Краткое описание процесса
Ежедневная планерка – это 15-минутная встреча участников команды для информирования команды о том, что произошло за прошедший рабочий день и создания плана работ до следующей планерки.
Карточка процесса
Цели
- Удержание фокуса на целях и запланированных задачах
- Повышение самоорганизации команды
- Обеспечение принципа прозрачности процесса
- Планирование действий до следующей планерки
- Создание пространства, в котором стейкхолдеры могут “держать руку на пульсе” и регулярно слышать всех, кто задействован в разработке
- Создание цикличных петель обратной связи для формирования и улучшения ритмичного потока рабочей коммуникации
- Обеспечение быстрого принятия решений
- Снижение необходимости в других встречах
- Контроль прогресса в достижении запланированных целей
- Корректировка запланированной предстоящей работы
- Выявление препятствий в работе
- Снижение риска пропуска небольшой проблемы, которая со временем перерастет в глобальную
- Помощь в том, чтобы быстро, качественно и надежно довести запланированные задачи до завершения
Стоимость процесса
- 15 минут ежедневно для каждого участника команды.
- Плюс накладные расходы на переключение с выполняемых задач и обратно (5-15 минут).
- Итого с накладными расходами: 20-30 минут ежедневно на каждого участника команды.
Риски и негативные факторы
- Затягивание ежедневной планерки
- В случае распределенной команды с плавающим началом рабочего дня время проведения встречи может затрагивать другие активности участников команды (в т.ч. нерабочие, например спортзал)
Дата старта и пересмотра процесса
Дата старта процесса:
- Процесс стартует на следующий день после формирования плана
Дата пересмотра процесса:
- В первые 1-3 месяца после старта процесса снимать обратную связь и пересматривать эффективность процесса не реже 1 раза в месяц
- После 3 месяцев пересмотр 1 раз в месяц
Ориентироваться при пересмотре на следующие критерии:
- Ценность, добавляемую планеркой ключевым стейкхолдерам (команда, функциональные руководители сотрудников, руководитель продукта, руководитель проекта)
- Негативные факторы, продуцируемые планеркой
Подробное описание процесса
Планерка — это производное от английского plan, короткое рабочее совещание, посвященное ходу выполнения намеченного плана.
- Основная черта ежедневных встреч – скорость и эффективность. То есть команда за 15 минут обсуждает всё самое важное на данный момент.
- Ежедневная планерка должна приносить пользу, потому что встреча впустую демотивирует участников, а для компании стоит порядка 50 оплачиваемых рабочих часов в месяц (расчет для 10 участников команды: 10 участников * 15 минут * 20 рабочих дней/месяц = 50 часов)
- Для снижения организационной нагрузки Ежедневная планерка проводится в одно и то же время, в одном и том же месте, каждый рабочий день (за исключением дней, в которые проводятся планерки с более высоким горизонтом планирования, например, недельные).
- Ежедневная планерка улучшает коммуникацию, выявляет препятствия, способствует быстрому принятию решений и, следовательно, снижает необходимость в других мероприятиях/встречах по поддержке процесса разработки.
- После планерки участники могут остаться отдельно обсудить застопорившиеся задачи и помощь участникам проекта, которые не справляются с работой. Важно своевременно устранять блокировки, чтобы успеть выполнить запланированные задачи.
- Ежедневная планерка не отменяет встречи в течение дня для более подробного обсуждения рабочих вопросов и перепланирования оставшейся работы.
Структура планерки
Структуру планерки каждая команда может адаптировать под себя.
Далее приведена структура, которая проверена на практике и может быть использована, как в офлайн, так и в онлайн формате.
Обязательные элементы:
- Каждый участник отвечает на вопросы "по формату". Формат вопросов:
1. Что было сделано вчера для достижения запланированных целей?
2. Что планируется сделать в течение следующих двадцати четырех часов для достижений целей?
3. Что может помешать достичь целей? - Модератор следит, чтобы участники говорили по формату, и время встречи не превысило 15 минут. Длительность встречи более 15 минут сигнализирует о том, что планерка превратилась в дискуссию нескольких участников. Дискуссии нужно выносить за пределы встречи.
Опциональные элементы:
Ведущий демонстрирует запланированный список задач на текущий момент. Демонстрация повышает сфокусированность команды на задачах, а также позволяет сделать самопроверку, что нет “выпавших” из внимания задач.
После того, как участник ответил на вопросы, он передает слово другому участнику. Передача слова самими участниками, а не ведущим повышает интерактивность и вовлеченность участников встречи, а также позволяет обходиться без выделенного ведущего встречи (кто-то начинает и затем по цепочке передает слово дальше, пока все не выскажутся).
Организационные моменты
- Ежедневная планерка проводится в одно и то же время в одном и том же месте
- Длительность Ежедневной планерки не более 15 минут
- Короткое время проведения планерки означает, что он должен начинаться вовремя.
- Хорошая практика начинать рабочий день с Ежедневной планерки. В компаниях с плавающим началом рабочего дня Ежедневные планерки могут ставить на 10 или 11 часов утра, чтобы обозначить нижнюю временную границу окна коммуникаций в команде.
- Проблемы только озвучиваются, их решение выносится за временные рамки Ежедневной планерки
- Участники Ежедневной планерки должны быть сфокусированы на встрече и не отвлекаться на телефоны, ноутбуки, разговоры.
Риски проведения Ежедневной планерки не “по формату”
- Затяжные планерки утомляют и снижают работоспособность сотрудников
- Нерегламентированные планерки, как правило, неэффективны.
Дополнительно
- Если команда использует в работе Канбан-доску, то может использовать структуру Ежедневных планерок из Канбан-метода, ориентированных на сокращение времени работы над задачей и выявление узких мест (см. “Ежедневный Stand-up в канбан”, “Как провести Канбан-митинг?”).
Рекомендованная выше структура Ежедневной планерки фокусируется на людях, а ежедневная Канбан-встреча фокусируется на задачах.
Примеры вопросов для Канбан-встречи:
- Что мешает движению задачи?
- Как задача продвигается в потоке?
- Что и как можно улучшить?
Список источников
- Scrum Guides (https://scrumguides.org/)
- Долгожданная встреча. О необходимости планерок (https://kontur.ru/articles/325)
- Как проводить Канбан-встречи (https://kaiten.ru/blog/kak-provodit-kanban-vstriechi/)
- Ежедневный Stand-up в канбан (http://pro-agile.ru/ezhednevnyj-standup-v-kanban/)
- Как провести Канбан-митинг (Kanban meeting)? (https://neogenda.com/articles/kak-provesti-kanban-miting-kanban-meeting)
- Ежедневные собрания в Agile разработке: 15 минут, без которых не видать релиза (https://habr.com/ru/companies/hygger/articles/352714/)
Подписывайтесь на канал и получайте полезную информацию по управлению проектами, системной и бизнес-аналитике.
