С наступлением сезона праздников, вопросы о правилах вручения подарков сотрудникам становятся актуальными. Особенно важно соблюдать ограничения и правила начисления налогов, чтобы щедрость работодателя не привлекла особого внимания налоговых органов.
Общий порядок вручения подарков
Если работодатель решает подарить подарок сотруднику как поощрение, то это считается вознаграждением. Для этого нужно только издать соответствующий приказ, используя форму № Т-11, Т-11а.
Однако, если компания решает преподнести ценности в виде подарков, в честь праздников или юбилеев, а стоимость подарка превышает 3000 рублей, необходимо заключить письменный договор дарения согласно ст. 574 Гражданского Кодекса. Подарки, которые стоят меньше 3000 рублей оформляются ведомостью с необходимыми реквизитами.
Локальные нормативные акты, такие как положения, приказы или распоряжения, также необходимы для ясного регулирования процесса закупки и установления ориентировочной стоимости подарков. Эти документы должны включать перечень сотрудников или их детей, если подарки адресованы им.
Налог на доходы физических лиц
Если подарок – это поощрение за труд, то НДФЛ начисляется в общем порядке, аналогично начислению премий.
Если подарок – это дар по случаю праздника, а его стоимость не более 4000 рублей в год, то начисление НДФЛ не требуется. Налог будет начисляться на сумму, которая превышает 4000 рублей.
Необходимо отметить, что входной НДФЛ не включается в расчет 6-НДФЛ. Однако, при наличии нескольких подарков и превышении 4000 рублей, в 6-НДФЛ следует указать всю сумму "подарочного" дохода, с указанием необлагаемого лимита в 4000 рублей в разделе вычетов.
Если подарки покупаются не самим сотрудникам, а их несовершеннолетним детям, то документы оформляются так, чтобы ребенок был указан как одаряемый, поскольку в этом случае он считается самостоятельным плательщиком НДФЛ, и вычет в 4000 рублей применяется к его доходу, а не родителей.
Страховые взносы
Если подарок предоставляется как поощрение, страховые взносы должны начисляться на его стоимость как на оплату труда. Но если это дар по случаю особого события, тогда страховые взносы не начисляются.
Для исключения начисления страховых взносов важно четко оформить документы как договор дарения. Подарки для детей тоже освобождаются от страховых взносов.
Налог на прибыль организаций
Стоимость подарков, которые были куплены для сотрудников как поощрение, может быть включена в "прибыльные" расходы. Однако затраты на приобретение подарков к праздникам не подпадают под "прибыльные" расходы.
Налог на добавленную стоимость
НДС начисляется как при передаче подарков сотрудникам и их детям, так как безвозмездная передача считается реализацией и является объектом НДС. Сумма НДС считается без включения НДС, но с учетом акцизов.
Счет-фактура на каждое физическое лицо не требуется, достаточно составить справку-расчет, указывая суммарные данные по операциям.
Если у вас есть счет-фактура, вы можете учесть входящий НДС от продавца как вычет, и в этом случае сумма НДС при безвозмездной передаче будет соответствовать сумме этого же налога, который был принят к вычету.
