Деньги под отчет сотрудникам выдают если не все, то многие организации и ИП. Казалось бы, процедура проста и понятна, однако на практике подотчетные расчеты стабильно вызывают вопросы. Давайте разберемся с некоторыми из них.
Можно ли выдавать деньги под отчет работнику чужой компании?
Давайте разберем ситуацию. У компании вышло из строя оборудование. Для его ремонта она обратилась в специализированную организацию, которая прислала своего сотрудника. После осмотра оказалось, что часть запчастей нужно заменить на новые.
Может ли компания выдать под отчет деньги мастеру (работнику сторонней организации) для покупки нужных деталей, а после принять расходы по авансовому отчету?
Напомним, подотчетное лицо — это работник организации. По разъяснениям Центробанка, под работником понимается физлицо, с которым:
ü либо заключен трудовой договор;
ü либо заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ или оказание услуг (например, подрядчики, исполнители).
Работнику сторонней организации деньги под отчет выдавать нельзя. В такой ситуации лучше поступить так:
ü или самим купить необходимые запчасти, а после передать их мастеру по акту, расходной накладной или иному документу, принятому в компании, для совершения ремонта;
ü или договориться об увеличении суммы вознаграждения в договоре, и оплатить стоимость деталей организации, осуществляющей ремонт, то есть работодателю мастера. В таком случае деньги для совершения покупки мастеру выдаст его работодатель.
Могут ли сотрудники передавать друг другу подотчетные суммы.
Давайте разберем еще одну ситуацию. Компания выдала сотруднику наличные под отчет на хозяйственные нужды. Работник приобрел все, что нужно, однако часть денег осталась не потраченной. Будет ли нарушением, если подотчетное лицо передаст этот остаток из рук в руки другому работнику для совершения новых покупок для нужд компании?
Неизрасходованные подотчетные суммы нельзя передавать от одного работника другому напрямую. Они должны пройти через кассу работодателя и банк.
Это прямое нарушение кассовой дисциплины. Выдавать деньги под отчет можно, только предварительно сняв их с расчетного счета. Можно выдать деньги под отчет и из кассы, но только если наличные поступили, в частности, в качестве выручки, страховой премии, возврата займа. Варианта, при котором подотчетные лица обмениваются деньгами между собой, в Порядке ведения кассовых операций нет.
Более того, о расходовании полученных сумм обязано отчитаться лицо, которому они были выданы.
В нашем ситуации нужно поступить так: оформить возврат в кассу неиспользованного аванса → внести эти деньги в банк → снова снять с банковского счета нужную сумму → выдать ее под отчет другому работнику.
Можно ли остаток по подотчету оставить у работника и использовать его позднее.
Рассмотрим ситуацию, компания выдала сотруднику наличные под отчет для приобретения определенного товара. Однако из-за того, что в день покупки на товар действовала скидка, часть денег осталась в распоряжении сотрудника. По совершенным тратам сотрудник отчитался.
Неиспользованный остаток подотчетной суммы по данным утвержденного авансового отчета сотрудник в обязательном порядке должен вернуть в кассу? Или же деньги можно оставить у него, и впоследствии он сможет потратить их на покупки для нужд компании?
Напомним, что сроки и порядок выдачи денег под отчет, сдачи авансового отчета и возврата неизрасходованных сумм устанавливает руководитель. Фиксируется все это, как правило, в положении о расчетах с подотчетными лицами.
До окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы, деньги могут спокойно находиться у сотрудника, и он может на них совершать покупки для нужд работодателя.
А вот со дня окончания указанного срока деньги, оставшиеся на руках у сотрудника, будут официально считаться невозвращенной подотчетной суммой. А к таким суммам уже могут придраться сотрудники ИФНС, особенно если деньги в распоряжении работника будут находиться долгое время. Проверяющие могут счесть, что невозвращенные суммы — доход работника со всеми вытекающими (доначислением НДФЛ, страховых взносов, начислением пеней и штрафа).
Кроме того, со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы, начинает исчисляться месячный срок, в течение которого в случае чего долг по подотчету можно удержать из зарплаты работника (при его согласии).
Таким образом, ответ на вопрос «возвращать деньги в кассу или не возвращать» сводится к тому, как скоро планируется очередная покупка. Если это ближайшие дни, даже если срок для возврата подотчетной суммы прошел, деньги можно оставить у сотрудника. Никакого наказания за это не будет — частью 1 ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций...» КоАП РФ оно просто не предусмотрено. Однако если сроки размытые, деньги лучше вернуть в кассу компании, а после по мере необходимости выдать их сотруднику снова.
Можно ли выплачивать командировочные в день подписания трудового договора.
А вот еще одна интересная ситуация. Компания сегодня заключила трудовой договор с работником, согласно которому тот приступает к работе с завтрашнего дня. Завтра же в связи с производственной необходимостью он направляется в служебную командировку. Можем ли мы сегодня выплатить ему подотчетные денежные средства для оплаты командировочных расходов?
Наличие трудового договора и приказа о приеме на работу еще не говорит о том, что соискатель уже является вашим полноправным работником. Физлицо официально становится таковым лишь со дня, когда приступает к исполнению своих трудовых обязанностей. Именно эта дата указывается как дата приема на работу в сведениях о трудовой деятельности (в трудовой книжке, если она ведется) и в приказе о приеме на работу.
Согласно трудовому договору, заключенному в нашем случае, дата выхода на работу — завтра. Получается, что до наступления этого дня потенциальный работник является для вас фактически посторонним лицом. А согласно действующему законодательству лицам, не являющимся работниками организации, деньги под отчет выдавать нельзя. Если этот запрет проигнорировать, в будущем налоговые инспекторы могут снять расходы и доначислить НДФЛ, не говоря уже о пенях и штрафе.
Как же поступить в сложившихся обстоятельствах? Как вариант, можно заключить с работником допсоглашение к трудовому договору и указать в нем новую дату выхода на работу — за день до командировки (то есть сегодня). Тогда выплатить аванс на командировку можно будет до начала командировки, как это и полагается в соответствии с п. 10 Положения о служебных командировках.
Можно ли учесть в налоговых расходах траты, оплаченные женой подотчетного лица.
Давайте разберемся еще с одной ситуацией. Компания направила в служебную командировку сотрудника. Авиабилеты для командировки были оплачены банковской картой его супруги (она не является сотрудником компании). Можно ли в целях налога на прибыль учесть в командировочных расходах стоимость авиабилетов?
Затраты, оплаченные банковской картой третьего лица, а не командированного сотрудника, по мнению Минфина, можно учесть в «прибыльных» расходах. В случае, когда затраты произведены супругой (супругом), из документов понадобятся авансовый отчет и авиабилеты. При этом расписка, в которой указано, что командированный работник возместил супруге оплаченные ею расходы, не нужна. Ведь деньги являются их совместной собственностью.
Подтверждает ли расходы чек с пометкой «Копия».
Часто возникает следующая ситуация. Сотрудник на свои деньги купил канцелярию в офис. В подтверждение он принес чек, в котором указано «Внимание! Копия чека! Копия чека!». Сказал, что при оплате ему выдали только его. Можно ли по такому чеку возместить работнику деньги по приказу руководителя? Подтвердит ли такой чек расходы?
Если сотрудник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию своих расходов. Если у руководителя нет сомнений в том, что соответствующие затраты были действительно произведены (в частности, работник сдал на склад приобретенное имущество), то компания можете их компенсировать и на основании копии чека. Запрета на это нет. Однако для списания расходов на канцелярию при расчете налога на прибыль понадобится оригинал документа.
Обычно продавцы, в частности магазины, которые после оплаты товара выдают покупателю только копию чека (к примеру, из-за нехватки чековой ленты), оригинал документа либо данные, позволяющие его идентифицировать, и адрес сайта в сети Интернет, где можно его получить, отправляют на абонентский номер или электронную почту. В таком случае сотруднику нужно лишь найти чек, распечатать его и приложить к авансовому отчету.
Напомним, что кассовый чек, полученный в электронной форме и распечатанный на бумаге, по Закону о ККТ приравнивается к бумажному чеку, отпечатанному кассовым аппаратом. При этом он должен содержать все реквизиты, включенные в утвержденный ФНС формат. Если такой чек можно найти и получить в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», то он является документом, подтверждающим «прибыльные» расходы.
А как правильно вести бухгалтерский и налоговый учет, формировать и сдавать отчетность, а так же работать в программах 1С Вы можете изучить на наших курсах:
Комплексная программа обучения (самый полный курс) - https://olbuh.ru/complex_kurs_osno_usn
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при ОСНО - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Бухгалтерский и налоговый учет ООО и ИП при УСН - https://olbuh.ru/bukhgalterskiy-uchet-nalogooblozheni..
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения ОСНО» - https://olbuh.ru/kurs-1-s-buhgalteriya-8-3
Практический курс «1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. Практика ведения УСН» - https://olbuh.ru/kurs-1s-buhgalteriya-8-3-usn
Практический курс «Кадровый учет, расчет заработной платы и отчетность по страховым взносам с практикой в 1С: ЗУП 8.3» - https://olbuh.ru/kadry-zarplata-otcyetnost-1s-bukhgal..
Сайт: https://olbuh.ru/
Телефон: +7 953 866 27 94
Почта: info@olbuh.ru
