Электронный многоцелевой документ или electronic miscellaneous document подтверждает оплату пассажирами дополнительных услуг при железнодорожных и авиационных перевозках. В этой статье мы расскажем, что это за документ, зачем он нужен при полётах и можно ли его использовать для получения вычета НДС.
Что такое электронный многоцелевой документ (ЭМД)
Электронный многоцелевой документ подтверждает оплату пассажирами дополнительных услуг при перевозках компанией-перевозчиком или авиакомпанией, которые они используют кроме приобретения билета. К дополнительным услугам относится доплата за габаритный багаж или провоз детей без сопровождения.
Важно! По Приказу Минтранса РФ от 18.05.2010 № 116, в котором установлена форма и правила заполнения ЭМД, квитанция электронного многоцелевого документа является документом строгой отчётности.
Электронный многоцелевой документ состоит из нескольких купонов:
- электронного стоимостного (не более 4 купонов в одном документе);
- агентского (выдаётся при покупке билетов туристическим агентством);
- контрольного.
Кроме того, в документ входит квитанция. Стоимостный купон и квитанция применяются для отчётности, например, для получения вычета НДС или отчёта о расходах на поездку, если её оплачивала организация.
Форма электронного многоцелевого документа
Бланк стандартного ЭМД состоит из:
- квитанции с данными об услуге и оплате, в том числе сведениями о плательщике, коде услуги, её описании (по необходимости);
- тарифов;
- общей суммы платежа;
- способа оплаты;
- даты выдачи;
- названия компании-перевозчика, выдавшей его;
- уникального номера, получаемого документом при оформлении.
В документ может быть добавлена и другая информация, которая предусмотрена правилами перевозчика.
В нём также указывается трёхзначный код перевозчика (для внутренних перевозок) или двухсимвольный для компаний, осуществляющих международные чартерные рейсы.
Как оформить и использовать электронный многоцелевой документ
Электронный многоцелевой документ — это документ, который подтверждает оплату пассажирами дополнительных услуг при перевозках компанией-перевозчиком или авиакомпанией, в случае отказа от услуг или изменения условий перевозки. Сотрудник авиакомпании (компании перевозчика) заполняет его в специальной программе, выбирая форму бланка в соответствии с видом услуги. В него вносится информация о платеже или возврате денег, а также данные пассажира, код услуги, способ оплаты и другие необходимые данные, о которых мы уже упоминали ранее.
Сотрудник авиакомпании формирует готовый бланк, проверяет корректность заполнения электронного многоцелевого документа и печатает его для пассажира.
EMD-документ пассажир представляет персоналу авиакомпании, доказывая оплату услуг. Кроме того, по п.7. ст.171 и п.1 ст. 172 Налогового кодекса РФ его бланк можно использовать для вычета НДС, если он использовался во время командировки и услуги оплачивались работодателем.
Организация-работодатель сама решает, принимать ли к вычету расходы на дополнительные транспортные услуги. Она будет склонна к принятию вычета, если это предусмотрено нормами организации, приказом руководства.
Заключение
ЭМД отражает дополнительные расходы пассажиров на услуги пассажирских авиакомпаний и перевозчиков. С его помощью можно оплатить или вернуть деньги за ненужную услугу.
С его помощью можно также подать отчёт в бухгалтерии или отделе персонала о потраченных деньгах и получить вычет, если это предусмотрено уставом компании и нормативными актами.