Внедрить готовое решение или разработать систему самостоятельно под себя? Этот вопрос поднимают многие руководители, когда задумываются об оптимизации товарных запасов. Если у вас не было подобного опыта, то о многих сложностях вы можете даже не догадываться.
Давайте рассмотрим плюсы и минусы обоих вариантов. Чтобы сравнение не было абстрактным, будем делать это на примере программы Forecast NOW!, а вы при необходимости можете подставить любое другое решение.
Самостоятельная разработка системы
При разработке системы управления запасами с нуля у вас есть 2 варианта.
1. Несложная система с простыми методами прогнозирования
В ней будут использоваться относительно простые методы прогнозирования и определения оптимального товарного запаса - среднедневные продажи, скользящая средняя, ARIMA, учет сезонности и тренда. Она не будет учитывать многие нюансы поставок и особенности работы компании.
Как правило, это может быть какой-то скрипт на основе Excel или модуль для 1C.
Главное здесь - это понимать, что точность результатов таких методов вероятнее всего будет низкой, особенно, если вы работаете с товарами редкого спроса. Это может привести к большим ошибкам при закупках и как следствие потре денег.
Плюсы такой системы:
- Можно сделать быстро (1-3 месяца)
- Относительно дешево. Иногда можно уложиться в 100-200 тыс. рублей.
- Может быть модулем уже существующей ERP системы
Минусы:
- Запас будет рассчитываться неточно, так как существует погрешность самих методов плюс большое количество сторонних факторов.
- Нет учёта нюансов поставок и дополнительных факторов
- Скудный инструментарий для анализа эффективности либо полное его отсутствие
- Скорее всего не будут учитываться маркетинговые акции, крупные единовременные продажи, вид спроса, периоды дефицита, необходимость восстановления спроса и т.д. Всё это скажется на итоговой эффективности системы.
2. Разработка сложной системы, адаптированной под вашу компанию
Это уже полноценный проект отдельной системы или модуля для учетной системы. В программе будут реализованы сложные алгоритмы, позволяющие рассчитать оптимальный товарный запас довольно точно.
Нужно будет учесть возможность установки уровня сервиса (заданного и оптимального), механизмы фильтрации маркетинговых акций и дефицита, разовых крупных продаж, нюансы поставок различных товаров (срок доставки, кратность поставки и т.п.), учесть вероятность различных рисков (например, недопоставки), продажи аналогов, возможность глубокой аналитики и т.д.
Плюсы:
- Эффективность решения. Если всё сделано правильно, то программа будет показывать хорошие результаты именно для вашей компании и отрасли
- Удобство. ПО будет разработано с учетом вашей практики и не нужно будет переучивать пользователей.
- Учет факторов и особенностей управления запасами в компании
- Может быть модулем уже существующей учетной системы, что облегчает и ускоряет работу.
- Наличие инструментов для анализа и улучшения эффективности работы системы.
Минусы:
- Дорого. На сегодняшний день такая разработка будет вам стоить 7-10 млн. рублей, а возможно и больше.
- Долго. Разработка системы с нуля займет от 9-12 месяцев в лучшем случае. Плюс этап тестирования и испавления ошибко может также затянуться.
- Недостаток компетенций у программистов в области логистики. Это может привести к неправильной реализации алгоритмов, что повлечет неэффективность работы системы. Есть большой риск, что время и деньги будут потрачены, а результаты будут неудовлетворительными.
- Даже реализованные сложные и точные алгоритмы расчета оптимального товарного запаса в отрыве от логистических задач могут привести к неэффективности внедрения системы (неправильный учет хотя бы одного нюанса поставки или работа системы не в полном соответствии с бизнес-процессами в компании приводят к неэффективности системы в целом)
- Увеличится нагрузка на IT отдел. Во-первых, для разработки системы придется нанять новых специалистов. Если этого не сделать, то процесс разработки может затянуться, потому что специалисты будут вынуждены работать сразу на несколько проектов. Во-вторых, поддержка работы системы после разработки тоже потребует дополнительных ресурсов. В-третьих, IT отдел, как правило работает с несколькими системами и управление запасами может быть не в приоритете при последующих доработках и исправлении ошибок. И на это будет уходить много времени.
- Необходимость самостоятельно отслеживать новые тенденции в логистике (постоянно уточняются методы расчета оптимального товарного запаса и алгоритмы работы – эта тема находится в тренде современных исследований - соответственно, необходимо следить за новыми тенденциями)
Внедрение стороннего готового решения
Альтернатива собственной разработки – внедрение готового решения. Рассмотрим плюсы и минусы на примере Forecast NOW!
Плюсы:
- Окупаемость программы от 6 месяцев (в зависимости от компании и объемов). После вы уже будете работать в плюс.
- Быстрое внедрение. В среднем – это 3-6 месяцев с учетом интеграции и обучения сотрудников. К концу этого срока вы уже будете делать заказы с помощью программы.
- Бесплатное обучение
- Использование передовых технологий в управлении товарными запасами (вероятностное прогнозирования, подневное моделирование запасов с учетом дат поступлений, цифровой двойник, мультиэшелонное сквозное моделирование по всей цепи поставок в один проход). Мы тщательно отслеживаем все тенденции и постоянно модернизируем алгоритмы.
- Мы сосредоточены только на управлении товарными запасами, что позволяет эффективно решать эту задачу
- Учет нюансов поставок, большого количества факторов и рисков, влияющих на расчет оптимального товарного запаса.
- Техподдержка от разработчиков. Возникающие у клиентов проблемы решаются оперативно и быстро, также возможна доработка программы в соответствии с пожеланиями клиентов.
- Широкий инструментарий для анализа эффективности работы отдела закупок и логистики. Легко можете отследить в динамике все известные вам показатели.
- Подтвержденные результаты других пользователей программы.
- Возможность использовать широкие наработки других компаний и отраслей. Так как мы работаем с большим количеством клиентов (90+), мы можем отслеживать, какие потребности есть у бизнеса, какие методы и инструменты работают эффективнее. Всё это мы добавляем в программу. И у пользователей есть доступ ко всем этим возможностям.
- Все наши наработки, новые алгоритмы, улучшения постоянно тестируются. До пользователя доходит уже готовый к использованию функционал.
Минусы:
- Цена сопоставима с разработкой сложного решения
- Необходима интеграция с вашей учётной системой
- В программе реализованы сложные алгоритмы, которые закрыты от пользователей
- Переход на новый софт и необходимость обучения закупщиков и логистов пользованию программы.
- Нет возможности самостоятельно вносить изменения в программу и алгоритмы.
Что в итоге?
Какой из вариантов выбрать нужно решать в каждом случае индивидуально: оценивать возможные риски, сроки и стоимость. Если есть возможность, нужно поговорить с людьми, которые реализовали желаемый вариант, ведь многие риски не очевидны на старте проекта.
