С приближением нового года многие компании сталкиваются с задачей утверждения номенклатуры дел на предстоящий период. Данная процедура является ключевым этапом организации архивного хранения документов и, начиная с 1 сентября 2023 года, бухгалтерии предстоит адаптироваться к новой форме и требованиям, установленным приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77. Давайте рассмотрим, какие изменения произошли и как эффективно организовать хранение дел в бухгалтерии.
Правила ведения архива в бухгалтерии
В бухгалтерии, где ежедневно формируется обширное количество документов, правила ведения архива играют важную роль. Согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 года No 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", необходимо создать архивное пространство, где документы упорядочены и хранятся согласно установленным правилам.
Современные технологии предоставляют два варианта архива: бумажный и электронный. Цифровые документы, в свою очередь, хранятся в системах хранения электронных документов (СХЭД), которые могут быть частью системы электронного документооборота компании или функционировать как отдельное хранилище.
Роли и обязанности сотрудников
Каждая бюджетная организация должна создавать собственные архивы, в то время как коммерческие компании и индивидуальные предприниматели могут поручить ведение архива сторонним специалистам. Важно подчеркнуть, что даже в случае аутсорсинга, они обязаны поддерживать актуальность документов в процессе текущей деятельности.
Обязательно должны быть выбраны сотрудники, кто будет ответствен за подготовку к передаче документов в архив. Эти сотрудники занимаются систематизацией документов, следят за сроками их использования и хранения.
Номенклатура дел
Номенклатура дел — неотъемлемая часть эффективного архивного управления. Это своеобразный список папок, в которых упорядочены бумажные или электронные документы. Каждая папка, представляет собой единицу хранения архивных документов, содержащую записи одинакового вида или тематики с одинаковым сроком хранения.
В контексте бухгалтерии, номенклатура дел может включать в себя различные категории документов:
- Документы первичного учета;
- Документы по личному составу, такие как приказы и личные карточки сотрудников;
- Служебные записки;
- Переписку с внешними организациями;
- Протоколы комиссий;
- Положение о бухгалтерии и должностные инструкции.
Утверждение номенклатуры дел
Согласно правилам, установленным приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77, каждая организация обязана утвердить номенклатуру дел на следующий год до 1 января. Этот процесс подразумевает составление перечня папок, их организацию и определение сроков хранения в соответствии с нормативами Росархива и другими законодательными актами.
Составление номенклатуры дел в бухгалтерии требует внимательного подхода и знания требований Росархива. Каждый вид документа должен быть четко систематизирован, а сроки хранения определены с учетом законодательных норм.
Создание эффективной номенклатуры дел — это не только требование закона, но и стратегически важный момент для бухгалтерии любой организации. Это обеспечивает организованное хранение и легкий доступ к документам, снижает риски утери информации и обеспечивает соблюдение законодательных норм. В 2023 году бухгалтерии стоит внимательно адаптироваться к новым требованиям, гарантируя эффективное управление документацией в цифровую эпоху.
Способы поступления первичных документов и их сохранение
С одним из ключевых аспектов бухгалтерского учета связана неотъемлемая задача – правильное отражение первичных документов в номенклатуре дел. Эта задача требует внимательного подхода и соблюдения определенных правил, определенных Федеральным законом и регулированиями Росархива.
Первичные документы могут поступать в бухгалтерию в различных форматах, будь то электронные файлы или бумажный формат. Однако, оригиналы следует сохранять в изначальном виде. Это означает, что электронные документы не должны распечатываться, а бумажные не сканироваться для последующего хранения в архиве.
Это требование несет важное значение, поскольку налоговые органы при проверках или судебные инстанции имеют право запросить оригиналы документов. В случае перевода первичной документации в иной формат, она может не быть принята в качестве доказательства.
Организация документов в номенклатуре дел:
Согласно инструкции Минфина от 1 декабря 2010 года№ 157н, бумажные документы сшиваются в дело в конце каждого отчетного периода, будь то месяц, год или квартал. Они размещаются в папках в хронологическом порядке, а на обложке каждого дела указывается регистр бухгалтерского учета, период и номер тома.
Что касается электронных документов, их вносят в реестр электронных документов. Реестры формируются с той же периодичностью, что и журналы операций на бумаге. Электронные реестры сохраняются в отдельных папках.
Отметим, что в законодательстве о бухгалтерском учете отсутствуют строгие требования к тому, каким образом организовывать брошюрование бумажных дел. Надо самостоятельно выбирать способ и закреплять его в учетной политике.
Номенклатура дел и ее составление
С 1 сентября 2023 года вступили в силу новые формы. Для составления номенклатуры дел бухгалтерии используйте форму для структурного подразделения. Заполняйте номенклатуру, ориентируясь на разделы перечня Росархива.
Важно отметить несколько ключевых моментов при заполнении номенклатуры:
- Заголовок дела: Укажите название организации и структурного подразделения.
- В строке "Название раздела" пропишите направление деятельности, к которому относятся документы.
- Индекс дела: Сформируйте индекс дела из кода делопроизводства и порядкового номера папки. Для электронных документов добавьте к индексу "ЭД".
- Заголовок дела: Отразите, какие именно документы хранятся в каждой папке.
- Примечание: Укажите формат хранения документов и носитель информации.
- Количество томов (частей): Отразите количество дел, сформировавшихся за год.
- Срок хранения и № статьи по перечню: Заполните по перечню Росархива, указав номер пункта и срок хранения.
Соблюдение этих рекомендаций позволит эффективно управлять документацией в цифровую эпоху, обеспечивая прозрачность, доступность и легкость поиска необходимых документов. Регулярное обновление и адаптация к новым требованиям позволят бухгалтерии успешно справляться с вызовами современного бизнес-пространства.
Утверждение номенклатуры
Номенклатуру дел структурного подразделения должен утвердить руководитель данного подразделения. При наличии комиссии, занимающейся экспертизой ценности документов, согласование с ней обязательно перед подписанием. Это гарантирует объективную оценку ценности документов и их соответствие стратегии организации.
Передача номенклатуры дел бухгалтерии в архив
Номенклатуру дел бухгалтерии на следующий год следует передать в отдел, ответственный за архив. Это позволяет эффективно организовать номенклатуру дел компании в целом. Согласование и передача данных помогают создать единый стандарт для учета и хранения документов.
Чтобы корректно отчитаться по накопленным документам за текущий год, необходимо составить итоговую опись электронных документов. Это важный этап, на котором отражается фактическое количество сформированных дел за год.
Сдача документов в архив
Все архивные документы делятся на временные (до 10 лет) и постоянные (более 10 лет). Первые хранятся в бухгалтерии в течение всего срока, начиная с начала года, следующего за годом их завершения делопроизводством. Если документы невозможно хранить в бухгалтерии, оформите их передачу в архив компании.
По истечении срока хранения временных документов, установленного правилами, их необходимо уничтожить. Это помогает освободить место и поддерживает порядок.
Документы постоянного хранения передаются в архив организации через 1-3 года после года их завершения в делопроизводстве. Процесс передачи осуществляется по описи, составленной в соответствии с утвержденной номенклатурой. Хранятся документы до 75 лет.
Росархив имеет право проверить ведение архивного делопроизводства в организации. Нарушение правил хранения архивных документов влечет за собой штрафы. Они могут быть наложены на физическое лицо в размере от 1 000 до 3000 рублей, на должностное лицо в размере от 3 000 до 5 000 рублей и на юридическое лицо, для него штраф составляет от 5 000 до 10 000 рублей.
Штрафы могут быть и больше до 300 000 рублей, если организация например нарушит правила хранения документов и «потеряет» протоколы собрания участников.
Регулярное обновление номенклатуры, соблюдение сроков хранения и правил передачи документов в архив — залог успешного управления документацией. Кроме проверок Росархива, налоговая инспекция или Роскомнадзор также могут проверять архив бухгалтерии. Предотвращение штрафов и уверенность в сохранности документов становятся приоритетом в современном бизнес-пространстве.
Внимательное и системное следование этим шагам поможет бухгалтерии эффективно управлять документацией, соблюдать законы и избежать негативных последствий проверок.
