Точно также как в малом или крупном бизнесе, у компаний среднего масштаба своя специфика планирования платежей. Не все инструменты, которые предлагает рынок, подойдут таким компаниям. В этой статья я хочу рассказать о критериях, которым должен соответствовать платежный календарь, оптимальный для планирования в среднем бизнесе.
Уточню, что в рамках статьи я буду рассматривать платежный календарь именно как инструмент для управления платежами по датам и расчетным счетам.
Профессиональный и производительный инструмент для финансового директора
Объяснить, чем характерно планирование в среднем бизнесе, проще всего в сравнении. Начнем с совсем маленьких предприятий. Обычно планированием платежей в них занимается сам руководитель. Для этой цели он скорее всего выберет электронные таблицы, а если захочет больше автоматизации – какой-нибудь финансовый сервис.
В крупном бизнесе другая ситуация. Задачи управленческого учета и планирования здесь делегированы между сотрудниками финансового отдела. Соответственно, предприятию нужен многопользовательский и профессиональный платежный календарь. Кроме того, большой штат сотрудников подразумевает сложные сценарии согласования и жесткий контроль за каждым этапом обработки платежа.
Наконец, перейдем к среднему бизнесу. В отличие от микропредприятий здесь уже есть квалифицированный специалист, который выполняет задачи по ведению учета и планированию. Как правило, это финансовый директор. Но у него пока нет отдела, между которым можно было бы распределить все эти обязанности, так что нужно успевать решать задачи самостоятельно. Сотрудники других отделов, которые направляют финдиректору заявки или занимаются их согласованием, чаще всего находятся в одном офисе и с ними можно общаться напрямую. Получается, что в сложных маршрутах согласования нет смысла – они только усложнят процесс обработки платежей.
Соответственно, можно назвать два первых критерия к платежному календарю. Во-первых это должен быть профессиональный инструмент, отвечающий требованиям финансового директора. А во-вторых, функционал календаря не должен быть перегружен излишне строгой системой согласования платежей, которая средним компаниям попросту не нужна.
Взаимодействие платежного календаря с заявками на платежи
Прежде всего стоит кратко обрисовать суть системы заявок на платежи. Это отдельный инструмент, который позволяет собирать в одном месте требования на оплату всех отделов компании, согласовывать их, утверждать и исполнять. И очень важно, чтобы эта система была интегрирована с платежным календарем.
Чтобы объяснить причину, вернемся к примеру с малым бизнесом. В большинстве случаев платежный календарь – это единственный инструмент, который нужен руководителю. Он не использует систему казначейских заявок, потому что согласовывать и утверждать собственные платежи руководителю незачем. По этой причине платежный календарь в малом бизнесе чаще всего существует автономно и никак не взаимодействует с заявками.
А вот средним компаниям заявки на оплату необходимы. Штат сотрудников здесь уже больше, а значит есть отделы, чьи потребности нужно собирать и оплачивать. Кроме того, каждую заявку нужно согласовать и утвердить, прежде чем приступить к ее исполнению. Значит, в среднем бизнесе платежный календарь должен быть напрямую связан с системой заявок на оплату. В этом случае в календарь будут попадать только утвержденные заявки, чтобы финансовый директор мог уверенно планировать дату их оплаты.
Планирование по нескольким расчетным счетам
Средний бизнес нередко включает в себя несколько юридических лиц, к каждому из которых может быть привязан свой расчетный счет. Финансовому директору это усложняет планирование платежей, так как расчетным счетом каждого юрлица нужно управлять отдельно.
Соответственно, средним предприятиям важно работать в платежном календаре, где видны плановые остатки по каждому расчетному счету. Это даст финансовому директору более полную картину для планирования заявок и позволит не допустить кассовых разрывов на счетах.
Обобщаем
Платежный календарь для предприятий среднего масштаба – это профессиональный инструмент, соответствующий квалификации финансового директора. Функционал такого календаря не должен усложнять работу с платежами чересчур сложными маршрутами согласования. Важно, чтобы календарь напрямую взаимодействовал с заявками на оплату, а также поддерживал возможность планирования по нескольким расчетным счетам.
Эти критерии помогут сориентироваться при выборе инструмента для планирования платежей. В качестве одного из них можно рассмотреть платежный календарь 1С:Управляющего, созданный преимущественно для среднего бизнеса.
