Что нужно сделать перед походом в архив? Как сделать, чтобы поход в архив был максимально эффективным, и не превратился в бесконечную муторную процедуру? Сегодня я поделюсь своим опытом на эту тему.
Часто бывает так, что не правильно подготовившись, люди бегут смотреть архивные документы, думая, что сотрудники архива будут им помогать. Это и так и не так. Они, конечно же будут помогать на сколько смогут (или захотят), но, это не значит, что они будут искать для вас сведения. Чувствуете разницу?
Итак, что нужно сделать, что все прошло на "ОТЛИЧНО" и при этом не потерять мотивацию к дальнейшей работе:
1. Делаем "проект" вашего родословного древа.
Делать его надо обязательно! Пусть оно будет крошечным, как это:
Пусть вам будет казаться, что делать древо еще рано. Не слушайте себя - делайте все равно!
Проект родословного древа может быть готов в любом формате - хоть на бумаге, хоть в программе - это не важно, главное, что он - есть.
Составляя его, вы получаете визуализацию своей работы, той самой информации, которая вам уже известна. А значит, все следующие вопросы уже будут максимально конкретными.
2. Делаем список документов.
На основании проекта древа вы должны сформировать список вопросов, ответы на которые можно найти только физически явившись в архив. Это значит, что вы уже изучили все доступные в онлайне оцифрованные архивные материалы по вашей родословной.
Каждый вопрос должен быть максимально конкретным - отвечать на вопросы: "Что я хочу найти?" и "Как я это найду?".
Предположим, что у вас нет точной даты смерти, рождения, бракосочетания и т.д. Вы никогда их не найдете, если у вас не будет временного периода, в котором надо искать. Для этого к каждому вопросу необходимо прикладывать предполагаемую (расчетную дату события). Как это сделать, я уже подробно писала...
На основании сформулированных вопросов Вы должны составить список архивных документов, с которыми вам предстоит ознакомиться, чтобы получить ответы на эти вопросы.
Для этого необходимо их найти в описях архива и записать их адрес (атрибуты), пример на фото ниже (выделено красным).
Список архивных документов должен быть с указанием следующих атрибутов: № фонда, № описи, №дела, Название дела (с указанием периода), количество листов.
3. Записываемся на посещение архива
У многих архивов есть запись посещения.
Архивы работают не так удобно, как нам бы хотелось - только в будние дни, в рабочие (как у всех) часы, да еще и с перерывом. В праздники не работают, кроме того, часто не работают летом (в августе, например). Залы у региональных архивов чаще всего небольшие, количество мест - ограничено.
У разных архивов запись организована по-разному, у кого-то есть электронный формат записи, у кого-то по телефону. Часто запись разбита на две части внутри дня: до перерыва и после перерыва. Если я записываюсь в архив - я записываюсь на весь день, если уж идти, то по-максимуму использовать время.
По моим наблюдениям, посетители часто записываются на весь день, а по факту сидят только в первой половине дня. Залы в регионах после перерыва гораздо свободнее.
Столы для работы - скромного размера, а документы, с которыми вам предстоит работать - достаточно большого формата. Сидеть с кем-то за одним столом - тесно. Оптимально, если вы за столом - один, мне так иногда везло:))
4. Формируем запрос в архив перед визитом
Исходя из составленного списка архивных документов формируете письменный запрос в архив. Список, который вы составили - это основа.
Не забудьте указать дату посещения! Вот здесь необходимо помнить, что отправлять запрос лучше за неделю до предполагаемого визита (как минимум - за три рабочих дня).
Форма, в которой принимают запрос - указана на сайте архива.
Я делала такую:
Отправляете запрос по электронной почте, указанной на сайте архива. Дополнительно, я рекомендую - позвонить, уточнить, все ли документы смогут вам выдать для просмотра:
- Бывает так, что запросы разных людей совпадают, и ваш запрос был не первым.
- Бывает так, что дело, которое вы запрашиваете находится в плохом состоянии - имеет статус "Ветхое". Тогда шансов посмотреть его самому - нет, приходится писать запрос на предоставление копии (страницы, раздела и т.д.) - а это уже за деньги.
- Бывает так, что в один день (за один ваш визит) архив имеет ограничения по выдаче количества дел (или количества листов) одному посетителю. Поэтому, необходимо уточнить еще раз по телефону - что они вам готовы предоставить. Я сталкивалась с тем, что объем одного дела - более 1 000 листов, а в архиве есть ограничение (например - не более 500 листов на одного посетителя в день).
Учитывая все это, обязательно уточняйте по телефону - на сколько исполнят ваш запрос, возможно вам понадобиться не один день, а возможно - только половина дня. Исходя из той информации, которую вы получите по результатам своего запроса, корректируйте и запрос, и даты визитов.
Ну, все, вы готовы к посещению архива.
К вашему приходу архив достанет из фондов, те дела, которые вы заказывали. Выдаст вам под расписку.
Обязательно проверяйте выполнение своего запроса по факту, все ли дела вам выдали. Там тоже работают люди, запросов много, могли что-то забыть или перепутать.
Что надо брать с собой?
Распечатанный (или сохраненный в телефоне) запрос, который вы отправляли - это обязательно.
Я беру все записи, которые у меня есть по теме. Вот такой я маньяк. Не люблю, когда мне надо что-то уточнить, а я это не взяла...
Ну, и конечно, большую тетрадь, ручки, карандаши (кому как нравится), планшет. Хорошо, если архивный сотрудник вам разрешит делать фото на телефон (или сделает вид, что не видит, тоже бывает). Но, обычно - не разрешают. Фотокопии или сканы - платная услуга, это "хлеб" архива. Записи делать - это пожалуйста.
И последнее, если делаете запись, обязательно указывайте источник, например: "Метрическая Книга .... Церкви за .... год, стр.№...., запись №.....".
Перед уходом - просмотрите свои пометки, везде ли вы указали источники, чтобы не делать работу дважды.
Я всегда следую правилу: Если что-то не получилось, значит подготовка была не достаточной!
Готовьтесь "достаточно", чтобы потом не было мучительно больно!
Ну, вот и все на сегодня. Желаю удачи в Ваших исследованиях.
Рада была снова повидаться с Вами.
Искренне Ваша...
Подписывайтесь на мои каналы
Дзен: Родословная - это легко
Телеграмм: Родословная - это легко
#архив #онлайн #предки
