Чтобы подготовить эту статью, мы обратились к специалистам с внушительным опытом работы в отрасли транспортной логистики. Поэтому всё, что вы прочтете далее - знания, приобретенные в ходе многолетней практики.
Наши эксперты:
Камиль Баймухаметов - в разное время занимал ключевые позиции в нескольких транспортных компаниях, в том числе был директором по логистике, антикризисным управляющим. Сейчас активно консультирует представителей транспортных компаний.
Тимур Каримов - работал в транспортных компаниях в разных ролях (от логиста до коммерческого директора). Разработчик программы для оперативного управления ТК CARGO.RUN
1. Какие ошибки совершают компании в управлении логистикой?
1) Боязнь делегирования.
Собственник замыкает на себе все контакты, дает минимум действий сотрудникам. Логисты и механики при возникновении спорных моментов дёргают владельца (директора) транспортной компании. В итоге решение стратегических задач откладывается. Это означает одно - собственноручно перекрыть кислород бизнесу.
Встречаются такие руководители, которые работают в своей же компании логистами, потому что не могут/не успевают обучить и передать опыт молодым специалистам. Как итог, есть небольшой пул постоянных прямых клиентов, все остальные заказы экспедиторские. Бизнес не развивается.
2) Отсутствие прогнозирования
Каждый собственник обязан (без отговорок!) иметь прогноз финансовой стабильности. Конечно, не все может идти четко по плану, но он должен быть. Составьте список прямых клиентов, которые производят оплату быстро (за 5-10 рабочих дней). Сформируйте перечень тех, от кого денег стоит ждать в течение 50-60 дней, при условии, что ставка у таких клиентов гораздо выше - это нормальный срок. На основе этих данных владелец может спрогнозировать ситуацию на год вперед.
Наши эксперты отмечают: еще остались транспортные компании, которые до сих пор трудятся в режиме финансовой неопределенности - руководители узнают показатели работы автопарка только по истечению месяца. Хотя многие ТК благодаря внедрению IT систем все-таки постепенно начинают применять инструмент планирования.
Только не упускайте из виду необходимость прогнозирования расходов на ремонт. Собственники ошибочно не закладывают эти траты в первый год после покупки новых транспортных средств. При жестком режиме эксплуатации, то есть если машина пробегает 18-20 тысяч км ежемесячно, через пару лет расходы быстро и резко возрастают.
3) Отсутствие подготовки молодых специалистов.
Собственник или директор транспортной компании не должен забывать про риск потери ключевых “бойцов”. Случается так, что сотрудники уходят практически одномоментно. Например, один переехал в другой город, второй решил сменить род деятельности, третий ушел в декретный отпуск. Отсутствие роста численности персонала - большая ошибка. Нужно набирать людей. Делать, как говорится, задел на будущее. Молодому специалисту необходимо 3-6 месяцев на обучение внутренним процессам. Ведь в каждой транспортной компании своя специфика: кто-то занимается исключительно экспедированием, какие-то ТК используют только собственный транспорт, другие комбинируют. В некоторых компаниях логист может грузить из любого города любого клиента, а есть такие, где сотрудник одного филиала не имеет возможности выполнять заказы из другого региона. В общем, чтобы разобраться во всех нюансах, новичку потребуется минимум 3 месяца.
Если собственник не обеспечил себя защитой от внезапных увольнений, ему придется нанимать сразу готовых сотрудников. А опытному спецу нужно платить сразу такую зарплату, как уже зарекомендовавшему себя сотруднику, при этом непонятно справится ли он с поставленными задачами, то есть вы покупаете кота в мешке. Не бойтесь брать новых сотрудников, всегда найдется чем их загрузить, говорят наши эксперты. Например, можно передать ему часть рутинных обязанностей опытного логиста (работа с дебиторской задолженностью, подготовка отчетов). Таким образом, вы развяжете руки специалисту, освободив его от операционки, и обучите нового бойца, который, как показывает практика, вам точно пригодится.
4) Экономия на туалетной бумаге.
Туалетная бумага - условное обозначение. Речь идет про сокращение расходов на какие-то нужды по содержанию офиса. К этому числу относятся: покупка канцелярских товаров, снабжение питьевой водой, чаем, кофе и т.д. Экономить нужно на существенных моментах, например, на топливе. Ищите скидки, добивайтесь лучших условий у лизинговых компаний.
Не стоит экономить и на премиях сотрудников. Если обделить деньгами продажника или менеджера по работе с клиентами, им станет безразлична судьба компании, клиентский сервис упадет, компания не сможет дальше развиваться.
5) Взаимоотношения между отделами
Случается, что сотрудники работают в одном здании и не общаются друг с другом. Из-за этого затягивается решение многих вопросов. Отсутствие коммуникации между отделами логистики и эксплуатации и вовсе может серьезно подорвать доверие клиентов. Логист не знает о намеченном заезде на СТО, оформляет заявку, а сроки срываются из-за запланированного ремонта.
Или, допустим, менеджер по продажам заключает новый договор с грузовладельцем и натыкается на стену непонимания со стороны юриста. У юриста есть свой график рассмотрения договоров. У него нет степени важности, он использует принцип очередности. Если коммуникация налажена, менеджер по продажам сможет донести до юриста, что у крупного клиента должен быть приоритет.
В большинстве компаний такие спорные вопросы решаются через собственника, отмечают специалисты. Хотя отделы должны взаимодействовать между собой автономно.
2. Какие факторы лежат в основе организованного управления логистикой.
Автоматизация - ключевой фактор организованного, а не хаотичного управления логистикой.
Если компания небольшая (2-5 автомобилей), логист может спокойно загружать машины и следить за ходом выполнения заявки. Когда количество ТС превышает 30-40 единиц, многие процессы следует автоматизировать и координировать. То есть компании нужна отдельная служба навигации, которая в том числе будет проверять маршруты водителей. Либо требуется внедрить программу (например CARGO.RUN), которая контролирует все процессы и и отправляет уведомления, если что-то пошло не так.
Если логист опытный и хочет много зарабатывать, то ему надо
1. либо круглосуточно работать, но его запала хватит буквально на 1-2 года (примечание Камиля Баймухаметова, который в свое время вел 80 машин)
2. или подключать специализированную программу.
