(Электронные таблицы: применяем с пользой; часть 17)
(описание используемых условных обозначений, а также список других публикаций канала по теме электронных таблиц, находится здесь).
При опубликовании на своём Дзен-канале учебного пособия по электронным таблицам материал внимательно перечитывался и в нужных местах снабжался комментариями, благодаря чему опус 2015 года ныне актуализирован и пригоден для изучения современных версий Excel и Calc. Во время проработки текста я не смог не обратить внимание на наличие моментов, где читателю можно было бы дополнительно кое-что рассказать, но поскольку само пособие предназначено для «начинашек», то сообщение им подробностей непервостепенной важности затруднило бы восприятие информации в целом.
В данном разделе канала уже вполне наметилась тема небольших подборок разных тонкостей, относящихся к табличным процессорам. Поэтому такой же формат имеет и предлагаемая вашему вниманию заметка, как раз посвящённая выявленным в пособии умолчаниям.
1. Изменение числа листов в новой книге
Если вас не устраивает исходное количество листов во вновь создаваемых книгах (Пособие, с. 7), то это легко можно исправить.
Откройте меню «Файл» и в нём выберите пункт «Параметры». Появится диалоговое окно, где в разделе «Общие» и в подразделе «При создании новых книг» можно выставить необходимое число листов:
В программном меню выберите «Сервис» → «Параметры...». Появится диалоговое окно, где в ветке “LibreOffice Calc” в разделе «Значения по умолчанию» можно выставить необходимое число листов:
2. Настройка списков для автозаполнения
Возможность автоматического заполнения ячеек таблицы названиями месяцев или дней недели бывает весьма удобной (Пособие, с. 40). Примечательно, что подобные списки можно создавать самостоятельно (хотя лично у меня такой потребности никогда ещё не возникало). Для примера рассмотрим настройку программы для автозаполнения вот такого перечня:
Ахалай; Махалай; Ляськи; Масяськи; Бумки; Турурумки
Откройте меню «Файл» и выберите пункт «Параметры». В появившемся диалоговом окне зайдите в раздел «Дополнительно» и найдите подраздел «Общие». В нём нажмите кнопку «Изменить списки...»:
Появится другое диалоговое окно, в котором в поле «Список» нужно выбрать пункт «НОВЫЙ СПИСОК», после чего в поле «Элементы списка» ввести создаваемый перечень:
В меню программы выберите «Сервис» → «Параметры...». В открывшемся диалоговом окне зайдите в раздел «Списки сортировки», что в ветке “LibreOffice Calc”, и нажмите кнопку «Создать»:
В ставшее доступным для редактирования поле «Элементы» введите перечень и подтвердите создание нажатием кнопки «Добавить»:
После закрытия обоих диалоговых окон нажатием соответствующих кнопок «ОК» программа начнёт распознавать элементы нового списка. Если в ячейку “A2” ввести текст «Махалай» и протащить маркер заполнения (Пособие, с. 25) вправо до “F2”, то получится вот это:
3. Вставка таблицы в виде векторного изображения
Бывает, что готовишь в среде табличного процессора какую-нибудь таблицу с расчётами, аккуратно и симпатично её оформляешь, а когда данные в ней уже готовы и наведение марафета завершено, возникает необходимость перенести всё это дело через буфер обмена в документ текстового редактора и вот тут-то начинается самое «интересное». При вставке таблица превращается из красавицы в чудовище – столбцы не помещаются на странице по ширине, форматирование «плывёт» и вообще ужас. В ряде случаев таблицу (когда нет нужды вносить в неё правки) можно вставить в документ в виде картинки, точнее – векторного изображения, для чего придётся вспомнить о существовании опции «специальная вставка» (Пособие, с. 52).
Действуйте так. Выделите необходимый для копирования диапазон ячеек на листе и нажмите [Ctrl] + [C].
Данные можно вставить как рисунок хоть в сам лист электронной таблицы – достаточно воспользоваться соответствующим вариантом «Рисунок» в меню кнопки «Вставить», расположенной на вкладке ленты «Главная» в секции «Буфер обмена»:
Вставка такого рисунка из буфера в документ текстового редактора Word выполняется аналогично:
Переключитесь на окно текстового документа Writer и нажмите [Ctrl] + [Shift] + [V]. Появится диалоговое окно «Вставить как», в котором нужно выбрать вариант «Метафайл интерфейса графических устройств (GDI)» и нажать «ОК»:
Вставленная так таблица обладает характерными для векторного изображения свойствами – может масштабироваться без потери качества, в том числе и с нарушением исходных пропорций:
Необходимо также помнить, что подобные переносы адекватно работают при обмене данными между приложениями из одного и того же офисного пакета. Увы, в остальных случаях (например, при вставке в Microsoft Office Word таблицы из LibreOffice Calc) лучше быть готовым к неожиданностям и постараться слишком сильно не удивляться.
4. Диагональная граница в ячейке
В главе «Линейная интерполяция» (Пособие, с. 55) приведён следующий рисунок, иллюстрирующий описываемую расчётную программу:
Легко видеть, что в одной ячейке (“C5”)применён способ оформления заголовочной части таблицы в виде диагональной черты. Ставится диагональная граница очень просто.
Выберите нужную ячейку, раскройте меню меню кнопки «Границы», что в секции «Шрифт» вкладки«Главная» ленты, и выберите команду «Другие границы...»:
Появится диалоговое окно «Формат ячеек» с уже активной вкладкой «Границы», где и можно будет установить нужный вариант диагональной черты:
Выделите нужную ячейку, раскройте меню меню кнопки «Обрамление» и выберите нужный вариант диагональной черты:
Есть и другой способ: щёлкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт «Формат ячеек...» – появится одноимённое диалоговое окно, на вкладке «Обрамление» которого также можно будет сделать необходимую настройку границы ячейки.
Нужно помнить, что описанное – всего лишь способ оформления границы, сама ячейка на отдельные треугольные «подъячейки» при этом не делится, для размещения там подписей к заглавным строке и столбцу (в приведённом выше примере это “t”и «показания») придётся использовать перевод строки, а выравнивание по правому краю делать отбивкой пробелами.
5. Стиль ссылок на ячейки R1C1
Прежде, чем объяснять, что это за стиль такой, лучше сначала сказать как данная настройка табличного процессора выполняется.
Откройте окно параметров Excel («Файл» → «Параметры»), перейдите в раздел «Формулы», где в подразделе «Работа с формулами» установите флажок «Стиль ссылок R1C1»:
В диалоговом окне «Параметры» (вызывается из программного меню «Сервис» → «Параметры...») раскройте ветку “LibreOffice Calc” и в разделе «Формулы» в секции «Параметры формулы» выберите в выпадающем списке «Синтаксис формулы» пункт “Excel R1C1”:
После закрытия окна нажатием кнопки «ОК» произойдёт следующее. Буквенные обозначения столбцов
поменяются на численные:
На приведённых на рисунках примерах видно, что во втором столбце (“B”) по формулам вычисляются квадраты чисел из первого столбца (“A”), а в четвёртом (“D”) и пятом (“E”) столбцах приведены записи этих формул для стиля (синтаксиса) формул “A1” и “R1C1” соответственно. Рассмотрение лучше начинать с выражения, по которому вычисляется 5² (т. е. 25), так как там к адресу ячейки применена абсолютная адресация (символы “$” перед обозначением столбца и номера строки – см. Пособие, с. 64):
=$A$5^2
В другой нотации формула выглядит как
=R5C1^2
Такой способ обозначений связан с первыми буквами английский слов “row” («строка», для запоминания удобно использовать слово «Ряд») и “column” («столбец» или «Колонка»),потому смысл формулы как инструкции – взять число из ячейки на пересечении 5-й строки (ряда) и 1-го столбца (колонки) и возвести его во вторую степень.
Разберём способы представления формулы, по которой вычисляется 2² (число 4):
=A5^2 и =RC[-1]^2
Ссылка на ячейку здесь – относительная и для стиля “R1C1” её следует понимать так: возвести в квадрат число из ячейки, расположенной в том же ряду (сразу после символа “R” никаких чисел не стоит) и в колонке с номером, на единицу меньшим (то есть в колонке, находящейся первой слева, что обозначается как –1 в квадратных скобках).
А теперь я процитирую свои же собственные слова: «...запись "=I2-B2+1" в ней на самом деле означает такую инструкцию: взять число из ячейки, расположенной в той же строке, но слева (относительно “J2”), вычесть из него число из ячейки, находящейся тремя столбцами левее, а к полученной разнице прибавить 1 . Поэтому когда пользователь, наведя курсор на маркер заполнения и зажав кнопку мыши, начинает курсор перемещать, то в другие ячейки копируется «истинное» содержимое первой, в связи с чем ссылки в формулах в каждом случае сами «подстраиваются» под конкретную ситуацию» (Пособие, с. 26). Если вы сравните данную выдержку с предыдущим абзацем, то легко сделаете вывод, что стиль “R1C1” можно рассматривать как «настоящую» форму записи формул в ячейках электронной таблицы.
Думаю, что с вариантами со смешанной адресацией (то есть, где только к строковой или только к столбцевой частям ссылок применена абсолютная адресация) – формулами, вычисляющими 3² и 4² – ситуация вполне понятна и подробных комментариев уже не требует.
Когда-то впервые увидев лист таблицы, где вместо привычных букв в обозначении столбцов стояли числа и формулы на первый взгляд имели совершенно «дикий» вид, я оторопел, ведь на тот момент не мог похвастаться знанием Excel, а тут ещё и математические выражения в ячейках представляют собой какую-то нечитаемую абракадабру! Строго говоря воспоминание об этом и побудило рассказать про стиль “R1C1”, чтобы прочитавший эти строки знал, как действовать, если нужно будет переключить интерфейс табличного процессора на более распространённый (в том числе – предпочитаемый мной) стиль “A1”.