Руководители часто требуют от бухгалтеров снижать налоги, подобрали для вас способы снизить НДФЛ и страховые взносы, которые применяют на практике. Например, чтобы снизить страховые взносы и НДФЛ, премию или повышение оклада сотрудника заменяют необлагаемыми выплатами или заключают с ним договор, выплаты по которому не облагаются взносами. Использовать такую оптимизацию, чтобы снизить официальную зарплату, бывает опасно. Рассмотрим каждый способ со стороны налоговых проверяющих, варианты учета, предложим меры безопасности.
- Начислять выплаты за других на сотрудника, чьи доходы превышают предел (высокий риск)
Организации снижают размер страховых взносов, если начисляют премии всех сотрудников на одного или нескольких сотрудников, зарплата которых превышает предельную величину по взносам (например, на руководителя). Фактически же премию распределяют между всеми сотрудниками. Это позволяет по части выплат применять пониженные тарифы взносов.
С 2023 года действует единый основной тариф страховых взносов в СФР – 30 процентов. Единый тариф применяют ко всем взносам с выплат, сумма которых нарастающим итогом с начала года по каждому человеку не превышает предельную базу – 1 917 000 руб. С выплат сверх предельной базы страховые взносы платят по тарифу 15,1 процента.
Какие риски
Если сотрудникам выдают зарплату в конвертах- это уклонение от уплаты налогов. Если инспекторы получат подтверждение того, что по факту работники получили больше, чем по документам, то они имеют полное право доначислить налоги и взносы (ст. 54.1 НК).
Налоговая имеет право (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ) определять суммы налогов расчетным путем на основании имеющейся информации о компании и данных об аналогичных организациях. Так случается, если у организации отсутствует учет доходов и расходов, учет объектов налогообложения или он ведет учет с нарушением установленного порядка, что привело к невозможности рассчитать налоги. При имеющихся доказательствах не удастся доказать свою правоту даже в суде. Кроме того, правоохранительные органы могут привлечь директора к уголовной ответственности.
В зоне риска организации, где средняя зарплата по компании ниже среднеотраслевого уровня в регионе; зарплата отдельных сотрудников ниже МРОТ; снизились поступления по НДФЛ и страховым взносам. Это сигнал для налоговиков, что остальную часть зарплаты выдают неофициально. О «серой» зарплате могут сообщить и работники. Обращения будет достаточно, чтобы директора пригласили в налоговую.
Недобросовестность организации контролеры подтверждают, например, с помощью таких доказательств, как показания работников, которые получали зарплату в конвертах, платежные документы по официальным и неофициальным выплатам сотрудникам, информация из компьютеров организации (жестких дисков и системных блоков), объявления о вакансиях организации и реальной зарплате, справок о размере зарплаты, которые выдавали сотрудникам по их просьбе для предъявления в банки и иные учреждения.
Как избежать рисков
Проверяющим бывает трудно доказать наличие схемы, если снизить очевидные риски и в случае необходимости грамотно оспорить претензии.
Не нужно оформлять на выплату дополнительные платежные документы, которые могут привлечь внимание. Такой способ чаще используют, чтобы оформлять дополнительные поощрения сотрудников или премии новых сотрудников. А вот снижение зарплаты действующим сотрудникам привлечет внимание, нельзя понижать оклады одних сотрудников при этом выплачивая крупные суммы другим сотрудникам.
Если инспекция все же пытается что-то доказать, учитывайте, что суды могут не принять свидетельские показания в пользу налоговой, если невозможно установить размер выплат и периоды, за которые они произведены; в документах нет реквизитов, указывающих на принадлежность к проверяемой организации, по документам невозможно установить, какие суммы каким конкретно лицам и за какие периоды выплачивались. Снижение зарплаты сотрудника по сравнению с прошлым рабочим местом до поступления в организацию само по себе не доказывает выплату «серой» зарплаты. Ведь оплата труда является не единственным критерием при выборе места работы. Играет роль удобство дороги до работы, коллектив, возможность карьерного роста и т. д.
Объявления о вакансиях, в которых указана зарплата выше официальной, – тоже спорное доказательство. В них могут быть ошибки. Или после собеседования может выясниться, что кандидат обладает не всеми требуемыми навыками. Кроме того, при устройстве на работу сотрудник подписывает трудовой договор, а также подтверждает, что ознакомлен с новыми условиями оплаты труда.
2. Заключать договоры гражданско-правового характера вместо трудовых договоров
Организация снизит НДФЛ и страховые взносы, если вместо трудовых договоров заключит с новыми сотрудниками договоры гражданско-правового характера. Если у физлица есть статус ИП, то он платит страховые взносы за себя сам. Если у физлица есть статус самозанятого, то с его вознаграждения не нужно платить никакие взносы ни заказчику, ни самозанятому. Для этого физлица не должны работать в организации в настоящий момент и на протяжении последних двух лет. Если у физлица-исполнителя нет статуса ИП или самозанятого, то сэкономить не получится. Дополнительную экономию можно получить, если включить в договор условие о возмещении расходов на его выполнение. Такие выплаты не учитываются при определении базы по страховым взносам. Например, это оплата проезда, проживания и прочих расходов в местах проведения работ, возмещение затрат на расходные материалы и т. д.
Какие риски
Минфин признает, что работать с самозанятыми и ИП можно, но предупреждает, что налоговая инспекция может задаться вопросом, нет ли признаков трудовых отношений (письмо Минфина от 22.12.2021 № 03-11-11/104841). При наличии доказательств она может доначислить НДФЛ и взносы по статье 54.1 НК. Кроме того, можно попасть на штрафы, и даже до приостановления деятельности до 90 суток (информация ФНС от 26.11.2019, письмо УФНС по Московской области от 27.07.2020 № 10-17/051757).
Подозрения могут возникнуть при сравнении между уплаченной суммой НДФЛ и налогом со среднеотраслевой зарплаты. Эти показатели программа ИФНС сравнивает автоматически (письмо ФНС от 31.12.2020 № ПА-4-11/21995). Данные о среднеотраслевой зарплате –на pb.nalog.ru в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».
Признаки, когда организацию могут заподозрить в незаконном снижении взносов – в штате числится небольшое количество сотрудников при крупном офисе или даже нескольких зданиях с оборудованными рабочими местами. Или когда гражданско-правовой договор заключили с сотрудником, с которым перед этим расторгли трудовой договор. В таком случае инспекторы будут искать подмену трудовых договоров контрактами с самозанятыми и внештатниками (письмо ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674). Доказательствами могут быть пропуска на территорию компании, журнал регистрации прихода-ухода сотрудников, графики работы, графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, договор о материальной ответственности, расчетные листки, зарплатные ведомости, подписанные работником накладные, счета-фактуры, заявки на перевозку груза и др.
Признаки, которые могут подтверждать трудовые отношения: выполнение работ по определенной специальности или должности вместо конкретной задачи или цели работ, услуг; применение Правил трудового распорядка, режима работы; систематическая выплата вознаграждения без актов о результатах работ, услуг; предоставление социальных гарантий. Перечень критериев, по которым инспекция может определить подмену трудовых отношений, – в письме ФНС 16.09.2021 № АБ-4-20/13183.
Как избежать рисков
В договорах ГПХ не используйте формулировки, которые содержат термины трудового права. Используйте только те термины, которые допустимы в таком договоре: заказчик вместо работодателя, исполнитель или подрядчик вместо работника и т. д. Не устанавливайте контроль за распорядком и дисциплиной. Не допускайте ссылок на локальные акты. Подготовьте обоснования необходимости сотрудничества именно с ИП или самозанятыми. Укажите сдельную оплату и заключайте отдельные договоры на каждый вид работ или услуг, которые имеют оконченные результаты. Выплачивайте вознаграждения на основании актов или отчетов, не используйте платежные ведомости.
3. Заменить премию компенсацией
На практике часть зарплаты заменяют компенсациями, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Например, за использование личного имущества, за разъездной характер работы, за вахтовый метод работы, суточные. Главное, чтобы в трудовых обязанностях сотрудника действительно были основания, за что платить эти компенсации.
Какие риски
Во-первых, нужно, чтобы компенсация была предусмотрена законодательством. Во-вторых, для каждого вида компенсации должны быть установлены особые условия и порядок выплаты в трудовом или коллективном договоре, или ином локальном акте организации. В-третьих, подготовьте доказательства, что есть реальные основания для выплаты компенсации. Например, чтобы выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях, нужно подтвердить, что использование имущества связано с трудовыми обязанностями. При этом надо контролировать размер оклада, он не должен быть меньше среднеотраслевой зарплаты. Только тогда с компенсаций безопасно не платить страховые взносы.
Компенсации за использование имущества выгодны на ОСНО для любого имущества, кроме автомобилей. На УСН они не выгодны. Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшает налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92. Это правило действует как при расчете налога на прибыль, так и на УСН. Компенсацию за использование другого личного имущества сотрудника при расчете налога на прибыль можно включить в прочие расходы – при условии, что она экономически обоснована, но на УСН такие компенсации учитывать нельзя. Перечень расходов, приведенный в пункте 1 статьи 346.16 НК, закрыт. Компенсации за использование личного имущества (кроме легковых автомобилей и мотоциклов) и расходов на его эксплуатацию в нем не предусмотрены.
4.Заменить разовую премию займом с прощением долга
Вместо выплаты разовой премии сотруднику организация оформляет выдачу займа. Спустя некоторое время она прощает долг по займу и начисленным процентам. Доход, полученный физлицом, не облагается страховыми взносами. Ведь их начисляют только на вознаграждения в рамках трудовых отношений или ГПД на выполнение работ или оказание услуг. НДФЛ с суммы прощенного сотруднику долга нужно удержать по общим правилам. На сумму прощеного долга по займу начислять страховые взносы не нужно, так как организация предоставляет заем в рамках гражданско-правовых отношений. В результате прощения долга к сотруднику переходит право собственности на имущество – деньги. Такая операция – не объект обложения страховыми взносами. Об этом письма ФНС от 30.05.2018 № БС-4-11/10449, от 26.04.2017 № БС-4-11/8019.
Но риск претензий не исключен. Во-первых, есть письмо Минфина с мнением: о том, что сумма прощеного долга по займу сотруднику – это выплата в рамках трудовых отношений (письмо Минфина от 18.10.2019 № 03-15-06/80212). Но это письмо ответ на частный запрос, поэтому проверяющие не обязаны его применять, так как ФНС не рассылала им такие рекомендации. Во-вторых, если проверяющие заподозрят, что заем был фиктивным, то они могут доначислить взносы по статье 54.1 НК. Опасно систематически и массово выдавать займы, а затем прощать их, а также не возвращать беспроцентные займы.
Как избежать рисков: Составьте внутренний регламент о выдаче займов сотрудникам компании, котором предусмотрите возможность прощения займа (прощение займа должно быть безусловным, независимым от трудовых показателей).
5. Заменить премию платой за аренду имущества сотрудника
Сумму страховых взносов уменьшают, заменяя часть зарплаты платой за аренду имущества сотрудника. Для этого с работником заключают договор аренды, например, автомобиля, телефона, ноутбука, вплоть до объектов недвижимости. Выплаты по такому договору аренды заменяют премию или повышение оклада.
Какие риски
По закону выплаты физлицу по договору аренды не увеличивают базу по страховым взносам (письма ФНС от 08.08.2017 № ГД-4-11/15569, Минфина от 18.12.2017 № 03-15-06/84407 и от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Но если по условиям ГПД сотрудник передает имущество в пользование и оказывает услугу (договор аренды автомобиля с экипажем), то есть риск. Если четко не разделите суммы по договору аренды и оплату услуг, налоговая инспекция может признать всю стоимость договора платой за возмездное оказание услуг по управлению транспортом и доначислить страховые взносы.
Как избежать рисков
Чтобы не вызвать подозрения проверяющих, не заменяйте договором аренды с сотрудником понижение оклада. Договор аренды безопаснее заключать либо при приеме нового сотрудника, либо при повышении вознаграждения действующему работнику. Стоимость аренды сопоставьте с ценами по аналогичным договорам внутри компании. Определитесь, какие документы оформлять для сопровождения договора. Определите размер ежемесячных платежей по рыночным ценам, на сумму ежемесячных платежей вы будете уменьшать оклад сотрудника. Предметом аренды должно быть имущество, использование которого принесет экономическую выгоду организации (телефон, планшет, автомобиль и т.д) Также объектом аренды может быть недвижимость. Подписав договор, составьте акт приема-передачи.
Если по договору аренды компания оплачивает сотруднику расходы, связанные с использованием имущества, обеспечьте подтверждающие документы. Если арендуете автомобиль, нужно составлять путевой лист. Когда в аренду берете телефон или планшет с выходом в интернет, то для признания расходов при расчете налога на прибыль нужно оформить сим-карту на организацию.
