Узнайте, как настроить интеграцию таблиц Гугл с Битрикс24. Речь пойдет о двустороннем обмене данными между Google Sheets и Битрикс24, причем вы можете настроить автоматический обмен на постоянной основе при условии обновления любого элемента или строки в файле. Будет полезно тем, кто не любит заниматься ручным переносом информации и интересуется автоматизацией своего портала.
1. Ситуация - боль - решение
Разберем ситуацию на примере кадровой службы нашего клиента — крупного производителя оборудования. Сотрудники работают в Битрикс24, но базу контактов им удобно вести в табличке. А именно, кадровая служба компании аккумулирует информацию о сотрудниках в файле Excel.
В чем боль? Сотрудников в компании много, а специалист по кадрам один. Вручную переносить информацию о новых сотрудниках и об изменениях в текущих данных из таблиц Гугл в Битрикс24 — очень муторное занятие.
Плюс для этого нужны админские права в Битрикс24, а это противоречит идеологии компании (HR не может иметь админские права в CRM). Тем не менее информацию обновлять нужно...
Как мы предложили решить эту проблему?
С помощью интеграции таблиц Гугл с Битрикс24 можно автоматизировать работу кадровой службы. Для этого будем использовать интеграционную шину Пинкит: настроим выгрузку данных из профиля сотрудника Битрикс24 в таблицы Google и обратно из таблиц в Битрикс24.
Такая автоматизация снимет рутинную нагрузку с HR и избавит сотрудников от необходимости держать в актуальном состоянии свой профиль в Битрикс24. Все делается в одном месте: кадровик вносит правки в таблицу Гугл и данные корректно и в едином формате обновятся в профиле сотрудника.
Давайте посмотрим, как работает данная двусторонняя интеграция.
2. Интеграция таблиц Гугл с Битрикс24: настраиваем выгрузку в обе стороны
Вкратце алгоритм работы такой: интеграция отслеживает все изменения в таблице и при добавлении или обновлении строки таблице (новый сотрудник или обновили данные существующего сотрудника) соответственно добавляется или обновляется пользователь в Битрикс24. По сути, это две отдельные интеграции.
Как настроить интеграцию?
2.1. Шаг 1 - Откуда
На первом шаге в личном кабинете Пинкит указываем сервисом-источником табличку Гугл, триггером ставим либо создание строки (в случае, если добавляется новый сотрудник), либо ее обновление (если данные сотрудника меняются), также указываем доступ к табличке.
2.2. Шаг 2 - Инструменты
На этом этапе с помощью API-запроса настраиваем фильтрацию полей.
2.3. Шаг 3 - Куда
На шаге 3 указываем сервисом-приемником Битрикс24, действие, которое выполняем: создание пользователя либо его обновление, и добавляем доступ к порталу Битрикс24.
2.4. Шаг 4 - Сопоставление данных
На этом шаге настраиваем сопоставление каждого столбца из таблицы с конкретным полем пользователя в Битрикс24.
2.5. Шаг 5 - Запуск
Все готово, указываем название интеграции и запускаем.
Обратная интеграция настраивается аналогично, только источником теперь будет Битрикс24, а приемником - таблица Google Sheets.
Если пользователь самостоятельно что-то обновит в своем профиле Битрикс24, то интеграция это отследит изменение и передаст его в таблицу Гугл. Так будет обеспечено постоянное взаимодействие и актуализация данных в эксельке, которую ведет кадровик и на портале Битрикс24.
А еще вашему кадровику, который занимается поиском сотрудников и их адаптацией, будет полезен кейс автоматизации поиска на стороне Авито либо HeadHunter, и сценарий адаптации, описанный выше.
Так вы получаете компактный инструмент для поиска, отбора и адаптации сотрудников, которые работают в Битрикс24.
Алексей Окара, основатель Пинол и продакт-менеджер Пинол
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24#битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #googlesheets
