В наше время мессенджеры стали неотъемлемой частью корпоративной культуры, предоставляя возможность более оперативного общения внутри команды. Однако эффективное использование групповых рабочих чатов требует соблюдения определенных правил и этикета. Давайте рассмотрим ключевые принципы, которые помогут улучшить качество общения в рабочем чате.
Письменное сообщение воспринимается более жестко, чем устная речь, потому что в письменной форме выражения, которые могли бы звучать шутливо или игриво, могут быть интерпретированы более серьезно. Например, предложение «Я не знаю, не пиши мне больше» может звучать строже, чем предполагалось, особенно если в конце добавить точку. Поэтому многие люди предпочитают использовать смайлы, чтобы выразить свои чувства и избежать недопонимания.
Важно быть мягче и осторожнее при составлении сообщений. Перед отправкой перечитайте свои их и убедитесь, что они понятны и могут быть интерпретированы в правильном контексте. Использование точек в конце предложений может создать впечатление категоричности, что в определенных случаях может быть нежелательным.
Современная практика переписки в чатах позволяет опускать точку в конце предложений, особенно в коротких сообщениях. Это связано с тем, что точка в конце текста может создать впечатление жесткости или категоричности. Хотя данное правило пока не является обязательным, многие предпочитают избегать ее использования, особенно в повседневной общении и светской коммуникации. Тенденция идет к тому, чтобы быть более естественными и менее формальными, используя более легкие и открытые формы выражения.
Эффективное выражение своих мыслей в чате требует отправки одного сообщения, содержащего полное высказывание. Если мы разбиваем свои мысли на несколько сообщений, каждый раз отправляя отдельное, это приведёт к ненужным уведомлениям для получателя. Если у собеседника включены звуковые уведомления, он будут постоянно прерываться звуками входящих сообщений. Кроме того, отдельные фрагментированные сообщения могут перепутаться и потеряться в диалоге между другими сообщениями.
Чтобы избежать этого, важно использовать функцию ответа на сообщение. Это позволяет связать ответ с конкретным контекстом и предотвратить его потерю среди других сообщений. Когда мы формулируем свои мысли до законченных смысловых конструкций и отправляем их как одно сообщение, мы облегчаем понимание наших идей и улучшаем общую ясность в переписке. Это помогает поддерживать структурированный и понятный диалог в рамках рабочих чатов, способствуя более эффективному общению между участниками беседы.
Слишком длинные сообщения, известные как лонгриды, могут создавать определенные трудности в рабочих чатах. Почему же их лучше отправлять на электронную почту? Во-первых, сообщение, отправленное по электронной почте, не потеряется среди других бесед и будет легко доступно для последующего ознакомления. Во-вторых, большие объемы текста лучше воспринимаются не в мессенджерах, а в формате электронных писем, где дополнительные материалы могут быть прикреплены в виде вложений.
Когда мы отправляем большое сообщение, особенно в рабочем контексте, важно разбивать его на логические абзацы. Например, начните с приветствия, затем кратко изложите суть вопроса или информации, которую вы хотите передать, затем представьте выводы или предложения. Эта структура поможет получателю легче понимать ваше сообщение и выделить основные идеи, что может быть важно для последующего обсуждения или действий.
Избегайте использования сокращений (например, "спс", "пжл" и подобные), так как сокращение слов благодарности может создать впечатление, что вы экономите на вежливости. Эти слова необходимы для того, чтобы создать атмосферу доверия между участниками общения. Если вам действительно нужно сэкономить время, рекомендуется настроить автоматическую замену сокращений в настройках телефона. Кроме того, если сокращение не является общепринятым, лучше всегда расшифровывать его, чтобы избежать недопонимания.
Относительно смайлов, стоит помнить, что их трактовка может различаться в зависимости от контекста.
Как вы думаете, что означает этот смайл?
Нет, это не удивление, это очень большой страх.
А этот?
Нет, не слезы. Это смайлик означает спящего человека.
В деловом общении использование смайлов снижает формальность и уменьшает дистанцию между людьми, что может быть неуместно в некоторых ситуациях. Смайлики могут быть восприняты как уменьшающие статус коммуникации. Поэтому всегда существует риск переборщить и неправильно интерпретировать эмоциональное выражение в тексте.
Соблюдение этих простых принципов поможет создать позитивное и продуктивное общение в групповых рабочих чатах. Эффективное использование мессенджеров в рабочем контексте способствует лучшему взаимопониманию, укрепляет командный дух и помогает достигать общих целей. Помните, что вежливость и уважение к коллегам - залог успешного сотрудничества, даже в виртуальном пространстве.
