Эта публикация поможет тем, кто пребывает в хаосе задач – рабочих, бытовых или всех разом. Я расскажу, как быстро разгрести любые «завалы», не допускать их появления в дальнейшем и свести уровень стресса к минимуму.
Также я рекомендую ознакомиться с публикацией «Как работать меньше за те же деньги» - в ней вы найдете массу полезных инструментов в дополнение к этой статье.
Если вы постоянно завалены делами и вам вечно не хватает времени, чтобы переделать их все, может показаться, что решение на поверхности – просто работать дольше и интенсивнее. На первый взгляд это кажется разумным – ведь чем дольше вы работаете, тем больше, казалось бы, у вас времени, чтобы завершить дела. Но такой подход имеет существенные недостатки, а полученные результаты нередко не соответствуют ожиданиям.
Это любопытно: время и продуктивность
В ряде исследований было продемонстрировано, что, как только вы превышаете порог в 35-40 рабочих часов в неделю, ваша продуктивность начинает резко падать. Уже через 3 недели работы по 70-80 часов объем выполненной работы становится равным объему, который вы в состоянии выполнить за 40 часов. А при работе по 60 часов в неделю для выполнения дополнительного объема работы, который занимает час в нормальных условиях, понадобятся 2 сверхурочных часа.
Стресс
При увеличении количества рабочих часов вы неизбежно ужимаете время, необходимое для отдыха и восстановления энергии, а это кратчайшая дорога к хроническому стрессу, тотальному снижению работоспособности и полному выгоранию. Уровень стресса зачастую растет прямо пропорционально «переработанным» часам.
Лишь редкие переработки могут обеспечить рост продуктивности – краткосрочный. Однако, если взять их за правило, в долгосрочной перспективе последствия будут катастрофическими для вашего психоэмоционального состояния.
К счастью, даже если вы завалены делами доверху, вам не нужно увеличивать количество часов для их выполнения. Есть простые и доступные инструменты, которые помогут взглянуть по-новому на ваши задачи и быстро навести в них порядок.
Выгружаем данные и снимаем напряжение
Идею переноса задач и проектов из головы на внешний носитель впервые предложил признанный эксперт по личной эффективности Дэвид Аллен. В своей книге «Как привести дела в порядок» он пишет: «Любое обязательство типа «надо бы, мог бы или должен», которое находится только в сознании, создает иррациональное напряжение, от которого невозможно избавиться: 24 часа в сутки, семь дней в неделю.»
Вероятнее всего, это утверждение основано на известном психологическом феномене, получившем название «Эффект Зейгарник»: незавершенные или прерванные задачи создают более сильное внутренне напряжение, чем завершенные.
Полная выгрузка всех задач на любой внешний носитель – будь то дела, которые вам необходимо сделать или события, которые должны произойти –поможет избавить мозг от напряжения и уменьшить стресс, обрести ясность мышления и повысить организованность.
Составляем список
Составьте список абсолютно всех незавершенных, а также предстоящих дел и задач. Зафиксируйте в тетради или текстовом файле все, что попадает в зону вашего внимания.
- События, наступления которых вы ожидаете, переместите в календарь, чтобы больше о них не беспокоиться и своевременно получать уведомления.
После того, как вы выгрузили все задачи, распределите их по 4-м блокам: горящие, приоритетные, второстепенные и поддерживающие.
Горящие задачи – это те, чьи сроки выполнения подходят к концу.
В норме этот блок должен быть пуст. Но если в данный момент вашей жизни он наполняется задачами – не страшно; вскоре вы разберетесь с ними и в дальнейшем будете планировать время так, чтобы держать этот блок в приятной чистоте:)
Приоритетные задачи – это задачи, выполнение которых обеспечивает максимум результата. Обычно в этот блок попадают задачи объемные и сложные, требующие максимального вовлечения. Весьма вероятно, что именно на этих задачах вы чаще всего прокрастинируете.
Второстепенные задачи – это задачи с низкой отдачей. К ним могут относиться различные отчеты, ответы на е-мейл, совещания – в общем все то, что делать необходимо, но имеет более низкий приоритет по сравнению с предыдущим блоком.
Поддерживающие задачи – сюда помещаются задачи, связанные с любого рода расхламлением, техобслуживанием, приготовлением пищи, шопингом и т.п. В общем, все, что так или иначе связано с обеспечением качества вашей жизни, работы и быта.
Второстепенные и поддерживающие задачи
Существует один нюанс, касающийся второстепенных и поддерживающих задач: их гораздо легче выполнить. При этом их вклад в нашу продуктивность – минимальный (в сравнении с «приоритетным» блоком). Для того, чтобы задачи, которые обеспечивают минимум результата, не поглотили все ваше время, энергию и внимание, нужно рационально подходить к их выполнению.
- Чем меньше личных и временных ресурсов вы будете тратить в отношении второстепенных и поддерживающих задач, тем больше сможете инвестировать в приоритетные дела.
Структурируем и сжимаем
1. Вычлените родственные и повторяющиеся задачи, и затем объедините их в блоки (например: обработка электронной почты и рабочих чатов; телефонные звонки; приготовление пищи на завтрак, обед и ужин; уборка и стирка и т.п.).
2. Ограничьте количество раз, когда вы будете обращаться к ним в течение дня. Например, почту можно проверять не каждые 15 минут (как делает большинство), а трижды в день; готовить пищу на завтра можно с вечера; а для уборки и шопинга и вовсе выделить 1 день в неделю.
3. Согласно «закону Паркинсона», работа способна незаметно заполнить все время, на нее отведенное. Поэтому сократите лимит времени, который вы готовы уделять вспомогательным задачам: введение ограничений помешает им бесконтрольно «расширяться».
4. Выполняйте блоки похожих задач единовременно, разом и только тогда, когда располагаете для этого достаточным количеством личного ресурса.
Такой подход позволит вам, во-первых, ощутимо разгрузить голову: если вы заранее решаете, когда будете заниматься этими делами, то перестаете о них постоянно думать.
А во-вторых, вы не будете лишний раз отвлекаться на них в течение дня. В одном из предыдущих постов я уже рассказывала, какие временные потери влечет за собой постоянное переключение внимания.
Делегируем и исключаем
В вашем списке могут быть задачи, выполнение которых требует массу времени, но при этом в обозримом будущем вы не готовы выделить на них ресурс. Обычно невыполнение задач такого рода не грозит всяческими карами. Вычеркните их из основного списка и зафиксируйте в «списке ожидания».
Наверняка в вашем списке найдутся и очевидные кандидаты на делегирование или ликвидирование – в таком случае перепоручите или исключите их.
Не стесняйтесь привлекать близких к выполнению части поддерживающих задач. Да, вы можете считать (и наверняка не без основания), что способны выполнить ту же уборку намного лучше. Однако в подобных вопросах перфекционизм не слишком уместен: качество вашей жизни объективно не пострадает от того, что супруг(а) или ребенок приберутся на 10-20% хуже, чем вы сами.
Подумайте, на какую помощь вы можете рассчитывать еще: для целого ряда рутинных дел особые умения и навыки не нужны, поэтому вместо вас ими могут заняться другие люди.
Планируем день
Планируйте следующий день с вечера. Для начала определите и зафиксируйте 3 главные задачи на день из первых двух блоков вашего списка (горящие и приоритетные).
После этого дополните свой список еще 5-ю задачами – из блоков приоритетные, второстепенные или поддерживающие. Итого к выполнению у вас намечается 8 задач.
Важно: к реализации трех главных приоритетных задач приступайте в первую очередь!
Как показывает мой опыт, 8 задач – обычно оптимальное количество для выполнения. Однако точная цифра зависит от объема и сложности предстоящих дел, так что список может варьироваться: 5, 6 или 7.
Планировать больше не рекомендую: если вдруг вам не хватит ресурсов выполнить всё, вы рискуете себя демотивировать. Лучше поступать от обратного: если все задачи выполнены, но вы еще располагаете и временем, и энергией, просто возьмите еще одну задачу на выбор – и она будет засчитана как приятный бонус к вашей продуктивности.
Сравнительно небольшое, «осязаемое» число планируемых дел предоставляет возможность для маневра в случае внеплановых событий. Если же вы укомплектуете день доверху, в случае форс-мажора неизбежно возникнет затор и часть задач останется нереализованной. Созерцание списка дел, до которых у вас не дошли руки – не лучшее завершение дня из возможных.
Желаю успехов!
Валя Рейстар
Подписывайтесь на мой канал, если хотите узнать больше о продуктивности и инструментах саморазвития.
#продуктивность #мотивация #антистресс #личнаяэффективность #таймменеджмент
