Существует множество причин, по которым владельцы бизнеса задумываются о переходе на новое программное обеспечение в своей компании. Например, это может быть устаревание технологической базы с невозможностью ее дальнейшей технической поддержки, ограниченный функционал текущей системы, уход с рынка представителей конкретного программного обеспечения, несовместимость с другими ПО и многое другое.
На первый взгляд процедура перехода на новое ПО проста: достаточно купить нужную программу, удалить старую и установить новую. Но, на самом деле, при такой организации процесса возникают угрозы, которые могут нарушить всю деятельность предприятия! Вот лишь основные проблемы, которые могут возникнуть:
- несовместимость нового ПО с другими использующимися системами, что влечет за собой невозможность обмена данными между ними;
- частичное или полное блокирование работы системы;
- неготовность сотрудников к переходу на новое ПО;
- невозможность загрузки необходимых данных в новое ПО;
- появление ошибок при установке, которые могут привести к нарушению правил разграничения доступа, повышению уязвимости системы к различного рода атакам, утечки корпоративной системы и т.п.
С правильно разработанной методикой переход на новое ПО будет проходить гладко и без причинения вреда бизнесу. В данной статье мы рассмотрим полезные советы, которые помогут перейти на новое программное обеспечение и составим методику, которой следует придерживаться.
С чего начать?
Итак, представим ситуацию: организация принимает решение перейти на новое ПО. Первым делом возникает задача подобрать то самое ПО, которое бы максимально подходило конкретному бизнесу и эффективно решало стоящие перед ним задачи. Для этого необходимо выполнить следующие действия:
- определить причины и цели перехода на новое ПО;
- оценить реальные потребности бизнеса: определить, какие функции и возможности нужны в новой системе, сравнить их с аналогичными в текущей системе, чтобы убедиться, что новая будет соответствовать потребностям бизнеса;
- оценить рынок подходящего ПО: подбирайте систему, которая официально представлена и имеет поддержку в той стране, где находится ваш бизнес; просмотрите, на каких предприятиях установлена данная система (желательно, чтобы она уже была внедрена в компаниях аналогичных вашей); проверьте совместимость ПО с другими нужными вам программными продуктами;
- выберете надежного поставщика ПО, который поможет разобраться, подходит ли данная система вашему бизнесу.
Когда система выбрана, можно приступать к формированию методики перехода компании на новое ПО. Весь процесс можно разделить на шесть последовательных этапов.
Первый этап: «Введение»
Начинается все с формирования команды проекта, которая будет заниматься переходом на новое ПО, и назначения ответственных лиц. Команда должна состоять из ответственных лиц из разных отделов компании, чтобы обеспечить полное покрытие всех процессов и задач, которые будут затронуты при переходе. Кроме того, необходимо назначить проектного менеджера, который будет отвечать за весь процесс перехода, координировать работу команды и контролировать выполнение сроков. Каждый участник команды должен знать свои обязанности и роли в проекте, чтобы обеспечить эффективность работы и своевременное выполнение задач.
Команда проекта должна разработать детальный план работ с учетом всех этапов перехода на новое ПО и определить ресурсы, необходимые для его реализации. Каждый этап должен быть детально описан и установлены жесткие сроки его выполнения. Кроме того, должен быть предусмотрен запас времени для решения возможных задержек и проблем. Также следует определить критерии успешности проекта и план контроля его выполнения. Это поможет обеспечить планирование, контроль и своевременное выполнение работ по переходу на новое ПО.
Также команда проекта отвечает за составление требований к новому ПО, которые будут затрагивать все необходимые бизнес-процессы.
Второй этап: «Процесс просчета рисков»
Процесс просчета рисков – это важный этап в переходе компании на новое программное обеспечение, который поможет минимизировать возможные негативные последствия и повысить шансы на успешную реализацию проекта.
Для начала необходимо провести идентификацию возможных рисков, которые могут возникнуть в процессе перехода на новое ПО. Это могут быть как технические проблемы (например, несовместимость с существующей аппаратурой), так и организационные проблемы (например, отсутствие необходимых знаний и навыков у сотрудников).
Далее необходимо оценить влияние каждого риска на проект, определить вероятность его возникновения и оценить потенциальный ущерб, который может быть причинен. Это поможет определить приоритеты и выбрать те риски, на которые необходимо обратить особое внимание.
После идентификации рисков необходимо разработать план мер по снижению рисков и обеспечению готовности к их возможному появлению. Он может включать в себя такие меры, как обучение сотрудников, резервирование бюджета на неожиданные расходы, тестирование ПО перед внедрением, а также запасной «план Б» на случай непредвиденных обстоятельств.
Помните, что риски необходимо просчитывать на каждом этапе проекта и проводить периодические анализы, чтобы снижать их влияние и повышать вероятность успеха проекта.
Третий этап: «Организационные мероприятия»
Первый шаг на данном этапе – создание плана мероприятий по выводу из эксплуатации старого ПО и внедрению нового. В плане необходимо описать конкретные меры, которые требуются исполнить для вывода старого ПО. В частности, это может быть отмена документов, связанных с выводимым из эксплуатации программным продуктом, изменение конфигурационных файлов, отключение учетных записей пользователей и т.д.
Второй шаг – создание документации для нового ПО, которая будет регулировать работу сотрудников и самого ПО. Перед внедрением нового ПО необходимо разработать документацию, включающую в себя описание работы системы, инструкции по ее использованию, процедуры резервного копирования, правила безопасности, правила обмена между системами и другие. Важно также обеспечить актуальность документации в процессе эксплуатации новой системы, внося необходимые изменения и обновления.
Третий шаг – организация тестирования нового ПО. Перед внедрением новой системы необходимо провести тестирование ее работы в реальных условиях. Это поможет выявить возможные проблемы и недостатки в работе программного обеспечения.
Четвертый этап: «Обучение сотрудников»
Для начала нужно определить потребность в обучении и подготовке персонала. Для этого нужно оценить текущий уровень знаний и навыков сотрудников в отношении текущей системы, а также их потенциальные проблемы и вопросы, которые могут возникнуть при переходе на новое ПО.
Если обучение объективно необходимо, нужно разработать программу обучения, которая будет подходить конкретно вашей компании и ее сотрудникам. Эта программа должна включать в себя как теоретические, так и практические занятия, чтобы помочь сотрудникам овладеть новыми знаниями и умениями.
В рамках обучения необходимо всесторонне подготовить руководство и персонал к использованию нового ПО. Новое программное обеспечение может вносить изменения в рабочие процессы и требовать новых навыков от сотрудников, поэтому необходимо убедиться, что все понимают, как это может повлиять на их работу и что им нужно изменить в своих привычках и подходах.
Пятый этап: «Технические мероприятия»
- Подготовка инфраструктуры компании и обеспечение совместимости с новым ПО:
- определение минимальных системных требований для работы нового ПО;
- проверка наличия необходимого оборудования и сопутствующего программного обеспечения;
- проверка совместимости нового ПО с существующими системами.
- Проведение установки и настройки нового ПО:
- выбор способа установки (локальный, удаленный, с использованием облачных технологий и т.д.);
- установка и настройка серверов, баз данных, сетей, программных продуктов;
- тестирование и отладка нового ПО после установки и настройки.
- Перенос данных из старой системы в новую:
- оценка необходимости переноса данных и их объема;
- выбор метода переноса данных (автоматический, полуавтоматический, ручной);
- подготовка данных для переноса;
- проверка качества перенесенных данных и их корректности.
Шестой этап: «Заключение»
Данный этап включает в себя завершающие мероприятия, необходимые для окончания перехода компании на новое программное обеспечение и дальнейшей работы организации.
Во-первых, перед завершением проекта необходимо провести итоговую проверку работ и подтвердить соответствие требованиям, которые были определены на этапе введения. Это позволит убедиться в том, что все работает должным образом и что новое ПО удовлетворяет потребностям организации.
Заключительный этап перехода на новое ПО – это окончательный перевод всех процессов на новое ПО и полное прекращение использования старой системы. Необходимо перевести все процессы и функции на новое ПО, а затем прекратить работу со старой системой. При этом необходимо убедиться, что все данные были перенесены, а пользователи полностью освоили работу с новым ПО.
Кроме того, необходимо обеспечить постоянную техническую поддержку и обслуживание нового ПО, чтобы оно работало надежно и без сбоев. Это также очень важный аспект, который необходимо учесть при завершении проекта. Рекомендуется заключить договор на техническую поддержку с поставщиком нового ПО.
Важно учитывать, что каждый проект перехода на новое ПО уникален и требует индивидуального подхода, поэтому методика должна быть адаптирована под специфические потребности организации. Грамотное планирование, организация и контроль перехода на новое ПО помогут бизнесу уменьшить риски и максимально быстро достичь желаемого результата.
Если вы не хотите или не имеете возможности заниматься этим лично, а также если вы хотите доверить всю работу профессионалам с гарантией результата – обращайтесь в компанию «СИТЕК». Мы всегда готовы помочь!
____________________________________
Автор статьи: Диана Варакса-Мартусевич – специалист группы внедрения подразделения логистики.
