Когда начинать систематизировать бизнес-процессы?
По мнению Артема Бриуса - это необходимо сделать сразу после найма первого сотрудника. С этого момента необходимо дать понять его задачи и обязанности, обеспечить обучение, предоставить все необходимые ресурсы для эффективной работы, ответить на вопросы (даже на те, которые могут показаться банальными), сформулировать цели и контролировать их выполнение.
Наличие четко описанных регламентов, инструкций и процессов упрощает внедрение новых сотрудников и легче обеспечивает переход другого сотрудника на должность, если первый не справился
Если в компании работают несколько сотрудников, и процессы не описаны, вы сталкиваетесь с рядом проблем:
- Сотрудники не выполняют задачи должным образом, так как нет четких регламентов и процедур.
- Невыполнение задач сотрудниками может привести к срывам сроков выполнения заказов.
- Принятие решений сосредоточено в основном на вас, и делегирование задач затруднено из-за боязни потери качества.
- Расширение бизнеса через открытие новых филиалов становится затруднительным из-за отсутствия описанных процессов.
- Необходимость вложить много времени и усилий в обучение и адаптацию новых сотрудников.
Однако систематизация бизнес-процессов поможет избежать этих сложностей, обеспечив более гладкую и эффективную работу компании.Чем быстрее вы внедрите систему систематизации бизнес-процессов, тем скорее свободите себя от текущих задач и сможете уделить больше времени семье или новым проектам. Парадоксально, но этот подход также способствует повышению доходов.
Артем Бриус представил несколько подходов к описанию бизнес-процессов:
- Вы делаете все самостоятельно.
- Вы обращаетесь к эксперту, который уже прописал и успешно внедрил бизнес-процессы в своей компании и теперь помогает другим предпринимателям.
- Вы сотрудничаете со специализированными компаниями, в которых каждый сотрудник отвечает за свой участок задач.
Построение и оптимизация бизнес-процессов включают в себя пять основных этапов:
Этап №1: Разработка текущей модели организации.
Этап №2: Анализ текущей модели организации.
Этап №3: Разработка желаемой модели организации.
Этап №4: Создание плана перехода от текущего состояния к желаемому.
Этап №5: Внедрение изменений и формирование новой организационной модели.
Этапы описания бизнес-процессов
1-2 этап: Определение текущих бизнес-процессов и их анализ.
На этом этапе фокус направлен на детальное описание текущего состояния компании. Это включает создание организационной структуры с указанием иерархий, а также разъяснение обязанностей сотрудников на настоящий момент. Также следует описать этапы, через которые проходит каждая сделка – от начала рекламной кампании до получения оплаты от клиента.
Важно учесть регламенты и процессы, связанные с планированием, финансированием, регулярными совещаниями и разрешением конфликтных ситуаций с клиентами.
Охватите каждое направление компании: маркетинг, продажи, кадровая подборка, финансовое управление, бухгалтерия, производство или склад. При этом следует быть честным и описать как положительные, так и негативные стороны текущих процессов. Этот этап является ключевым для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов.
Принимаясь за проработку указанных показателей, вы раскроете уязвимые места в функционировании компании. Выявите точки, где возникают сбои в обслуживании клиентов. Главная цель на этом этапе — понять текущее положение дел в организации.
После этого следует провести анализ текущей ситуации и исследовать причины возникновения сбоев в процессах. Чаще всего эти сбои связаны с отсутствием четко определенных регламентов или недостаточной ясностью в распределении ответственности. Для более глубокого анализа текущего положения дел стоит привлечь не только руководителей компании, но и обычных сотрудников, чтобы они могли дополнить анализ своими наблюдениями. Вовлечение сотрудников не только покажет ваше стремление к учету их мнения, но и позволит получить ценную обратную связь.
3-4 этап. Проработка текущей модели организации и плана перехода из текущего состояния в состояние желаемое.
В данной фазе вы создаете идеальную картину функционирования компании, которую стремитесь достичь. Один из способов — взять текущий вариант) и внести необходимые корректировки. Описывать лучше всего с использованием наглядных графических средств для более наглядной и структурированной презентации.
Это подобно работе над собственным стилем: на первом этапе вы анализируете свой текущий стиль, а на втором формируете идеальный образ, к которому стремитесь. Если вам сложно сделать это самостоятельно, стоит обратиться за помощью к специалистам. Точно так же на данном этапе ценно общение с руководителями компаний, в которых уже отточены эффективные бизнес-процессы. Необязательно обращаться за советами к конкурентам, так как многие принципы могут быть применимы в схожих сферах.
Для воплощения плана перехода обязательно установите сроки и назначьте ответственных. Затем представьте этот план сотрудникам, разъяснив, зачем и какие изменения планируются. Ответственные и нацеленные на результат сотрудники поддержат эти изменения, так как они поймут, как это сделает их работу более эффективной и удобной. В то время как менее ответственные или менее мотивированные сотрудники могут воспринять изменения негативно. Подготовьтесь к такой реакции заранее.
5 этап. Реализация изменений и формирование желаемой организации.
С позиции Артема Бриуса после разработки каждого этапа бизнес-процесса необходимо постепенно внедрять их на практике. Только так можно обеспечить их эффективность.
Организуйте «команду изменений», привлекая сторонников нововведений внутри компании. Эта группа будет активно помогать вам осуществить внедрение и контроль новых процессов.
Время, вложенное в разработку и внедрение бизнес-процессов, окупится многократно.
