Окончание. Начало здесь.
Свод - Навигатор
Это сводный лист, на который выведены агрегированные данные по всем объектам (проектам).
Обратите внимание! На этом листе все данные заполняются автоматически. Здесь ничего не вносится руками.
В левом верхнем углу находятся кнопки макросов, с помощью которых можно выбрать только плановые данные или фактические.
В правом верхнем углу находятся гиперссылки для быстрых переходов между листами.
Колонка А - объекты. Указаны все объекты, которые вы ведете. Так же эти наименования являются гиперссылками для быстрого перехода на соответствующий объект. Кроме того, в этой колонке над таблицей находится ячейка с датой. В ней всегда показывается текущая дата.
Следующие 9 колонок - это блок расходов.
В колонках B,C,D - отражены все плановые и фактические расходы с начала проекта. А так же отклонение факта от плана.
В колонках E,F,G - отражены все плановые и фактические расходы за первый год проекта.
В колонках H,I,J - отражены все плановые и фактические расходы за текущий месяц проекта.
Блок колонок с K по S - включены данные по доходам. Структура аналогична блоку расходов.
Колонка T - плановый остаток финансирования по конкретному объекту в текущем месяце.
Колонка U - расчетный фактический остаток финансирования по конкретному объекту в текущем месяце.
Колонка V - индикатор финансового состояния объекта. Если расходы по объекту превысят доходы этот лист будет выглядеть вот так:
Колонки W и Х - индикаторы правильности внесения данных.
В зависимости от проблемы во внесенных данных в этих колонках будут соответствующие сообщения. Например вот такие:
Или вот такие:
Таким образом, на одном листе вы сможете увидеть и общую информацию по выполнению проектов, наличию финансирования, а так же сведения о правильности внесенных данных.
Справочник
На этом листе почти все заполняется вручную.
На это листе создаются списки, которые используются на листе "Движение средств". Вручную заносится то, что отмечено оранжевым цветом.
Колонка А - виды затрат по объектам. Записываете те виды затрат, которые будете использовать. На всех объектах (проектах) список будет одинаковым. Вы можете менять какие угодно затраты, кроме статьи "Оплата Заказчика". Не трогайте ее!
Колонка С - постоянные расходы. Этот список так же формируется вручную. Обратите внимание, что в этом списке могут быть только те виды затрат, которые есть в списке из колонки А. Но их может быть меньше, если же эти расходы будут такие же, как в колонке А - просто скопируйте этот список.
Колонка Е - список объектов (проектов). Формируется автоматически. Вручную вносить НЕЛЬЗЯ!
Колонка К - список фраз, используемых для информирования. Вы конечно можете их поменять, но лучше их не трогать.
Советы по заполнению и ведению файла
- Заполняйте все ячейки по каждой операции. Пропусков быть не должно. Во-первых, это позволит сохранять больше информации по каждой операции, а во-вторых, даст вам больше возможностей для фильтрации данных.
- Если один платеж по банку или кассе предназначен для нескольких объектов, разбейте платеж на необходимое количество частей.
- Если один из столбцов в «Движении средств» стал красным (это означает, что в столбце «Объект» или «Вид затрат» не заполнены соответствующие ячейки). Необходимо с помощью автофильтра выбрать пустые ячейки в этих столбцах.
- Кроме отсутствия заполнения необходимого признака, ошибка может возникнуть, когда вы неверно пишете признак (объект или вид затрат). Необходимо сверять данные по каждому объекту и каждому виду затрат.
- Даты в первой колонке таблицы «Движение средств» необходимо вносить вручную, изначально там вбиты по всему столбцу ссылки на предыдущую ячейку. Это позволяет вносить дату один раз в день (поверх ссылки), а все последующие ссылки тут же отражают только что внесенную дату. Если необходимо убрать все изменения дат, то нужно просто опять скопировать ссылку на все ячейки столбца.
- Не переименовывайте листы! Изменение названия листов можно делать только в названиях карточек объектов и только изменяя название объекта в ячейке куда заносится название объекта. Если вы поменяете названия других листов, у вас перестанут работать быстрые переходы.
- В названиях объектов у вас не должно быть пробелов. Если название объекта состоит из двух слов, то нужно его писать через нижнее подчеркивание. Например: "Белый_камень".
Где можно приобрести файл?
Приобрести можно в нашем магазине. После оплаты вам будет выслано две ссылки на скачивание. По одной ссылке будет пример использования файла, по второй шаблон готовый к использованию.
Приглашаю вас на свой сайт, где вы сможете не только прочитать эту статью целиком, но и найдете много полезной информации по управленческому учету без воды, а также различные электронные таблицы, для удобства вашей работы.