Идея этого выпуска была навеяна многочисленными застольными "собраниями", которые периодически происходят и всегда проходят по одному и тому-же сценарию. Сначала все гости собираются и рассаживаются за столом. Кто-то выбирает место рядом с сем-то, для кого-то важно, чтобы сидеть было удобно, а кто-то садится поближе к закуске или выпивке, а кому-то важно ближе к выходу. В общем это еще не само собрание, а подготовка к нему, но она дальше сыграет свою роль и повлияет на вторую и третью фазы.
Итак, начнем разбор динамики процесса:
Первая фаза - это когда вс участники помнят для чего собрались, удерживают внимание на одном, будь то тостующий или выступающий докладчик. Присутствует единый настрой и единый ритм, это то самое состояние описанное в песне "как здорово, что все мы здесь сегодня собрались".
Вторая фаза - это когда участники начинают делиться на подгруппы, по симпатиям, по интересам. В общем в групповой динамике давно замечено, что большие группы, больше 7-9-ти человек начинают делиться на подгруппы. Здесь появляется момент лидерства, например, хороший рассказчик "а еще была такая история" или привлекательная особа, которой все хотят угодить, чтобы попасть в поле ее внимания. Очень редко, но группирование идет по третьему критерию, вокруг темы или проблемы, и все в малой группе удерживают единый тезис. Такое можно наблюдать только в профессиональных группах наделенных организационной культурой.
Третья фаза - это когда участники начинают покидать свои насиженные, наетые и нагретые места, в поисках новой темы, новых закусок, нового лидера или новых приключений, т.е. от скуки. Здесь центры притяжений становятся более выраженными, но также появляются и изгои, кто не может найти себе интересную тему или компанию "ты меня уважаешь?", и остается в гордом одиночестве. Про уединившиеся парочки - я ничего говорить не буду, это к теме не относится)) Третья фаза может несколько раз перемешиваться, но формат нескольких малых групп и одиночек сохраняется, и кажется, что уже все забыли зачем все вместе собрались.
И вот, если мы теперь посмотрим через эту призму на наши организационные собрания, то увидим похожую картинку, только вот деление будет не разворачиваться во времени, а сразу по ролям участников.
Игроки - это аналог первой части застолья, когда все еще помнят ради чего собрались! Встречаем новый год или провожаем друга в полет.
Пассажиры - это когда участники проявляют свой интерес поворачиваясь к центрам притяжений. К какой истории мне присоединиться?!
Зрители - это состояние, когда все уже выпито и съедено, все темы перетерты, и мы на автопилоте продолжаем активно слушать. Состояние - "хорошо сидим".
Только вот в организационном собрании все эти три фазы присутствуют одновременно и сразу в головах участников, которые приходят как в песне: "кто пришел напиться, кто пришел нажраться, кто пришел послушать свежих новостей".
Как же собрание сделать эффективнее?
Рецептов много, публикаций еще больше, я не буду здесь оригинальным, и не дам исчерпывающего ответа, так как собрание акционеров - это один случай, а собрание пенсионеров - другой. Но в любом случае есть опорные моменты, главный из которых - это сущность собрания, а именно не собраться и пересчитаться (как на поминках), а собраться, чтоб пообщаться, посовещаться, обменяться идеями, чувствами, мыслями, решениями, опытом, оказать друг другу поддержку, почувствовать себя командой. Последнее особенно актуально для виртуальных команд, дистанционных собраниях и работников на удаленке.
Итак, что необходимо сделать, чтобы не превращать собрание в застолье, а пойти по пути совещания:
1. организовать обсуждение, иначе люди будут говорить на разные/свои темы;
2. планировать ход обсуждения (известный формат пленарных выступлений, последующих дискуссии и кулуарные обсуждения - не всегда самый лучший);
3. установка на участие, а именно как себя вести, как выражать свои интересы, как взаимодействовать, договариваться, выстраивать отношения.
В итоге у нас получается вот такая матрица - НОУХАУ:
ИП/2024/01/11
p.s.
По теме эффективности совещаний и собраний: