У меня репутация довольно организованного человека. Но это не врожденное качество. Видели бы вы мою детскую в подростковом возрасте! Я научилась быть организованной, потому что очень этого хотела. Целенаправленно искала методы и инструменты, которые помогли бы двигаться к цели. Без них я ужасно безалаберная!
Жизнь непростая штука
Я работаю полный день, и моя работа не монотонная, занимает разное время в разные дни, и зачастую разных локаций. У меня есть дедлайны и клиенты, с которыми нужно пересогласовывать. Кроме работы я жонглирую семьей, домохозяйством, детьми, питомцами, спортзалом и другими "шариками". И если я пытаюсь держать все в голове, то либо шарики падают, либо я загружена под завязку. Или и то и другое одновременно.
Как дизайнер интерьеров, я хорошо понимаю важность дизайн-проекта. Даже если что-то идет не по плану ты, во-первых, это заметишь, потому что план есть, во-вторых, знаешь к цему стремиться. Если есть план действий, то продуктивность растет, а уровень стресса падает. Даже в самое загруженное время я спокойна и контролирую ситуацию (ну, относительно). Но только если сначала озаботиться планом. Но когда у меня все распланировано, я справляюсь с практически любыми масштабами.
Жизнь меняется
Когда дети были малышами, а работа в том же регионе, где я жила, у меня была выстроена отличная система. Она появилась не сразу, но постепенно все отстроилось. Но жизнь менялась, очень постепенно, появлялись и исчезали вводные, и вот я уже дотла выгорела, сплю по 4 часа в сутки, набрала 15 кг и шиплю на всех дорогих мне людей. Нужно было дойти до ручки чтобы понять, что система больше не работает и начать искать новые способы справляться. Сейчас я стараюсь время от времени смотреть на свою жизнь и стараться осознать изменения до того, как они снова меня раздавят.
Надеюсь, что-то из того , что помогает мне, окажется полезным и для вас.
Подготовка
Есть при вещи, с которых нужно начать. После размышлений об этих вещах планирование происходит проще и эффективнее.
1. Список целей и действий для их достижения
Цели нельзя достичь одним желанием. По крайней мере, я так не умею. Но если записать вещи, которых хочется достичь и разработать схему достижения этих целей, шансы растут. Это касается и больших стратегических целей вроде генерального плана на ближайшие 5-10 лет и простых вещей вроде организации поездки на выходные.
2. Список регулярных дел (рутин)
Я подробно записываю все свои обычные и рутинные задачи, а затем группирую их вместе. Например, у меня (в телефоне) есть список еженедельных домашних дел, таких как стирка полотенец и полив растений. У меня есть список ежемесячных административных задач для работы. У меня есть список людей, с которыми я хотела бы регулярно поддерживать связь и т. д.
3. Модель идеальной недели
Если бы все было нормально и не было бы осложняющих факторов, как бы выглядела моя неделя? Я начинаю с размещения не подлежащих обсуждению вещей, таких как регулярные встречи, рабочие задачи, свидания и т. д. Я знаю, когда я работаю наиболее творчески, и выделяю на это время. Я знаю, когда я наименее продуктивна, и выделяю временные блоки для встреч и чаепитий. Я также выделяю время на развлечения, отдых, чтение, общение с семьей и друзьями. Не сразу, ох не сразу я поняла, что и такие вещи нужно планировать.
Инструменты
1. Трелло с виджетом на экране телефона
В течение недели завела привычку заносить дело в Трелло, именно моментально, в формате "подумала-зафиксировала", а когда уже работаю с ним, что-то может быть неактуальным или на самом деле не таким уж нужным. Но так даже мимолетные мысли не улетают и не занимают драгоценное место в голове.
2. Распечатанный список дел.
Каждую неделю я выгружаю этот самый список дел. В нем есть одноразовые задачи с примерным указанием того, сколько времени они займут, когда должны быть выполнены. Я отмечаю их, когда переношу в свой ежедневный список дел. На обратной стороне есть место, где я могу перечислить шаги для нескольких проектов. В том же ежедневнике я храню план своей идеальной недели и список долгосрочных целей.
3. Бумажный ежедневник
Скорее даже блокнот, потому что по правде говоря сейчас я его использую не ежедневно, а только тогда, когда структура дня не совсем понятна. В нем планы на месяц, и на день. Боги, их так приятно вычеркивать!
4. Электронный календарь
Самый очевидный - гугл календарь, в него отправляется все, что имеет жесткую привязку ко времени и другим людям. Назначила встречу - слёту зафиксировала, расписание дополнительных у детей - я не пропущу, заранее прозвучит сигнал. Сам календарь имеет довольно много возможностей, я зануда и перфекционист, пыталась использовать его на всю катушку, но потом поняла, что мне столько не ндо. Достаточно встреч, а остальное на бумаге. Мне важна синхронизация на телефоне и других устройствах. Существует множество различных вариантов цифрового календаря со своими плюсами и минусами. Используйте все, что вам подходит.
Процесс
1. Выгрузить из головы (в трелло)
В принципе, выше написала, да и все,к то хоть немного интересуется темой продуктивности, наверняка в курсе про GTD. Я начинаю каждую неделю со списка задач. Сначала я смотрю на предыдущую неделю и переписываю все, что не было рассмотрено. Затем я перечисляю все, что могу придумать — работу, личное, семью — все. Идея состоит в том, чтобы выкинуть все из головы. Когда мой мозг занят попытками вспомнить что-то, даже такие мелочи, как необходимость не забыть купить молоко по дороге домой, он потребляет ресурс мозга. А мне он нужны для того, чтобы более творчески и продуктивно работать! Когда проект есть в списке, я записываю его в специальный раздел и подробно перечисляю все действия, которые могу придумать.
2. Сгруппировать короткие задачи
Я отмечаю в списке все задачи, выполнение которых займет не более пяти минут. В моем списке задач они становятся группой с одним названием «Быстрые победы». В некоторые недели я могу сделать половину списка за пару часов.
3. Перенести в ежедневный список дел
Я сверяюсь со списком жестких дел в электронном календаре и в зависимости от загруженности разношу нежесткие дела по дням. Так же в голове есть представление об идеальной неделе, поэтому приятные дела тоже не забываю планировать.
4. Выделяю временные блоки
Каждое утро и после обеда я выделяю время для проверки и ответов на электронные письма, время для телефонных звонков, а затем выделяю время для письма и других задач из списка. Я группирую свои рутинные задачи вместе, используя основные списки из моей подготовки. Мои сотрудники начинают работу в 10 и я приучила себя до 10 утра не запускать компьютер, а заниматься домом.
5. Резервное время
Каждый день нужен как минимум час буферного времени, потому что всегда случаются вещи, которые не входят в план. Когда звонит друг, мне не хочется говорить: «Позвони мне в следующую среду в два». Я хочу иметь достаточную гибкость в плане, чтобы не пропускать приятное. Вообще, чем больше такого резерва, тем лучше. Если про рутинные дела понятно, сколько времени они занимают, то про творческие заранее не ясно.
6. Объективно проверить
Когда план написан черным по белому, я могу отступить и посмотреть на него издалека. Я задаю такие вопросы, как:
- Продвигаюсь ли я к своим целям?
- Достаточно ли у меня запаса, чтобы поддерживать устойчивый темп?
- Запланировано ли время восстановления после периодов занятости?
- Что я могу делегировать? Что я могу перестать делать? Делаю ли я самые важные вещи?
Вся эта история занимает около часа времени. Но оно того стоит! Когда я трачу время на планирование и следую своему плану, я делаю больше и справляюсь лучше. Когда моя неделя хорошо спланирована, и у меня есть что-то, что сбивает меня с пути, я не теряю импульс. Когда я в стрессе или подавлена, я могу просто прочитать список и выполнить каждый шаг. Хороший план помогает мне не сбиться с пути даже в самые трудные недели.
