ФНС планирует к 2024 году перевести весь бизнес на электронный документооборот. Примерный план перехода содержится в концепции развития ЭДО. В связи с этим существенно изменится алгоритм оформления первичной документации и выставления счетов-фактур. Первые шаги в этом направлении уже сделаны. Расскажем, как изменится схема выставления счетов-фактур с 1 июля 2021 года и какие изменения планируются в дальнейшем.
Что изменится с 1 июля 2021 года
С 1 июля утратит силу приказ Минфина России от 10 ноября 2015 года № 174н, который регламентирует способы выставления и получения электронных счетов-фактур. Вместо него вступит в силу новый Порядок. Сейчас счета-фактуры можно выставлять в бумажном и электронном виде. Использование электронной формы возможно только в том случае, если есть техническая возможность, и стороны договорились об электронном документообороте. С 1 июля выставление счетов-фактур по прослеживаемым товарам предусмотрено только в электронном виде. Исключение составляют сделки с физлицами и экспорт товаров.
С 1 июля нельзя будет шифровать счета-фактуры в следующих случаях:
- когда нормативными правовыми актами запрещено шифрование информации счетов-фактур;
- когда счёт-фактура выставляется по прослеживаемым товарам и содержит регистрационные номера партии товара;
- если по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО проверяет электронные счета-фактуры, в том числе на соответствие утверждённому формату.
Новая схема выставления электронного счёта-фактуры
В целом алгоритм выставления электронного счёта-фактуры изменился незначительно.
- Продавец формирует электронный документ и отправляет покупателю через своего оператора ЭДО.
- Оператор отправляет продавцу уведомление о том, что файл принят, не содержит технических ошибок и дошёл до покупателя.
- Покупатель проверяет полученный счёт-фактуру. Если документ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
- Если счёт-фактура содержит ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. Продавец переоформляет документ и направляет его покупателю, процедура повторяется.
Из новшеств можно выделить следующее:
- продавец и покупатель не должны сами формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
- продавец, выставляющий счёт-фактуру, не должен проверять действительность усиленной УКЭП лица, уполномоченного его подписывать;
- оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность электронного счёта-фактуры и его подписи и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.
Возможные схемы выставления электронных счетов-фактур
Новый порядок выставления электронных счетов-фактур — первый шаг к повсеместному внедрению электронного оборота между хозяйствующими субъектами. Концепция развития ЭДО предполагает в дальнейшем переход на более совершенные схемы.
В частности, электронные документы будут регистрироваться в системе оператора ЭДО. Оператор будет присваивать каждому документу регистрационный номер. По РНД можно будет найти документ и посмотреть все действия над ним: подписание, аннулирование, редактирование и т.д.
Электронный счёт-фактура
Предполагается, что алгоритм выставления электронного счёта-фактуры будет таким:
- Контрагент 1 создаёт электронный документ, подписывает его электронной подписью и регистрирует у оператора ЭДО. Оператор присваивает ему РНД.
- Контрагент 1 передаёт этот документ контрагенту 2 любым удобным способом: по электронной почте, в мессенджере, на флэшке или через систему электронного документооборота.
- Контрагент 2 получает документ и проверяет его по РНД, обратившись к оператору ЭДО.
- Оператор ЭДО направляет в налоговую каждый зарегистрированный документ — автоматически или по запросу.
Обменивайтесь электронными документами с контрагентами через систему ЭДО «Астрал Докс». Новый сервис поддерживает работу с любой электронной подписью и бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Электронный корректировочный счёт-фактура
Схема выставления корректировочного документа разработана по аналогии с алгоритмом выставления первичного счёта-фактуры. Контрагент 1 таким же образом регистрирует КСФ у своего оператора ЭДО, получает РНД и направляет документ контрагенту 2 любым удобным способом. Связывание документов происходит на стороне хозяйствующих субъектов и ФНС, а не оператора ЭДО.
Первичка, требующая подписания двумя сторонами
Концепция предусматривает следующий порядок действий над такими документами:
- Контрагент 1 формирует и подписывает документ своей ЭП, а затем направляет его контрагенту 2.
- Контрагент 2 проверяет документ, при отсутствии замечаний подписывает его своей ЭП и направляет обратно. Каким образом происходит обмен — выбирают сами хозяйствующие субъекты.
- Для документов, которые будут дополнительно определены соответствующими НПА, будет введена обязательная регистрация подписанного с обеих сторон документа у оператора ЭДО. Обязанность по регистрации возлагается на контрагента 1. В результате документ получает РНД и при необходимости направляется в ФНС.
Первичка, требующая подписания тремя сторонами
К такому виду документов относится, например, транспортная накладная. Её будут оформлять по следующей схеме:
- Отправитель формирует транспортную накладную, подписывает ЭП и направляет перевозчику по любому удобному каналу связи.
- Перевозчик подписывает транспортную накладную со своей стороны и направляет оператору ЭДО, который присваивает РНД1 и направляет его перевозчику.
- Перевозчик направляет подписанную двумя подписями ТН в адреса грузоотправителя и грузополучателя.
- Грузополучатель подписывает ТН со своей стороны и направляет оператору ЭДО для регистрации конечного документа. Оператор присваивает РНД2 и направляет его грузополучателю.
- Грузополучатель пересылает подписанную тремя сторонами ТН грузоотправителю и перевозчику.
Если обмен ТН осуществляется участниками через оператора ЭДО, то ее регистрация выполняется автоматически. На схеме выполняются одновременно пункты 2 и 3, а также 4 и 5.
Для обмена электронными документами с контрагентами необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. «Aстрал-ЭТ» — надёжная и безопасная ЭП, которая подойдёт для электронного документооборота, а кроме того для участия в торгах, сдачи отчётности и работы с госпорталами.
