Случай из практики. Попросил директор малоценку учитывать в управленческих целях. Ему специалист что предложил:
Сотрудник отправляет запрос на приобретение необходимой техники Запрос может быть сделан руководителем отдела, либо сотрудником
После получения запроса, . Бухгалтер заключает договор с поставщиком и организует доставку техники в офис.
После получения техники, сотрудник заполняет заявку на выдачу техники, указывая свои данные и требуемую технику. Заявка отправляется ответственному лицу для согласования.
ответственный проверяет соответствие заявки политике компании и утверждает выдачу техники. После этого, сотрудник получает технику и подписывает акт приема-передачи.
Сотрудник самостоятельно настраивает технику под конкретные нужды. В случае утери или повреждения техники, сотрудник должен незамедлительно связаться с ответственным лицом для решения вопроса о замене или ремонте техники. Соответственно учет ведется по формам заявки и актам передачи
Так делать - не стоит.
Это я к чему. Ввод бюджетирования всегда процесс - так себе. Если не продумать - геморра будет много, еще и эффективность может падать.
Бюджетирование подразумевает за собой многое:
1. Планирование;
2. Контроль;
3. Аналитика.
Если ваш фин. дир. 7 пядей во лбу - справится самостоятельно. Но тут требуется и практический опыт и понимание общей политики компании и нюансы работы и желание сделать это хорошо, так чтобы раком всю компанию не поставить, да и еще чтобы проконтролировать, а не сделать вид что контролируем.
Итак, бюджета нет и не было. Что делать? Вводить. с помощью прикладной программы, а лучше бы сначала сконструировать подходящую для компании систему.
Я делаю как:
1. Заявки на оплату - там сразу есть эта статья которую выбирает заявитель.
2. Сверка с поставленным планом - на перенос данных я ставлю роботов.
3. Поставленный план - это самая интересная история.
При первичном формировании бюджета чаще всего запрашивают у глав отделов информацию, но я предпочитаю собрать информацию за прошлые периоды - и дать эту информацию, при чем в понятном виде. Я пробовала давать некрасивую и красивую информацию и, в 100% случаев, когда запрос такого плана понятный и ясный - все идет как по маслу.
Далее эта информация (оплаты + статьи) так же автоматом попадает в общий план, а я уже смотрю на упущения и ошибки.
Что важно сделать так это этап первичной архитектуры, чем лучше я делаю себе - базу тем проще мне финалить все это потом.
Я обязательно придерживаюсь принципов точности, легкости и ясности и главное - финальной проверке как общих показателей так и более узких. Эта система чем проще будет для людей тем больше эффективности у нее будет.
В общем если у вас получилось сделать бюджет так, что этого никто не заметил (так сказать ювелирное внедрение бюджета) - это супер круто.
А если вы внедряете бюджет и получили много вопросов - то двойка вам как стейкхолдеру.
