономики. Документ подробно раскрывает положения, описывающие порядок действий для учреждений при проведении инвентаризации. Он снимет существовавшие ранее ограничения на использование современных технических средств для проведения инвентаризации.
Стандарт ФСБУ 28/2023 станет обязательным к применению с 1 апреля 2025 года. Тем не менее, отельные организации по своему усмотрению могут уже сейчас досрочно принять решение о его применении у себя.
По стандарту нового образца инвентаризацию нужно будет обязательно проводить перед передачей (возвратом) активов организации и имущества в аренду, безвозмездное пользование, управление и при выкупе / продаже активов. Это важное уточнение минимизирует возникновение спорных ситуаций и возможных финансовых потерь с обеих сторон.
Кроме того, новый стандарт содержит общие требования к проведению инвентаризации, которые ранее не были четко сформулированы. Сюда входит полнота, способы выявления фактического наличия объектов проверки, процесс документирования, обеспечение условий для проведения инвентаризации, своевременность и обоснованность отражения ее результатов в бухучете.
ФСБУ 28/2023 позволяет подходить к вопросу проведения инвентаризации гибко, используя разные способы. Например, можно создать не одну, а несколько инвентаризационных комиссий, если нужно проделать большой объем работы. Для пересчета создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, также можно создать рабочие инвентаризационные комиссии для обработки больших объемов документации. Порядок взаимодействия между комиссиями и рабочими группами, а также их состав определяется руководством учреждения. В ряде случаев в качестве инвентаризационной комиссии может выступать руководитель организации или аудиторская компания.
Результаты проведенной инвентаризации подтверждаются в присутствии не менее 80% участников состава комиссии. По итогам ее проведения могут состояться контрольные выборочные проверки в присутствии членов комиссии и (при необходимости) МОЛов (материально ответственных лиц). Все контрольные процедуры необходимо провести до открытия помещения, в котором проходила инвентаризация.
Важным аспектом является то, что по новому ФСБУ не допускается определение фактического наличия объектов имущества исключительно со слов МОЛа. Кроме того, взаимный зачет излишков и недостач, выявленных в результате пересортицы, допускается только в исключительных случаях за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, когда данное имущество относится к одному и тому же наименованию.
Управление государственным имуществом с помощью «1С:ИУИ»
Система управления имуществом для государственных учреждений на базе решения «1С:ИУИ», которую мы предлагаем, работает в полном соответствии с положениями приказа Минфина России от 15.04.2021 №61н и требованиями стандарта ФСБУ 28/2023, ускоряя и автоматизируя многие процессы, а также минимизируя количество возникающих ошибок
Государственным предприятиям, имеющим на балансе большое количество основных средств, решение «1С:Инвентаризация и управление имуществом» позволяет справиться со всеми основными задачами и решить массу проблем:
- некорректное заполнение вручную инвентаризационных документов членами инвентаризационной комиссии с участием МОЛов;
- расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризации, влекущие нарушение правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
- длительное время протекания процесса инвентаризации при составлении сличительных ведомостей, актов и ведомостей расхождения;
- выявление контрольно-надзорными органами недостачи или излишков ТМЦ, нарушения правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
- отсутствие возможности оперативного получения информации об имуществе организации для принятия управленческих решений;
- сложности с проведением инвентаризации на удаленных объектах.
Кроме того, проведение инвентаризации имущества организации без автоматизированной системы «1С:ИУИ» – это весьма долгий и сложный процесс, большая часть которого ложиться на плечи бухгалтеров государственного учреждения. Но в ходе обработки документации по мероприятиям инвентаризации бухгалтер обычно выполняет еще и свои текущие операционные действия в рамках должностных обязанностей (учет МЗ/ОС, их списание и т.д.), поэтому отвлечение на процесс сличения ведомостей/описей, составление актов и их корректировку после принятия приводит к напряжению в рабочем процессе, нарушению сроков исполнения и, как правило, ошибкам в работе. Это обычно негативно сказывается на эффективности работы всего учреждения.
Нередко это приводит к тому, что инвентаризация в учреждении носит формальный характер для минимизации трудозатрат. Однако формальный подход в проведении инвентаризации по итогам контрольно-надзорных мероприятий выражается в выявлении недостач или излишков ТМЦ. Нарушение правил ведения бухгалтерского учета и составления отчетности – это основание для применения мер административной ответственности, предусмотренной ст.15.15.6 КоАП. В отношении сотрудника бухгалтерской службы, которым совершено административное правонарушение, применяются меры дисциплинарного взыскания.
Внедрение «1C:Инвентаризация и управление имуществом» позволяет государственному учреждению:
- создать единый актуальный источник информации обо всех объектах имущества;
- исполнить требования приказа Минфина РФ от 15.04.2021 №61н;
- обеспечить системный контроль за учетом ТМЦ и документооборотом учреждения с настройкой интеграции рабочих-процессов;
- сократить время инвентаризации за счет использования мобильных устройств (телефоны, планшеты, ТСД) и системы штрихкодов;
- автоматизировать процессы формирования бухгалтерской отчетности.
Проект автоматизации государственного учреждения для удобной инвентаризации и управления имуществом: что мы предлагаем?
«1С:ИУИ» – это готовое решение, способное работать сразу «из коробки». Однако наша компания предлагает не просто внедрение и настройку данной системы, но также ее индивидуальную доработку под особенности работы конкретного учреждения.
Наш проект внедрения системы управления государственным имуществом «под ключ» состоит из четырех ключевых этапов:
1. Заключение договора и покупка необходимого ПО. Сюда входит непосредственно конфигурация «1С:ИУИ», необходимое количество клиентских лицензий для радиотерминалов (ТСД), а также подписка на «1С:ИТС Отраслевой».
2. Обследование учреждения и моделирование системы. На данном этапе наши специалисты составляют функциональную модель будущей системы, моделируют ее и демонстрируют заказчику для утверждения всех нюансов.
3. Разработка и запуск системы в эксплуатацию:
a. составление перечня функциональных разрывов;
b. оставление концепции автоматизированной системы;
c. настройка обменов;
d. доработка системы;
e. запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.
4. Постпроектное сопровождение. Включает обучение сотрудников учреждение в форматах онлайн и офлайн-обучения, гарантийное сопровождение и поддержку проекта сроком от 6 месяцев.
В рамках реализации проекта гарантируется налаживание интеграционных обменов практически с любыми информационными системами, которые используются в конкретном учреждении. В первую очередь речь идет об интеграции с «1С:БГУ» («Бухгалтерия государственного учреждения») – наиболее популярной в России бухгалтерской системой для государственных учреждений, а также с различными системами управления предприятием от Фирмы 1С, например, «1С:ERP».
Обеспечивается интеграция с системами электронного документооборота («1С:ЭДО», Directum, «Пайрус» и др.) в полном соответствии с приказом №61н от 15.04.2021, которым Минфин ввел унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров бухучета, применяемых при ведении бюджетного и бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений.
Также специалисты «СИТЕК» при необходимости настраивают обмены с внешними информационными системами и различными подсистемами на базе 1С («1С:ЗИК», «1C:СЭД», «1С SmartCampus» и др.).
Реализация проекта внедрения «1С:ИУИ» даже в крупном государственном учреждении обычно занимает не более 5-6 месяцев.
Если вас заинтересовала данная система, вы хотите узнать о ней больше и задать вопросы – свяжитесь с консультантами нашей компании любым удобным способом. Мы обязательно поможем!
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
· Состоялся релиз «1С:Инвентаризация и управление имуществом 3.0». Что добавили и улучшили?
