Рынок коворкингов и сервисных офисов показывает уверенную тенденцию к расширению. Все больше собственников коммерческой недвижимости не просто предлагают арендаторам квадратные метры, а предоставляют готовое пространство для работы и различные услуги для оптимизации бизнес-процессов. О том, что представляет собой IT-инфраструктура коворкинга, как она работает на снижение затрат бизнеса и повышение эффективности команд, мы поговорили с Рафаилом Гайнатуллиным, партнером консалтинговой управляющей компании OfficeFlex.
— Рафаил Анурович, расскажите, как в целом сейчас обстоят дела в индустрии коворкингов? Ведь ковидный кризис, когда все работали на удаленке, и офисы пустовали, миновал. Сегодня некоторые эксперты обращают внимание на обратный тренд: работодатели стремятся вернуть сотрудников, засидевшихся на удаленке, в офис. Не скажется ли это на популярности коворкингов и сервисных офисов?
— Да, есть руководители, которые пока не могут отступиться от иллюзии «вернуть все, как было до пандемии» и возводят в абсолют эффективности полный рабочий день в офисе. Причем как в сегменте малого и среднего бизнеса, так и в крупных корпорациях. Но полного отката к старым установкам не будет. В пользу этого говорят результаты множества опросов и исследований. Еще в 2018 году в Inc. был опубликован прогноз, что к 2028 году одна треть офисных работников будет трудиться удаленно. Пандемия только усилила и этот переход и в каком-то смысле пошла ему на пользу. В условиях полного локдауна произошел феноменальный прорыв сервисов и инструментов для взаимодействия с командой онлайн. Действительно, удаленной работы становится меньше, но многие специалисты и компании продолжают придерживаться гибридного формата работы. При таком формате открывается больше возможностей для оптимизации рабочего пространства и финансов компании. Переезд компании в коворкинг или сервисный офис — один из таких вариантов, который доказывает свою эффективность. Неслучайно такие гиганты российского рынка, как Сбер, Яндекс, МТС и Озон, уже перевели часть штата на работу в коворкингах.
— В какой момент работодатели должны понять, что выгоднее арендовать пространство в коворкинге или сервисном офисе, чем содержать собственный офис?
— Хороший вопрос. Я бы рекомендовал понаблюдать в течение недели-двух за офисом и вывести средний коэффициент присутствия. Какой процент сотрудников от всего штата фактически находится в офисе? Могу сказать, что даже в госучреждениях, где служащие работают по пятидневному графику, каждый в своем кабинете и за своим столом, этот коэффициент редко превышает 80 %. Всегда есть те, кто ушел в отпуск, отсутствует по болезни, уехал в командировку и т. д. В офисах коммерческих компаний сегодня этот показатель колеблется в районе 50-60 %. И многие руководители и финансовые директора задаются вопросом, как использовать этот коэффициент в целях оптимизации. Наиболее рациональное решение — хотдескинг, распределение рабочих мест по предварительному бронированию. Такие системы лучше всего работают на базе коворкингов и сервисных офисов. Приведу пример. Допустим, у вас офис на 1000 кв. м с закрепленными рабочими столами на 100 человек. Часть сотрудников периодически работают удаленно, и офис почти всегда полупустой. Можно спокойно переезжать в сервисный офис на 75 рабочих мест. За цифровой системы бронирования вы избавитесь от необходимости оплачивать лишние квадраты. И это только часть возможностей, которые дает IT-инфраструктура коворкингов и сервисных офисов.
— Говоря о коворкингах и сервисных офисах, вы подчеркиваете важность IT-инфраструктуры, почему?
— Сегодня без качественной IT-инфраструктуры представить современное рабочее пространство невозможно. Если говорить глобально, весь сегодняшний мир — это совмещение физического и цифрового пространства. Мы живем в этом совмещении, и все цифровое для нас почти так же реально, как физическое. На уровне офиса физическое пространство создают столы, стулья, интерьеры и т. п. На цифровом уровне это интернет, оборудование, различные системы наблюдения и контроля и т. п. В коворкингах и сервисных офисах это одна из приоритетных задач управляющей компании: сделать так, чтобы компаниям-арендаторам было удобно пользоваться не только физическим, но и цифровым пространством офиса. Чтобы все процессы внутри проходили упорядоченно и системно.
— А в чем принципиальное отличие IT-инфраструктуры коворкинга от привычной офисной среды?
— Цифровая инфраструктура офисов проигрывает априори — за счет смещения фокуса. Организатором пространства офиса, как правило, выступает компания самостоятельно. Она сосредоточена на задачах непосредственно бизнеса, и выстраивание IT-инфраструктуры для нее — вынужденная мера. В коворкинге и сервисном офисе организатором пространства выступает профессиональный оператор. Его ключевой задачей является построение качественной инфраструктуры. В его интересах сделать так, чтобы в пространстве было удобно и эффективно работать. Выстроить качественную IT-инфраструктуру для отдельной компании сложно и дорого. Особенно для стартапов, небольших, но высокотехнологичных компаний. Управляющая компания сервисного офиса берет эти задачи на себя и распределяет издержки на всех резидентов коворкинга. Резиденты экономят за счет совместного пользования инфраструктурой и отсутствия обязательств по ее содержанию. Это работает, как с каршерингом: вы можете взять в аренду современную машину и доехать куда нужно за небольшие деньги, не покупая и не заботясь об обслуживании авто.
— Можете привести примеры, какие элементы IT-инфраструктуры делают сервисные офисы привлекательными с точки зрения оптимизации затрат?
— Самый простой пример — принтеры. Сегодня многие переходят на ЭДО, объемы печати документов значительно сокращаются. Содержание печатного оборудования в собственности становится неоправданно дорогим для одной компании. Не будем забывать о необходимости периодически его обслуживать и закупать расходные материалы для печати. Но иногда принтеры бывают нужны, и в сервисном офисе они есть: черно-белые, цветные, с настройками для защиты конфиденциальности. Управляющая компания предоставляет оборудование резидентам в счет аренды и сама следит за работоспособностью техники. Говоря о других элементах, возьмем для примера проект The Office управляющей компании OfficeFlex. Пространство будет оснащено современными системами безопасности, пожарной безопасности, контроля доступа FaceID в режиме 24/7, мониторинга показателей температуры и концентрации CO2. Резидентам будут доступны высокоскоростной WiFi и кабельный интернет 6 категории с производительностью передачи 1 Гб/с.
— Вы упомянули проект The Office, когда он будет реализован? И как в нем будет решаться вопрос с распределением отдельных рабочих мест?
— Сейчас проект готовится к запуску в июле 2023 года. В проекте предусмотрено 4 автономных корпоративных блока, вместимость каждого — до 75 рабочих мест. По необходимости внутри корпоративных блоков могут быть оборудованы закрепленные рабочие места и отдельные кабинеты. Например, для руководителя. Мы оставляем эту возможность для арендаторов, хотя сегодня многие руководители предпочитают работать в общем пространстве с сотрудниками, когда приходят в офис. Сотрудники компаний резидентов будут подключены к специальному ПО для предварительного бронирования рабочих мест в корпоративном блоке, переговорных и питч-румах. Помимо системы бронирования, мы поддерживаем системы коммуникаций между резидентами и управляющей компанией, чтобы в любой момент можно было задать вопрос или оставить заявку. В стандартах нашей компании скорость решения проблем резидентов ограничена до 10 минут. Это уровень сервиса пятизвездочных отелей. Продуманная IT-инфраструктура позволяет нам автоматизировать рутинные процессы и сосредоточиться на общении, таким образом повышая качество сервиса.
— Насколько сильно IT-инфраструктура сервисного офиса зависит от человеческого фактора?
— Я считаю, что за любой совершенной цифровой системой должен стоять человек, который и делает ее таковой. Мы создаем рабочее пространство для людей. Автоматизация не отменяет людей, но позволяет систематизировать рутинные процессы за счет цифровых алгоритмов. В управлении сервисными офисами мы придерживаемся рационального подхода. Не перегибаем в стремлении оснастить пространство самыми дорогими технологиями, которые только может предложить рынок. Исходим из стремления обеспечить максимальный уровень комфорта за приемлемую арендную ставку. Например, есть новейшие системы автоматического контроля CO2 и температуры воздуха, которые сами анализируют и регулируют среду в автономном режиме, и стоят они дорого. А есть те, что дают аналитику, но требуют частично ручного контроля, они дешевле Мы работаем с цифровыми решениями профессионально и на постоянной основе. Обслуживаем, мониторим, собираем обратную связь, сопоставляем объективные и субъективные данные, вырабатываем рациональную комфортную среду для работы. Делаем все для того, чтобы нашим резидентам были доступны преимущества цифровых систем, которые они не могут создать и поддерживать самостоятельно.
Справка: The Office — проект команды OfficeFlex, получившей награду WORKSPACE AWARDS 2022 в номинации «Консультант года по сервисным офисам и коворкингам». Сервисный офис The Office откроется в июле 2023 года в БЦ "DMTower" у м. Тульская. Обсудить возможность аренды можно уже сейчас. Контакты для связи: +7 (495) 150-46-06, info@theoffice.ru.
