Путевой лист ИП – это важный документ, служащий инструментом для учёта рабочего времени и самой деятельности сотрудников у индивидуальных предпринимателей. Его цель – обеспечить адекватное распределение задач, контроль исполнения обязанностей. Также ПЛ гарантирует подотчётность и открытость в различных аспектах работы ИП.
Путевой лист обычно содержит информацию о работнике, его обязанностях и маршрутах, а также указывается время начала и конца рейса. Знание правил и требований к составлению ПЛ невероятно важно для индивидуального предпринимателя. Если при проверке обнаружатся ошибки или пропуски в оформлении путевого листа, то это может привести к юридическим сложностям и денежным штрафам.
В этой статье мы обсудим ключевые моменты, связанные с путевыми листами, а также рассмотрим изменения, которые начали действовать в текущем году. Кроме того, мы представим руководство по правильной подготовке этих документов.
Особенности ПЛ
При использовании автомобиля в бизнесе индивидуального предпринимателя существуют определённые особенности в оформлении путевых листов.
Прежде всего, сам ИП может выполнять функцию водителя. Однако могут быть вовлечены и его сотрудники. В этом случае в путевом листе указывается информация обо всех водителях.
Следующий момент – ИП часто занимается разнообразной деятельностью, включающей выполнение работ в различных местах. Именно поэтому путевой лист может включать все сделанные задания, маршруты передвижения и рабочие интервалы.
Очень важно, чтобы ИП неукоснительно соблюдал все требования, предъявляемые к оформлению путевого листа. Это необходимо для избегания неприятностей с налоговыми и контролирующими органами. Документ должен быть заполнен правильно, включать только достоверную информацию и нести подписи всех вовлечённых сторон.
Изменения в ПЛ с 1 марта 2023 года
В соответствии с Приказом Минтранса № 390, начиная с 1 марта 2023 года, применяются новые правила по оформлению путевых листов для ИП. Укажем основные из них:
- ПЛ обязательно должны быть полностью оформлены до начала поездки.
- При нескольких выездах за смену водителю нужно заполнить единичный путевой лист на все поездки.
- Список обязательных полей в документе был обновлён (подробнее об этом поговорим ниже).
- Теперь важным становится запись показаний одометра в путевом листе.
- Возможно оформление путевого листа как в бумажном, так и в электронном формате.
В дополнение к изменениям, вступившим в силу с 1 марта 2023 года, с 1 сентября того же года вводятся новые добавления, как, например, обязательное указание СНИЛС водителя и данные его удостоверения в путевом листе.
Бланк путевого листа для ИП в 2023 году
Согласно Приказу Минтранса № 78, были разработаны 2 новые формы ПЛ для индивидуальных предпринимателей – № 4-с (при сдельной оплате труда) и № 4-п (посменная оплата). Оба бланка путевых листов грузового автомобиля были созданы для индивидуальных предпринимателей на замену документа ПГ-1.
Образец путевого листа для индивидуального предпринимателя
Чтобы вы могли сформировать форму, которая нужна, мы прикрепляем 2 новых бланка для заполнения путевого листа для ИП.
Скачать образец путевого листа для ИП (форму 4-п).
Скачать образец путевого листа для ИП (форму 4-с).
Какие обязательные реквизиты должны содержать новые бланки путевого листа для ИП
К данным, которые обязаны быть в ПЛ, относятся:
- Название документа и срок его действия.
- Информация об ИП (ФИО, адрес, контактный телефон, ОГРНИП).
- Сведения о сотруднике-водителе (ФИО, № удостоверения, СНИЛС).
- Данные об автомобиле (марка, регистрационный номер машины, наличие прицепа, медосмотр).
- Техническая информация от механика.
- Сведения о маршруте (время прибытия/убытия, показания спидометра).
Принцип заполнения путевого листа для ИП
Если у вас, как у индивидуального предпринимателя, есть своё авто и ваши изделия необходимо доставлять к покупателям, путевой лист станет необходимым документом. Для его заполнения следуйте указанным шагам.
В начале документа укажите дату заполнения, персональную информацию, включая контакты и реквизиты ИП (наименование, ИНН, ОГРН).
Следующим шагом будет внесение данных о транспортном механизме, который будет задействован для доставки. Укажите модель и марку авто, его регистрационный номер и прочее. Также необходимо прописать весь маршрут. Внесите точки старта и финиша, а также все пункты остановок, которые предусмотрены на протяжении рабочего дня.
Затем внесите последовательность дат и времени выезда и приезда в каждую точку, пробег по маршруту.
Следующим пунктом укажите цель рейса. Это может быть бизнес, торговля, представительство и т.п.
В отдельной колонке укажите количество заправленного и потраченного топлива на каждый отрезок маршрута.
В конце подсчитайте суммарный пробег, количество отработанных часов и количество использованного топлива в течение дня. Завершите оформление путевого листа подписью и датой заполнения.
Не забывайте, ПЛ должен быть заполнен верно и без пропусков, и стоит его иметь при себе при проверке со стороны налоговых или контрольно-надзорных органов. В противном случае может быть наложен штраф за нарушение правил заполнения.
ГК «Астрал» предлагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные документы по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.
«Платформа ЭПД»— интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.
Какие штрафы ждут ИП за нарушение правил заполнения путевых листов
При несоблюдении правил, связанных с путевыми листами, индивидуальные предприниматели могут подвергнуться штрафам в пределах от 500 до 100 000 рублей.
- Отсутствие путевого листа приведёт к административному штрафу для водителя и предпринимателя в размере 500 рублей каждый. Однако перевозчик может избежать штрафа, предоставив подтверждение, что он действовал как частное лицо, а не от имени предпринимателя (согласно ст. 12.3 КоАП РФ).
- Если отсутствуют данные о проведении медицинского или технического осмотра автомобиля, водитель может получить штраф в 3 000 рублей, предприниматель - в 5 000 рублей, а юридическое лицо – в 30 000 рублей (в соответствии со ст.12.31.1 КоАП РФ).
- В случае, когда водитель был в состоянии алкогольного опьянения, но всё равно был утверждён на выполнение рейса, должностное лицо может быть оштрафовано на 20 000 рублей, а организация - на 100 000 рублей (согласно ст.12.32 КоАП РФ).
- Отсутствие информации об использовании топлива рассчитывается по формуле, изложенной в ст.122 НК РФ: сумма штрафа = зарплата водителя + расходы на топливо + амортизация автомобиля, умноженная на 0.04.
