Сегодня хочется остановиться на теме, с которой сталкиваются бухгалтера на каждом предприятии. Кто-то чаще, кто-то реже. Но то, что этот вопрос волновал всех, от начинающих бухгалтеров, до опытных профессионалов, бесспорно.
Ведение телеграм-канала и бухгалтерского чата навели на мысль, поделиться своей практикой по этому вопросу.
Тема дня: «Командировка сотрудника на личном авто: как можно компенсировать бензин.»
Как оформить? Какие можно предложить варианты? Экономическая составляющая для организации.
Скажу сразу, для оформления такого мероприятия есть 3 варианта.
Два варианта стандартные, законодательно урегулированные и повсеместно используемые организациями. Их я рассмотрю в этой статье – ЧАСТЬ 1. Не понукай, не запряг.
Третий вариант, очень часть используем с своей практике и был опробован при ведении учета в наших компаниях, прошел аудиторские и выездные проверки. Этот вариант выделю в отдельную статью – ЧАСТЬ 2. Запрягаем долго, ездим быстро, а тормозим вообще страшно!
ИТАК, приступим к разборку вариантов:
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов:
1. Приказ на командировку
2. Путевой лист
3. Служебная записка
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
Приказ на командировку
Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».
Путевой лист
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Оформление путевых листов.
С 1 марта 2023 года в путевые листы внесен ряд изменений. Как выглядят новые путевые листы по Приказу Минтранса N 390.
Прочитать и рассмотреть оформление на примерах можно в статье, ссылка
https://buhexpert8.ru/zkn-bu/otchetnost-2023/putevye-listy-2023-forma-primery-zapolneniya.html
Служебная записка
По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.
По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).
А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
· приказ о выплате компенсации;
· соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235).
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
--- 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
--- 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.
Важные детали:
· Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. 646 ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.
· Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без.
Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Разумеется, описанные выше способы на слуху, всем известны и понятны. Но многие нюансы, над которыми «плачет» бухгалтер хотелось бы избежать. А именно:
· не составлять путевые листы (по ряду причин иногда это сделать сложно);
· признавать все расходы на бензин (ГСМ) полностью, а не частично;
· не платить НДФЛ, взносы с данных выплат.
Но как это сделать? Об этом как раз и расскажу в 2 части в следующей статье.
Надеюсь, информация была полезной.
Присоединяйтесь на мой канал в телеграм:
«Занимательная бухгалтерия».
А так же закрытый чат, в который по запросу предоставляю доступ бухгалтерам.
С уважением, «Занимательная бухгалтерия».
и ваша Елена Д.
