Кассовая дисциплина является важным элементом эффективного бухгалтерского управления в любой компании. Строгое внимание к практике работы с наличностью является центральным для успешного бизнеса. Основные аспекты включают:
- Умение работать с налично-денежными операциями и вести полный учёт кассовых транзакций.
- Точность в подсчёте наличных в чеках.
- Законное составление бухгалтерии, связанной с кассовыми операциями.
- Управление кассовым лимитом.
В этом текст мы детально обсудим, что такое кассовая дисциплина и из чего она состоит. А также проанализируем новейшие изменения, которые произошли в КД в 2024 году.
Касса и кассовая дисциплина – что это такое
Чтобы начать тему кассовой дисциплины, важно знать чёткое определение некоторых понятий, связанных с КД.
Операционная касса – это касса предприятия (банка, офиса, магазина и т.д.), которая функционирует для выполнения операций с наличными деньгами. К таким операциям относятся приём, выдача и хранение наличных средств.
Онлайн-касса – это фискальный (кассовый) регистратор, который используется для учёта и контроля за операциями продажи товаров или услуг. Он соответствует требованиям, предъявляемым к ККТ:
- Регистрирует все взаиморасчёты, совершённые с покупателями.
- Передаёт информацию об операциях по продаже товаров или услуг через ОФД в ФНС.
Более подробно о преимуществах и недостатках онлайн-касс вы можете узнать из нашего материала.
Если вы хотите приобрести кассу, в интернет-магазине «Астрал ККТ» представлено множество моделей для бизнеса любого типа. При покупке ККТ можно оформить услугу технической поддержки оборудования. В течение года наши специалисты будут следить за состоянием вашей кассы: обновлять прошивку устройства и устанавливать драйверы, помогут заменить фискальный накопитель.
Ниже по тексту под «кассой» следует понимать именно операционную кассу, а не ККТ. ККТ является лишь инструментом (устройством) для фискализации данных о проведённых взаиморасчётах.
Кассовая дисциплина представляет собой набор правил, который регулирует ведение наличных операций в организациях для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Они помогают пресечь нелегальный оборот денежных средств и поддерживают прозрачность финансовой отчётности.
Надлежаще организованная кассовая дисциплина способствует укреплению финансовой стабильности компании и увеличению её рентабельности.
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые ведут операции с наличными денежными средствами, должны соблюдать КД.
Центральный Банк РФ разработал регулятивные указания для кассовой дисциплины:
- Указание № 3210-У (о том, как следует проводить все финансовые операции).
- Указание № 5348-У (о порядке наличных расчётов).
Относительно форм кассовых документов основные образцы и инструкции по их заполнению указаны в Постановлении Госкомстата № 88.
Кассовые документы в 2024 году
Всего выделяют 5 типов документов, которые относятся к кассовым документам. Разберём каждый подробнее.
Приходный кассовый ордер
Это документ, который оформляется при принятии денежных средств в кассу организации. Он содержит информацию о поступлении денег (сумма, цель поступления, данные плательщика и т.д.) и выступает в качестве основания для зачисления этих средств на счёт компании.
Основная цель ордера – фиксация всех денежных операций и контроль за поступлениями в кассу.
Обычно ПКО составляется при каждом получении денег. Также существует другой вариант – создаётся отчёт о розничных продажах. В таком случае ПКО не создаётся.
Как при этом вносятся деньги в кассу
- Проверяется правильность составления ПКО (все ли подписи поставлены, правильная ли сумма предоставляется, та ли форма документа заполнена).
- Сверяется общая сумма наличных средств.
- Ставится подпись в ПКО.
- Делается отметка об операции в кассовую книгу. Формирование такой отчётности в электронном виде — наиболее удобный и быстрый вариант. Сервис 1С-Отчётность поможет вам в этом. Конфигурация 1С поставит отметки об операции в КК автоматически. Происходит это на основании проводок, сформированных ПКО. Это сделает формирование документов несложным и безошибочным.
Скачать форму ПКО (бланк № КО-1)
Расходный кассовый ордер
РКО представляет собой документ, используемый для фиксации выдачи денежных средств из кассы организации. Это могут быть зарплаты сотрудникам, оплата ЖКХ, личные траты ИП и т.д.
Расходный кассовый ордер является важным инструментом учёта и контроля потраченных денег компанией. Также он служит в качестве документа, подтверждающего финансовые операции.
РКО содержит информацию об осуществлении платежей или выдаче средств (назначение платежа, сумма, данные получателя и прочее) и служит основанием для списания денег из кассы.
Сформированный расходный кассовый ордер подписывается несколькими сотрудниками компании – кассиром, руководителем организации (или бухгалтером) и тем, кто получил деньги.
Скачать форму РКО (бланк № КО-2)
Важный нюанс: ККТ редко используется при выдаче наличных денег. Обычно это происходит только при покупке товаров для организации от физ.лиц.
Как при этом тогда выдаются деньги?
- Проверяется сам РКО (та ли форма используется, стоят ли все необходимые подписи, все ли цифры верны).
- Удостоверяется человек, кому отдаются деньги (можно использовать паспорт).
- Сотрудник, получивший сумму, должен расписаться в РКО.
- Делается запись об этом в кассовой книге.
Журнал регистрации
В нём отображаются все данные по ПКО и РКО. Считается сугубо внутренним документом. Поэтому его использование необязательно.
Скачать форму ЖР (бланк № КО-3)
Кассовая книга
Это документ, в котором фиксируются все денежные операции, связанные с оборотом в кассе организации. Он содержит информацию о каждом поступлении и расходе средств, включая дату, сумму, цель операции, данные контрагента и прочие сведения.
Кассовая книга является важным элементом бухгалтерского учёта, обязательным для ведения многими организациями. Кроме того, она служит важным инструментом для контроля за денежным оборотом, а также обеспечивает прозрачность финансовых операций предприятия.
Обычно кассовая книга заполняется за каждый день и за отчётный период. Если организация не производила никаких денежных операций, она просто не заполняется за это время.
Скачать кассовую книгу (бланк № КО-4)
Внутренние документы компании
Здесь можно выделить три формы, которые должны быть у каждой компании, работающей с ККТ и наличными.
Положение о ведении кассовых операций.
Это внутренний документ, устанавливающий порядок и правила осуществления денежных операций в кассе организации. В нём обычно содержатся следующие правила:
- Открытие и закрытие кассы.
- Порядок проведения кассовых операций.
- Положения хранения кассовых документов.
- Ответственность работников за денежные средства и т.д.
Положение о ведении кассовых операций разрабатывается в соответствии с законодательством и должно учитывать особенности деятельности конкретной организации.
Что касается его составления, обычно документ составляется в произвольной форме. Однако есть примерная форма, которой вы можете придерживаться.
Приказ об отмене лимита наличных в кассе
Это документ, которым руководство организации или ответственное лицо отменяет установленный ранее лимит наличных денег в кассе. Это может быть связано с изменениями в финансовой политике организации, пересмотром планов использования ККТ или другими экономическими обстоятельствами.
Приказ об отмене лимита наличных в кассе является официальным документом, регламентирующим работу кассового учёта в организации.
Скачать образец Приказа об отмене лимита наличных в кассе
Приказ об отмене приказа об установлении лимита денег в кассе
Этот документ отменяет установленный ранее приказ о фиксации лимита наличных денег в кассе компании. При этом важно, чтобы отмена была согласована с соответствующими регуляторными органами (ФНС) и была отражена в учётной документации организации. Это позволит поддерживать прозрачность и легальность финансовых операций.
Документ также может составляться в произвольной форме. За основу вы можете взять сам Приказ об отмене лимита, но в пункте первом написать «Отменить приказ…».
Дополнительные документы для кассовой дисциплины
Расчётно-платёжная ведомость
Это документ, который оформляется при выдаче заработных плат сотрудникам наличными из кассы организации.
Скачать бланк расчётно-платёжной ведомости (форма № Т-49)
Книга учёта
Этот документ заполняется в случае, если в компании работают несколько кассиров. В КУ отображаются все денежные передвижения между ними в течение рабочего дня.
Скачать бланк книги учёта (форма № КО-5)
Лимит остатка кассы
Лимит остатка кассы представляет собой рассчитываемую максимальную сумму денег, которая может присутствовать в кассе предприятия после рабочего дня или за определённый временной отрезок. Эта мера обычно применяется для обеспечения защиты и надзора за наличными, а также с целью сокращения рисков, связанных с их хранением и распределением.
Установка лимита остатка денежных средств в кассе способствует преодолению потерь, воровства или нецелевого использования денег, а также упрощает процедуру управления и контроля над финансовыми ресурсами.
Как рассчитывается лимит
Если весь расчёт строится на размере всей поступающей наличности, тогда формула выглядит так:
Если же лимит рассчитывается на основании суммы всех расходов наличкой, тогда формула выглядит чуть по-другому:
Если организация владеет дополнительными подразделениями, которые обычно зачисляют деньги на расчётный счёт, у таких компаний другой лимит остатка. Более подробно отчётность обособленных подразделений вы можете изучить в нашем материале.
На что можно расходовать наличные из кассы в 2024 году
Согласно Указанию ЦентроБанка РФ № 5348-У, о котором мы говорили выше, деньги можно тратить на:
- Заработную плату сотрудникам.
- Выделение денежных поощрений или в качестве помощи (премии, отпускные, пособия и т.д.).
- Личные нужды ИП.
- Выдача займов.
- Командировочные или любые суммы, которые можно считать подотчётными.
- Оплата услуг / купленных товаров или возврат их в случае отмены сделки.
Хранение денег в кассе
Все некредитные организации должны составить собственные правила (регламент) по ведению и хранению наличных денег. Этот документ должен содержать информацию о процедуре работы с ключами от хранилища, проведении проверок, а также протокол действий при выявлении хищений.
Только руководитель может утвердить этот регламент!
Кредитные учреждения, в свою очередь, следуют Положению Банка № 630-П, которое детально описывает процедуры хранения и транспортировки денежных средств, в том числе и инкассации.
Упрощённый порядок ведения кассовых операций
Только малый бизнес и индивидуальные предприниматели могут претендовать на этот формат, согласно Указанию Центрального банка №3210-У. Но как конкретно работает упрощённый порядок? Вот некоторые ключевые упрощения для малых предпринимательств и ИП:
- В процессе операций по приёму и выплате наличных денег сотрудникам необходимо заполнять кассовые ордеры. Это гарантия разрешения спорных ситуаций.
- Журнал учёта отражений основан на расходных и приходных кассовых ордерах.
- Нет установленного максимального лимита для суммы, которую малые предпринимательства и ИП могут хранить в кассе. Для этого нужно вынести специальный указ.
Малое и среднее предпринимательство – это статус компании, который устанавливается в зависимости от критериев МСП.
Индивидуальное предпринимательство – это форма деятельности, в которой физическое лицо осуществляет всю работу компании от своего имени.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины в 2024 году
Если компания или ИП нарушат правила, на них будет наложен штраф (ст.15.1 КоАП РФ). Денежные санкции едины – должностное лицо или ИП должны заплатить 4 000–5 000 рублей, организация – от 40 000 до 50 000 рублей.
За какие именно действия с денежными средствами могут наказать:
- Отсутствие учёта (или его части).
- Неправильно хранение.
- Обнаружение использования налички не по целевому назначению.
- Остаток лимита выше разрешённого.
- Сумма расчётов по одному договору выше 100 000 рублей.
Будьте внимательны: за соблюдением правил взаимодействия с наличными средствами следит ФНС. Убедитесь в том, что с вашими документами всё в порядке.
Также налоговая занимается и проверкой работы кассы. Правильное взаимодействие с ККТ можно проверить в личном кабинете Астрал.ОФД. В нём расположены разделы, которые вам помогут – регистрация / перерегистрация онлайн-кассы, дата окончания работы с ОФД, история фискального накопителя и т.д. В личном кабинете есть интерактивные подсказки, которые укажут вам, когда необходимо что-то изменить, обновить или заключить новый договор.Это убережёт ваш бизнес от штрафов в дальнейшем.
