При оформлении любого офиса, будь то многоэтажный банк, МФЦ или стартапа из трех человек, одновременно с мебелью, компьютерами и холодильником возникает вопрос – какие и сколько нужно закупить печатные устройства, большие или маленькие, простые принтеры или МФУ, с проводным или беспроводным подключением.
Казалось бы, вопрос достаточно простой, но как оптимизировать эту покупку, чтобы не переплачивать за каждую печатную страницу или за ненужный простаивающий агрегат?
На него отвечает генеральный директор представительства компании Pantum в России Александр Кукин.
Офисы бывают разные
Печатная техника – незаменимый помощник практически любого офисного сотрудника. Отсканировать документ, сделать копию, быстро напечатать приглашения или таблички с именами, анкету соискателя или пакет документов на наследство – задач огромное количество.
Только кажется, что принтеры или МФУ «все одинаковые» – как и в любой технике, тут есть нюансы. Разберем основные форматы офисов и оптимальные решения для их оснащения.
Офис для приема клиентов
Этот вид или отдел офиса характерен для крупных компаний, имеющих большой поток посетителей, например операционный зал банков, МФЦ, налоговой инспекции. Все они нацелены на максимально быстрое обслуживание большого потока клиентов.
Часто для таких мест ставят большие коридорные устройства, себестоимость печати на которых существенно ниже, чем на более компактных принтерах. Однако эта экономия часто приводит к таким проблемам, что аппаратом просто перестают пользоваться.
Среди основных причин, по которым это происходит:
- Неудобно пользоваться. Чтобы распечатать или отсканировать любой документ, приходится идти вглубь офиса. При обслуживании одного клиента такая процедура может происходить неоднократно. В итоге, посетитель недоволен тем, что тратит много времени, сотрудники устают, и на работе возникает нервозная и некомфортная атмосфера;
- Это обходится дорого. Чрезмерное время, затраченное на обслуживание клиента, в конечном счете приводит к тому, что продуктивность работы падает. Чтобы обслуживать необходимое количество посетителей, часто приходится нанимать дополнительного сотрудника, и его зарплата однозначно перекрывает всю экономию на печати;
- Печать на общем компьютере может нарушать закон о защите персональных данных. Если документы множества людей печатают на одной машине, возможны ситуации, когда кому-то приносят чужие бумаги, либо они просто лежат в общей стопке и доступны всем. Таким образом, может происходить грубое нарушение закона, а персональные данные могут быть похищены или использованы другим человеком;
- Увеличивается риск заболеваемости. Одно большое общее устройство неизбежно становится точкой притяжения сотрудников, которые ждут очереди, обсуждают какие-то вопросы с коллегами. Если кто-то из них окажется болен простудным заболеванием, то в этой точке притяжения будет увеличенный риск распространения инфекции.
Рекомендация
Для офисов такого плана необходимо компактное многофункциональное устройство, на котором сотрудник, не покидая рабочего места, может сканировать документы, копировать и распечатывать все необходимое.
Здесь не нужно устройство с большим ресурсом, поскольку один сотрудник вряд ли будет печатать ежедневно сотни и тысячи страниц.
Офис для проектной группы
Отдел из нескольких человек, занятых работой над общими задачами или проектами. Это может быть аналитический отдел, какие-то административные группы или творческая лаборатория. Заботливый руководитель и здесь готов обеспечить каждого индивидуальным рабочим местом с принтером, а то и МФУ. Какие сложности ждут работодателя в этом случае?
- Это слишком дорого. Приобретение принтера для каждого сотрудника в одном помещении обойдется в «круглую» сумму, даже если это будут просто принтеры без дополнительного функционала. Скорее всего придется покупать и общий МФУ, чтобы иметь возможность сканировать бумаги и делать копии.
- Захламление пространства. 6–7 принтеров плюс общий МФУ в одном помещении будут создавать чрезмерную загруженность комнаты техникой и мебелью.
- Сложность обслуживания. Появление техники для рабочего места каждого из сотрудников часто происходит хаотично, в итоге для обслуживания нужны расходники от разных моделей и производителей.
Рекомендация
Для такого помещения наиболее удобен один МФУ мощностью от 40 страниц в минуту. Он не будет слишком дорогим, но обеспечит полноценную работу всего отдела, не будет простаивать, а себестоимость печати будет ниже, чем у персонального принтера. Такое решение можно организовать в помещении практически любого размера.
Офис отдела кадров
К этой категории можно отнести подразделения, в которых приходится очень много централизованно печатать – отделы кадров, бухгалтерия, бэк-офисы банков.
Нередко здесь можно встретить те же подходы, что и в предыдущем случае, только вместо небольших индивидуальных принтеров приходится использовать уже средних размеров МФУ, поскольку печатать необходимо много и регулярно.
Минусы будут аналогичными, не будем на них еще раз останавливаться.
Рекомендация
Именно в этих отделах и пригодятся те огромные коридорные машины, которые мы упоминали в первой части статьи. Здесь они подходят в полной мере – картриджи с огромным ресурсом на десятки тысяч страниц, быстрая печать, низкая себестоимость. При этом нет проблемы с доступом к документам посторонних лиц и чрезмерной концентрацией сотрудников из других отделов.
Резюме
В каждом офисе, компании, на рабочем месте потребности в устройствах для печати и другой обработки бумажных документов могут быть индивидуальными и, как следствие, требовать индивидуальных решений.
Но нужно помнить, что любое офисное пространство стоит сегментировать на ту часть, где идет прием людей, и где выполняются автономные функции. Стоит понимать и объективно оценивать объем работы в каждом департаменте, чтобы не переплачивать за избыточное решение, которое никогда не окупится.
***
Источник: Как оптимизировать систему печати в компании?
Познакомиться с продукцией Pantum, в том числе и новинками, можно на сайте: www.pantum.ru
