Путевые листы теперь можно оформлять в электронном виде (постановление Правительства от 25.03.2023 № 476). Для этого у компании должен быть договор с оператором ЭДО. Ранее в электронной форме разрешали вести только журнал регистрации путевых листов.
Формат электронного путевого листа налоговики утвердили в феврале (приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116). Он действует до 1 марта 2029 года. Электронный формат не отменяет бумажные путевые листы. Их по-прежнему можно использовать при перевозке. Электронный формат листа включает четыре обязательных файла обмена. В них зашиты сведения о лице, которое оформило путевой лист, о сроке действия листа, транспортном средстве и водителе. Также формат содержит отметки о медосмотре, предрейсовом контроле технического состояния ТС, показаниях одометра, дате и времени выпуска транспорта на линию. Путевой лист нужно заверять электронной подписью. Подойдет квалифицированная и неквалифицированная.
Удобство электронных путевых листов в том, что этот формат упрощает обмен документами с контрагентами и автоматизирует обработку информации. Также электронные документы можно не распечатывать, если их просят налоговики во время проверки. Просто отправьте им XML-файлы через спецоператора.
Из материалов журнала «Главбух»
